Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе - Лиззи Пост

Знакомясь с кем-либо или в момент представления сохраняйте спокойствие. Руководствуйтесь следующими правилами.

Встаньте. В современном деловом мире при рукопожатии встают и мужчины, и женщины. Если встать нельзя – например, вы зажаты ресторанным столом, – просто приподнимитесь со стула, протяните руку и скажите: «Пожалуйста, извините, что я не могу встать. Очень рад вас видеть».

СОВЕТ: Пожимая руку человеку старше себя, отвечайте с той же или слегка меньшей силой.

Мы видели это, мы сделали это – и вот мы уже ударяем кулак о кулак. Такой жест широко распространен среди болельщиков – так многие поздравляют друг друга после удачного удара или забитого мяча. Многие ударяют кулак о кулак, другие хлопают друг друга раскрытыми ладонями.

Но в деловом мире принято рукопожатие. Подписав контракт на новую работу, вы обмениваетесь с клиентом рукопожатиями. Удар кулак о кулак здесь неуместен. Когда сотрудник кадровой службы предлагает вам работу или повышение, вы обмениваетесь рукопожатием, а не хлопаете его по раскрытой ладони.

Подобные жесты уместны исключительно в личной жизни. В жизни же деловой любое поздравление сопровождается рукопожатием.

Улыбнитесь и посмотрите в глаза. Ваша улыбка – знак теплоты, открытости и интереса к собеседнику. Визуальный контакт говорит о том, что вы сосредоточены на том, с кем здороваетесь.

Поприветствуйте собеседника. Для начала разговора прекрасно подойдет самое традиционное приветствие: «Здравствуйте!», «Как приятно вас видеть». Постарайтесь повторить имя собеседника: «Здравствуйте, мистер Дауд!» – это будет приятно человеку, а вам поможет запомнить его имя.

Пожмите руку. Рукопожатие должно длиться около трех секунд. Собеседники встряхивают руки друг друга два-три раза, а затем отступают на шаг и продолжают разговор.

Если человек не любит рукопожатий

Иногда встречаются люди, которые не протягивают руки для рукопожатия. Кто-то боится распространения бактерий, кто-то вырос в стране с иными обычаями. Если вы оказались в такой ситуации, постарайтесь максимально незаметно убрать свою руку и продолжайте общение.

Если вы сами боитесь бактерий, не демонстрируйте свой страх слишком откровенно и грубо. После знакомства и обмена рукопожатиями не прикасайтесь руками ко рту, носу или глазам. При первой же возможности извинитесь, зайдите в туалетную комнату и вымойте руки. Отказ от рукопожатия – верный способ испортить отношения, которые могут быть потенциально очень ценными. Сделав неправильный шаг, очень сложно восстановить доверие и гармонию.

Как познакомить собеседников

Если вам пришлось знакомить собеседников, вы должны сделать следующее: (1) назовите их полные имена и (2) сообщите краткую информацию о них (назовите профессию или скажите, откуда они). «Мисс Доусон, это Скотт Бернстайте, наш маркетолог. Скотт, познакомьтесь с Кэрол Доусон из «Уайлд энд Вули». Информация о собеседнике (в данном случае о клиенте) вводит человека в курс дела и дает возможность начать разговор: «Уайлд энд Вули»? Я слышал, в последнее время эта фирма добилась впечатляющих успехов», «А вы знакомы с Карен Нелсон? Я работал с ней до того, как она перешла в вашу компанию».

СОВЕТ: Знакомя людей разного положения или статуса, используйте профессиональные титулы, если таковые имеются. Например, когда молодой менеджер по продажам встречается с врачом, представьте доктора следующим образом: «Доктор Майкл Ямагучи». Официальные титулы – «губернатор», «конгрессмен» и военные чины – сохраняются, даже если человек более не занимает соответствующего положения.

Выбор слов при знакомстве остается за вами: «Я бы хотел познакомить вас с…», «Могу я представить вам…». Выберите любую фразу, которая кажется вам уместной.

Кого и кому представлять?

Отвечая на этот вопрос, руководствуйтесь простым правилом: сначала обращайтесь к тому, кто в данной ситуации более важен.

• Если вы беседуете с клиентом и к вам подходит ваш руководитель, скажите клиенту: «Мистер Смит, я хотел бы познакомить вас с моим руководителем, мистером Джонсом». Затем, повернувшись к руководителю, скажите: «Мистер Джонс, хочу представить вам мистера Смита. Мистер Смит руководит компанией…».

