Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе - Лиззи Пост

Просите о помощи, когда это вам необходимо. Большинство начальников любят обучать и давать советы подчиненным. Просить помощи у начальника – это не признак слабости, а адекватное признание более высокой квалификации и опыта.

Будьте членом команды. Эти слова могут показаться клише, но начальники предпочитают управлять единой группой, а не отдельными эгоистичными индивидуалистами. Звезды могут добиться многого, но большинство начальников полагает, что группа «рабочих лошадок» может трудиться гораздо более продуктивно.

Демонстрируйте согласие. Соглашайтесь с окончательным решением начальника, даже если это противоречит вашему мнению.

Не оспаривайте

Никогда не пытайтесь оспаривать точку зрения начальника. Обойти начальника можно лишь в крайне редких случаях (см. раздел «Обращение к вышестоящему руководству», стр. 132), но это всегда очень опасный шаг. Помните, что компания вкладывается в руководство. В конфликте начальника и подчиненного почти всегда побеждает начальник – а проигравший портит собственную репутацию.

УМЕНИЕ ЖАЛОВАТЬСЯ

Порой возникают ситуации, когда сотрудникам приходится обращаться к руководству с жалобами. Поводы могут быть самыми разными – от беспорядка в туалетных комнатах до сексуального домогательства. Жалобы бывают личными и коллективными. Как бы то ни было, с любыми жалобами почти всегда приходится обращаться к начальнику. Чтобы жалоба была эффективной, жаловаться нужно уметь. Задайте себе несколько вопросов, чтобы не попасть в неловкое положение.

Обоснована ли ваша жалоба? Повлияет ли она на качество вашей работы и общую эффективность? Стоит ли тратить время начальника на рассмотрение подобного вопроса? Не покажется ли ему, что вы отвлекаете его по пустякам?

Задокументирована ли проблема? Очень важно подкрепить свою жалобу документами – тем самым вы продемонстрируете свою серьезность и законность своих требований.

Вы ли должны жаловаться по этому поводу? Если вы хотите пожаловаться на что-то, что выходит за пределы вашей компетенции, подумайте, кто может это сделать вместо вас.

Каких результатов вы хотите добиться? Точно представляйте себе, как должна разрешиться ситуация. Начальник может спросить вашего мнения. Вы должны предложить ему хорошо продуманное решение.

Как лучше всего обратиться? Определите, что предпочитает ваш начальник – жалобы письменные или устные? А затем либо подготовьте служебную записку с описанием ситуации, либо попросите личного приема.

В какое время лучше это сделать? Уважайте труд своего начальника. У него достаточно обязанностей, кроме рассмотрения ваших жалоб. Если вы продемонстрируете уважительный подход, ваши шансы на успех возрастут.

Сколько времени вы готовы ждать результатов? Не рассчитывайте на то, что ваша жалоба будет рассмотрена немедленно. Возможно, результатов придется ждать довольно долго – особенно если ваша жалоба связана с изменением корпоративной политики. Хороший начальник обязательно расскажет, что происходит с вашей жалобой. Но вы должны понимать, что у жалобы могут быть последствия, обсуждать которые никому не хочется, например дисциплинарные взыскания.

Начальник остается для вас начальником и на работе, и в личной жизни. Дружба между начальником и подчиненным возникает крайне редко. Вы можете пригласить начальника на обед, на ужин к себе домой, сыграть с ним в гольф, провести вместе день на лыжном курорте, сходить на стадион или в театр, но нужно постоянно помнить о том, что он – ваш начальник. Если возникнет сложная ситуация, он останется начальником, а не вашим другом. Строя дружеские отношения с начальником, вы всегда должны об этом помнить.

Лучший способ понять разницу – подумать о том, как отнестись к предложению дружбы в Facebook от вашего начальника. Наш вам совет: предложите начальнику общаться в социальной сети LinkedIn. Объяснить это можно тем, что ваш аккаунт в Facebook предназначен исключительно для социального общения. И, конечно же, не пытайтесь дружить с начальником в Facebook по личной инициативе. (См. также раздел «Общение с подчиненными в социальных сетях», стр. 143.)

