Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе - Лиззи Пост

Единственный способ изменить эту ситуацию – поговорить с руководством. Делать это в одиночку не следует. Прежде чем «высунуться», вы и все те, кому не нравится существующее положение дел, должны подумать, действительно ли эта проблема стоит того, чтобы ради нее рисковать своей служебной репутацией. Если решите действовать, то не просто жалуйтесь. Действуйте, чтобы изменить корпоративную политику. Вы должны всем коллективом поговорить с руководителем о кухне. Выслушайте его доводы и объясните, почему вы считаете, что перемены пойдут на пользу компании.

Никогда не нарушайте своего обещания обратной связи. Если вы это сделаете, то покажете новому сотруднику, что четкость для вас не важна. Это плохой пример, и в будущем он может породить серьезные проблемы.

ОЖИДАНИЯ И ПРАВИЛА ОТНОСЯТСЯ И К ВАМ ТОЖЕ

Ничто так не раздражает сотрудников, как руководитель, который считает, что правила относятся только к подчиненным, но никак не к нему самому. Вот ряд правил, которые относятся и к подчиненным, и к руководителям.

• Соблюдение сроков

• Своевременный приход и уход с работы

• Мытье посуды на кухне

• Соблюдение правил одежды и поведения в офисе

• Ответ на звонки и сообщения в течение двадцати четырех часов (или в другой срок, установленный в компании)

Если вы не следуете правилам и ожиданиям компании, то ваши подчиненные наверняка задумаются, а почему им приходится жить по иным стандартам. И тогда они утратят уверенность в вас и доверие.

ПРИЗНАВАЙТЕ ЗАСЛУГИ И НЕ СКУПИТЕСЬ НА ПОХВАЛУ

Если работа выполнена по-настоящему хорошо, не скупитесь на похвалу. Если вы упомянете, что именно произвело на вас впечатление, ваша похвала прозвучит еще более убедительно. Покажите, что вы понимаете, насколько трудной была работа. И не тяните с похвалой. Отложите на несколько дней – и ваш подчиненный будет расстроен, а вы сами можете и забыть о том, что собирались сделать.

Если работа выполнена хорошо, но некоторые аспекты требуют конструктивной критики, начните с похвалы, отложив критику на потом. Сначала порадуйте подчиненного, а уж потом, при случае, можете сказать: «Это предложение звучит замечательно, но я думаю, что нам следовало бы использовать больше примеров внешней конкуренции. Вы не могли бы найти несколько таких примеров и добавить их?»

Сила похвалы

Похвала действует на людей гораздо сильнее, чем вам кажется. Похвала поднимает настроение – в таком состоянии у людей повышается производительность и качество работы. Хвалить людей легко и приятно – и полезно для бизнеса. Владелец небольшой фирмы, стесненный в средствах, зачастую может поощрять своих сотрудников только таким образом. В такой ситуации похвала приобретает особое значение. Цените хорошо сделанную работу, приложенные усилия и интересные идеи.

Ваши похвалы должны быть заслуженными. Хвалить сотрудников очень важно, но не следует хвалить их за каждую мелочь. Иначе ваша похвала попросту обесценится. Похвала должна быть искренней и заслуженной – это важно как для руководителя, так и для подчиненного.

Каков ваш стиль?

Подкрепить похвалу можно по-разному. Многие руководители предпочитают хвалить подчиненных наедине. Другие делают это письменно. Это вопрос личного стиля – и обычно подчиненные хорошо знают стиль своего руководителя. Жестким начальникам бывает достаточно короткого телефонного звонка, записки по электронной почте или простого рукопожатия со словами: «Хорошая работа». Другие поступают не так. Одна женщина-руководительница писала благодарственное письмо (от руки!), запечатывала его в конверт и лично вручала отличившемуся сотруднику. Она говорила добрые слова, пожимала руку и вручала конверт. Такие благодарности сотрудники могли считать официальным поощрением и впоследствии упоминать о них.

БУДЬТЕ ДОСТУПНЫ

Помните, что главная обязанность руководителя – добиваться желаемых результатов, а для этого нужно руководить людьми, а не бумагами. Вместо того чтобы прятаться за закрытой дверью и собственным столом, окружая себя кипами бумаг, держите дверь открытой – и не только дверь, но и глаза и уши. Будьте внимательны, и вы многое узнаете о настроении и моральном климате, царящем в вашем отделе.