• Если вы беседуете с руководителем и к вам подходит клиент, скажите начальнику: «Извините». Затем повернитесь к подходящему клиенту и скажите: «Мистер Смит, как я рад вас видеть. Хочу представить вам моего руководителя, мистера Джонса». После этого представьте клиента начальнику: «Мистер Джонс, хочу познакомить вас с мистером Смитом. Мистер Смит – директор компании…»

Объятия и поцелуи при знакомстве обычно проявляются в одной из пяти форм:

1. ПОЦЕЛУЙ. Поцелуи в щечку уместны в личной жизни. В бизнесе мужчины и женщины должны воздерживаться от публичных поцелуев, так как даже самый невинный поцелуй может быть истолкован превратно. Единственное исключение – встреча хорошо знакомых людей, особенно на каком-то общественном мероприятии – конференции или банкете.

2. ВОЗДУШНЫЙ ПОЦЕЛУЙ. Воздушный поцелуй появился, чтобы не оставлять следов помады и не портить макияж. Сегодня это общепринятая форма приветствия. Люди просто сближают щеки – один или два раза. В деловой обстановке воздушные поцелуи часто выглядят искусственно. Наблюдатели воспринимают этот жест как неискренний, даже «участникам» он кажется искусственным.

3. «МЕДВЕЖЬЕ ОБЪЯТИЕ». Оставьте объятие двумя руками старым друзьям или тем своим коллегам, с которыми вы особенно близки и давно не виделись.

4. ПОЛУОБЪЯТИЕ. Легкое объятие, когда люди на мгновение касаются плеч друг друга, порой используется в деловой среде. Так могут обняться коллеги одного пола – но только в том случае, если между ними существует близкая личная дружба.

5. ОБЪЯТИЕ ЗА ПЛЕЧИ. При таком объятии собеседники во время рукопожатия свободной рукой обхватывают друг друга за плечи. Такой жест используется коллегами одного пола, которые давно не видели друг друга, но сохранили теплые отношения.

Какова бы ни была ваша профессия, ни в коем случае не вступайте в близкий контакт с другим человеком во время болезни. Можно вежливо отказаться от рукопожатия: «Извините, что не могу пожать вам руку, но я сильно простужен. Я очень рад нашей встрече». Вежливее признаться в том, что вы простужены, и держаться чуть поодаль, чем рисковать заражением клиента или коллеги.

Значимость определяется на разных уровнях – по должности, возрасту, профессиональному опыту и степени общественного признания. Клиент или потенциальный клиент всегда важнее любого начальника или руководителя. Если вы не уверены, руководствуйтесь здравым смыслом и представьте собеседников друг другу по своему усмотрению. Незначительное нарушение протокола простительно, неспособность представить людей друг другу – нет. Представляя друг другу людей равного положения, не задумывайтесь о порядке – важно их просто познакомить.

Представление собеседника группе

Если вам нужно представить кого-то группе – например, группе друзей на коктейле, – дождитесь удобного момента в ходе разговора, а затем используйте эту возможность: «Привет! Хочу познакомить вас с Сэнди Вейль из Теннесси». А затем начинайте по очереди представлять собравшихся Сэнди. С другими можете познакомить свою собеседницу позже. Если человек, которого вы представляете, является одним из ваших клиентов, а знакомите вы его с коллегами, то клиент имеет бо́льшую значимость. Поэтому вы должны обращаться к нему: «Линда Эмброуз, позвольте представить вам сотрудников нашего отдела продаж».

Когда представляют вас

Когда представляют вас, следуйте четырем основным правилам знакомства. для начала встаньте. Если представляющему сложно запомнить ваше имя, спасите ситуацию, назвав ему свое имя или протянув руку и назвав свое имя человеку, с которым вас знакомят.

Если вас назвали неправильно, неточно произнесли ваше имя или дали неточную информацию о вашей работе, вежливо поправьте представляющего, постаравшись не поставить его в неловкое положение: «Вообще-то я Джун, а не Джоан». Поправить неправильно произнесенное имя особенно важно, когда (1) вы рассчитываете вновь встретиться с тем, кому вас представили, или (2) этот человек будет знакомить вас с другими. Если вы вряд ли встретитесь вновь, ошибку можно и пропустить.