Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе - Лиззи Пост

• Никогда не кричите, обращаясь к коллеге, работающему в соседнем отсеке. Если вам не хочется вставать и заходить к нему, воспользуйтесь телефоном.

• Если вы привыкли слушать музыку во время работы, пользуйтесь наушниками – конечно, если это не противоречит правилам компании.

• Прося коллег вести себя потише, делайте это вежливо.

• Принимая посетителей, выходите с ними в общественную зону, чтобы не беспокоить своих соседей

• Старайтесь показать тем, кто слоняется или общается рядом с вашим отсеком, что вам это не нравится. (Вежливого «Ларри, я занят серьезной работой, и мне нужно сосредоточиться» обычно бывает вполне достаточно.)

• Руководствуйтесь здравым смыслом – не стоит обсуждать в отсеке серьезные и конфиденциальные вопросы; для этого лучше найти другое уединенное место.

• Если вы зашли в отсек к коллеге и видите, что он разговаривает по телефону, не ждите, пока он повесит трубку. Выйдите и зайдите позже.

Если не хотите, чтобы ваш телефонный разговор слышали окружающие, найдите для этого пустой кабинет, уединенное место, позвоните из вестибюля по мобильному телефону или сделайте нужный звонок после окончания рабочего дня.

Взгляд обычный и пристальный

Проходя по офису, следите за тем, куда направлен ваш взгляд. Есть большая разница между тем, чтобы смотреть на человека и смотреть пристально. Когда вы рассеянно смотрите вокруг, центром внимания всегда остается ваше собственное занятие. Когда же вы перестаете думать о своем занятии, ваш взгляд и сознание, подобно лазерному лучу, сосредоточиваются на человеке, на которого вы смотрите. Взгляд становится неприятно пристальным. Что же происходит с коллегой? Он чувствует ваш пристальный взгляд – а это в деловой обстановке недопустимо.

Недопустимые звуки

Серьезную проблему в подобных офисах представляют коллеги, издающие недопустимые или неприличные звуки. Отрыжка, прихлебывание супа или кофе, громкое зевание, звук лопающегося пузыря жевательной резинки – в открытом офисе все это вызывает резонное раздражение коллег.

СОВЕТ: Работая за собственным столом, не забывайте о соседях. От любого физического дискомфорта следует избавляться в туалетной комнате. Конечно, можно разок шмыгнуть носом, но шумно высмаркиваться можно лишь там, где подобный звук никого не потревожит.

Творческий подход

Многие обитатели открытых офисов находят хитроумные способы обеспечить себе определенную приватность и приглушить окружающий шум. Разумно размещенные растения или пробковые доски помогают приглушить шум и одновременно создают ощущение приватности. Прежде чем отгородиться от окружающего мира подобным образом, спросите разрешения у работодателя или офис-менеджера.

Картинки и фотографии

Перегородки между отсеками часто превращаются в своеобразную витрину, где можно поделиться забавной картинкой, шуткой или статьей – но только уместной в офисе. Будьте осторожны при выборе подобных материалов. Никогда не размещайте ничего, что может показаться окружающим недопустимым или непристойным. Недопустимы материалы расистской или сексистской направленности. Даже слегка рискованные картинки, которые кажутся вам вполне приемлемыми, могут оказаться неприемлемыми для других. А мнение окружающих всегда очень важно. Будьте очень осторожны с тем, что могут увидеть ваши коллеги.

Еще одно предостережение. Совершенно неразумно размещать на перегородках своего отсека журнальные статьи, направленные против вашей компании и корпоративного мира в целом. Подобные материалы, будучи замеченными, могут быть расценены как проявление фрондерства.

Украшение рабочего пространства

Украшение рабочего пространства зависит от ряда факторов, в том числе от важнейших – характера вашей работы и количества взаимодействий с клиентами. Если вы часто общаетесь с клиентами и покупателями, то это придется учитывать при украшении рабочего места. В сервисной индустрии, например в банковском секторе, рабочая среда выглядит очень однородно. Индивидуальность здесь сведена к минимуму. Там, где идет творческая работа, – например в студии графического дизайна, – рабочие места более индивидуализированы. Прежде чем приступать к оформлению своего рабочего места, ознакомьтесь с требованиями и ожиданиями компании.