Нет лучше способа узнать о том, кто чувствует себя подавленным или недооцененным, чем постоянное наблюдение за жизнью офиса. Кроме того, вы и сами всегда можете поболтать с тем, кто не удовлетворен своим положением. И тогда негативное настроение не распространится в офисе.

Телефон так же отвлекает от работы с людьми, как и бумаги. То же относится и к электронной почте. (Попробуйте пообщаться с руководителем, который сидит к вам спиной, уткнувшись в экран монитора!) Лучшие руководители умеют управлять телефоном и электронной почтой, а не подпадать под их власть. У них всегда есть время для личных встреч и спонтанных разговоров – хорошие идеи в корпорациях чаще всего возникают именно так.

Один энергичный руководитель попытался выделить на телефонные звонки и электронную почту час в день. Электронную почту он просматривает полчаса утром и полчаса в обед. Те, с кем он общается в компании и вне ее, знают эту его особенность. Они уверены в том, что если он не связался с ними сегодня, то сделает это завтра. Иногда звонки и электронная почта занимают у него больше времени, а порой он справляется с этим делом за несколько минут. Все дело в дисциплине – благодаря дисциплине этот руководитель сумел заметно повысить эффективность своей работы.

СИЛА «ПОЖАЛУЙСТА» И «СПАСИБО»

В повседневной суете делового мира мы часто забываем об этих маленьких любезностях. Главное для нас – сделать все немедленно, быстрее, лучше и дешевле. Но «спасибо» и «пожалуйста» – это не пустые слова. Добавьте «пожалуйста» к фразам: «В десять часов придите на совещание в мой кабинет» или «Отсканируйте этот документ и отправьте его Бобу Джонстону» – и ваш приказ превратится в просьбу. А люди более позитивно реагируют на просьбу, чем на требование.

То же самое относится к «спасибо». Говоря «спасибо», вы демонстрируете свою признательность. Когда вы этого не говорите, то показываете, что рассчитывали на то, что человек это сделает. Людям больше нравится признательность.

Хорошие манеры вселяют уверенность. Они как бы говорят: «Сколь бы напряженной и безумной ни была наша работа, давайте не забывать об обычной вежливости, которая делает нас людьми. Если мы останемся людьми, то все у нас получится». Руководитель новостного отдела крупной газеты взял за правило, вне зависимости от спешки и усталости, здороваться со всеми, кого он встречает в коридоре. Он всем улыбался и называл сотрудников по имени. Зная, что у кого-то болен родственник, он спрашивал: «Как себя чувствует ваша мать?» Этот человек пользовался репутацией одного из самых требовательных руководителей – однако все его уважали и восхищались им. Говоря «спасибо» и «пожалуйста», вы сможете завоевать уважение и показать, что обычная любезность является частью корпоративной культуры – или культуры вашего отдела. Станьте образцом для подражания, и ваши подчиненные быстро переймут вашу манеру.

Некоторые начальники полагают, что они не обязаны благодарить сотрудников за исполнение того, что они должны делать. Проблема в слове «обязаны». Такие руководители неправильно воспринимают ситуацию. Слово «обязаны» превращает простое «спасибо» в монументальную задачу, исполнение которой их унижает. Но все совсем не так. Сказать «спасибо» очень просто и легко. Для этого не требуется ни времени, ни усилий. Это проявление доброй воли. Ваше «спасибо» создает позитивную атмосферу и улучшает настроение подчиненных. Рассматривайте свое «спасибо» как возможность, а не как обязанность.

СЛЕДИТЕ ЗА РЕЧЬЮ

Большую часть дня руководитель вместе с помощником занят работой над проектами, отслеживанием графиков и сроков и обсуждением назначенных встреч. В такой напряженной обстановке легко забыть о любезностях, которые делают нашу повседневную жизнь более приятной. Если вы крикнете: «Дэвид, зайдите ко мне!», а потом без улыбки перечислите все, что нужно сделать, это будет воспринято как приказ – то есть без энтузиазма. Сказав же: «Дэвид, когда вы закончите с электронной почтой, зайдите, пожалуйста, ко мне», вы превратите приказ в просьбу и покажете подчиненному, что цените его работу.

Советуем чаще пользоваться местоимением «вы», чем «я». Такая формулировка просьбы подчеркивает участие подчиненного в процессе. Сравните две просьбы – и вы сразу поймете, о чем мы говорим. «Я хочу, чтобы сегодня вы занялись проектом «Вельт». И: «Дэвид, проект «Вельт» требует внимания – не могли бы вы сегодня после обеда найти для него время в своем графике?» Вторая звучит куда убедительнее.