Если проблема сохраняется и после того, как вы высказали свое недовольство, осторожно взвесьте все «за» и «против» новых жалоб. То, что вам кажется вполне разумным, начальнику может показаться назойливостью. Иногда лучше отступить и смириться с реальностью.

Жалобы на условия труда

Жалобы на условия труда могут быть различными – от плохой работы уборщиц до чрезмерной переработки. Если вы являетесь членом профсоюза, то ряд трудовых споров решается по условиям коллективного договора. Сообщите о проблеме представителю профсоюза и предоставьте ему действовать. В противном случае придется обращаться непосредственно к начальнику, его заместителю или офис-менеджеру. Мелкие проблемы (новое кресло или новое копировальное устройство взамен устаревшего) можно описать в краткой служебной записке или электронном письме. О более серьезных проблемах, связанных с физической угрозой (потеря карточки безопасности, запертые пожарные выходы, присутствие посторонних в офисе), следует докладывать немедленно и самыми быстрыми способами. Если ситуация потенциально опасна, сразу же позвоните начальнику.

Переработка и чрезмерная нагрузка

Проблемы переработки и чрезмерной нагрузки довольно сложны. Не считайте, что ваш начальник просто ничего не понимает. Возможно, он старается снизить нагрузку работников, но пока у него это не выходит. Если начальник не осознает проблему, то следует вежливо сообщить ему о сложившемся положении дел. Сотрудникам стоит выбрать представителя, который донесет их жалобу до руководства. Снабдите представителя всеми необходимыми документами, подтверждающими наличие проблемы. (Только, ради бога, не выводите разгневанную толпу к воротам замка!) Будет легче добиться желаемого результата, если подкрепить жалобу соображениями эффективности. Например, вы можете показать начальнику, что недостаток персонала приводит к срыву сроков и возникновению ошибок в работе.

Коллективная жалоба

Если ситуация не улучшается, то настает время собрать войска и встретиться с начальником всем вместе. Преимущество коллективной жалобы, выдвигаемой всем отделом или несколькими представителями, заключается в том, что обычно она производит впечатление даже на самых жестких руководителей. Большинство начальников предпочитает не идти на серьезный моральный конфликт с коллективом.

Следующий серьезный шаг

Если коллективная жалоба не принесла результатов, вам с коллегами нужно тщательно продумать свой следующий шаг. Открытое обращение с жалобой к вышестоящему руководству может создать весьма неприятную ситуацию. Возможно, компания ценит вашего непосредственного начальника и одобряет стиль его работы. Тогда в трудном положении окажетесь уже вы. Можно обратиться к вышестоящему руководству или в отдел кадров конфиденциально, без упоминания имен. Так вы получите представление о том, насколько важна ваша жалоба, и сможете обсудить возможные варианты решения проблемы. Если вы решите открыто действовать через голову начальника, то следует сообщить ему об этом. Отправьте ему копии всех документов, которые вы направите вышестоящему руководству. Задокументируйте проблему. Всегда сохраняйте профессионализм и не переходите на личности. Помните, что, когда пыль осядет, начальник все равно останется начальником.

Серьезные жалобы на коллег

Иногда возникает необходимость прямого вмешательства руководства – особенно в случаях серьезных проблем, могущих иметь юридические последствия. Сексуальные домогательства, расистские замечания, религиозная пропаганды, кражи, ложь, преследование, угрозы – эти проблемы очень серьезны и могут повлиять на всю компанию. Ваш непосредственный начальник должен узнать о них немедленно. Если вы узнали о серьезной проблеме, обращайтесь прямо к начальнику. Говорите конкретно, не преувеличивайте серьезность проблемы, не считайте себя обязанным покрывать коллег или объяснять их поведение. А затем предоставьте начальнику самому решать проблему.

Стоит ли жаловаться?

Сколь бы раздражающими, занудливыми и неприятными в общении ни были ваши коллеги, вы должны решить, стоит ли на них жаловаться. Сложный характер Рэчел выводит всех из себя. Развод Бена явно повлиял на качество его работы.