ЕЩЕ О МАНЕРАХ ПОВЕДЕНИЯ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ

Деловой этикет регулирует и другие правила поведения на рабочем месте. Не все знают, нужно ли вставать, когда кто-то входит, как быть хорошим хозяином для посетителей, как пользоваться громкой связью в офисе и есть на рабочем месте.

Как есть за рабочим столом

Порой нам всем приходится есть прямо на рабочем месте – особенно когда много работы, а в здании нет кафетерия. Еда на рабочем месте позволяет уйти немного пораньше, но все же перерыв необходим. Если отвлечься от работы и немного развеяться (возможно, даже прогуляться), ваша продуктивность во второй половине дня не снизится, а даже повысится.

Если вам приходится есть на рабочем месте (и в компании нет правил, это запрещающих), старайтесь есть тихо (особенно в отсеке). Подумайте о запахе вашей еды. Оставшийся после обеда мусор следует выбрасывать в корзину на кухне. Если ваш мусор забудут выбросить, то остатки еды начнут неприятно пахнуть. Тщательно очистите стол от крошек. (См. также разделы «Главное правило относительно еды в холодильнике», стр. 120, и «Готовка и разогрев в микроволновой печи», стр. 120.)

Использование громкой связи

Некоторые люди не любят брать трубку телефона – они предпочитают разговаривать и прослушивать сообщения по громкой связи. Это создает шум, который мешает окружающим. Особенно неприятно это в открытом офисе или в помещении с тонкими стенами. Громкую связь можно использовать только в закрытых кабинетах.

Старайтесь проводить конференции с использованием громкой связи в специальных помещениях. Даже закрытые двери не всегда приглушают голоса, поскольку по громкой связи люди обычно говорят более громко, чем обычно. (См. также раздел «Громкая связь», стр. 281.)

Хотя бизнес уверенно движется к безбумажным технологиям, но до успеха в этой области еще очень далеко. Заваленный бумагами стол все еще остается злейшим врагом эффективного работника. Вот четыре совета, которые помогут вам избавиться от мусора.

1. Держите у телефона блокнот для записей. Даже если вам придется приколотить его к столу, сделайте это. Рядом с телефоном всегда должен лежать блокнот для записей.

2. Ежедневно разбирайте бумаги на столе. Разборка стола в конце рабочего дня имеет два преимущества. Во-первых, вы можете найти нечто такое, что считали потерянным. А во-вторых, на следующее утро вам будет приятно сесть за чистый, не заваленный бумагами стол.

3. Пользуйтесь папками. Отведите часть шкафа для всяких мелочей: журналов, внутренних документов, графиков производственного отдела, открыток от путешествующих друзей. Снабдите папки ярлыками и поставьте в шкаф, чтобы лишние бумаги не скапливались на вашем столе.

4. Спросите себя, а действительно ли все это вам нужно. Если вы не можете понять, зачем хранить ту или иную бумагу, просто выбросьте ее.

Как нужно здороваться

Атмосфера вежливости в офисе вовсе не означает, что вы должны здороваться с коллегами каждый раз, когда будете проходить мимо в коридоре. Если вы не поздоровались, потому что заняты своей работой, никто не должен на это обижаться. Конечно, при первой встрече вы всегда должны здороваться с коллегами: «Доброе утро!», «Как дела?». Но в течение дня вполне достаточно будет легкой улыбки и кивка. Гораздо важнее то, как не следует себя вести при встрече с людьми в коридоре: не следует смотреть в пол и идти с мрачным выражением лица. Конечно, вряд ли подобную хмурость кто-то примет на свой счет, но игнорирование коллег не способствует созданию гармоничной атмосферы в офисе.

ВОПРОС: Я работаю в отделе, где организовано более пятидесяти отсеков. Стен у нас нет, только перегородки. Как мне поступать, когда нужно обратиться к коллеге? Достаточно ли просто подойти, встать позади или сбоку и ждать, когда меня заметят? Или нужно осторожно постучать по перегородке?

ОТВЕТ: Лучше осторожно постучать. Если вы будете просто стоять и ждать, когда коллега вас заметит, то можете прождать очень долго. Коллега может вас попросту не заметить, особенно если увлечен телефонным разговором или с головой ушел в работу. Вы окажетесь в неловкой ситуации. С другой стороны, не стоит просто начинать разговор, не давая знать о том, что вы собираетесь это сделать. Так вы ошарашите коллегу, прервете важный телефонный разговор или отвлечете от серьезного дела.