Короче: меньше слов – больше смысла - Джозеф Маккормак

Стоит ли поступать так же со своей аудиторией, когда вы выходите с презентацией? Возможно, это возмездие, но, если речь идет о выступлении, почему все считают, что чем больше, тем лучше? Если при слове презентация вы сразу вспоминаете о PowerPoint, вам стоит забеспокоиться. Вместо этого в вашем сознании должны всплывать мысли о требованиях публики. Уважайте ее.

Однако редко кто из руководителей комфортно чувствует себя без поддержки слайдов, особенно выступая перед полным залом. К сожалению, публику это не волнует. У людей масса своих дел, и, если вы не будете говорить по существу, они мгновенно потеряют к вам интерес и погрузятся в свой смартфон или планшет. К счастью, не все потеряно. Новые форматы презентаций, такие как TED, ограничивают длительность доклада 18 минутами, а также диктуют жесткие правила выступления.

В этой главе опытные докладчики поделятся опытом эффективного общения с постоянно отвлекающейся публикой.

Дисциплинированность краткости

Генерал-майор армии США Рич Гросс служил юрисконсультом председателя объединенного комитета начальников штабов. Он консультировал высокопоставленных офицеров армии США. Гросс – выдающаяся личность. Особенно уникален он тем, что, будучи юристом, умеет быть кратким. Как он говорит, «лаконичность юриста никогда не бывает краткой».

Жизнь военных намного более загружена, чем у гражданских лиц. Гросс, как никто другой, осознает, что его выступления должны соответствовать напряженному расписанию председателя комитета начальников штабов. «Проблемы национальной безопасности очень сложны, – говорил Гросс. – И приходится сочетать это с общей загруженностью делами, трудными ситуациями, случающимися в условиях информационной атаки, круглосуточными новостями, вечно звонящим Blackberry, мобильными телефонами и смартфонами, которые постоянно с нами».

Несмотря на то что Гросс специализируется в самом важном и сложном юридическом вопросе – национальной безопасности, ему удается сократить свой доклад до одной страницы. «Мы склонны думать, что сложные задачи не могут быть изложены коротко, – говорит он. – Но придется считаться с тем, насколько люди заняты и как много у них текущих проблем. Я постоянно напоминаю себе: “Лучше уместить речь на одну страницу, чем на две. А половина листа – совсем хорошо”».

Помимо этого, Гросс преподает в юридической школе университета Вирджинии и университета в Джорджтауне. В качестве примера он указывает на неэффективные методы, которые можно встретить среди юристов, когда во время рассмотрения дела обсуждается абсолютно всё, даже раковина на кухне. «В суде они приводят всевозможные аргументы, надеясь, что это сработает, – говорит он. – Один из приемов, которому я учу и сам использую в своей практике, – это метод предварительных результатов. Нет ничего хуже, чем экспертное заключение, которое приходится читать от корки до корки, чтобы понять суть рекомендации».

Гросс дает возможность получателям своих писем и документов узнать тему до того, как они дочитают первый абзац. «Прочитав первый абзац или побыв несколько минут на заседании, люди сразу понимают, что я собираюсь сказать и что мне от них нужно, – говорит он. – Если вы не сообщите этого заранее, а начнете издалека, аудитория не будут слушать вас внимательно».

«Почему?» – это очень важный вопрос, определяющий проблему, которую вы пытаетесь разрешить.

Подумайте, как вы охарактеризуете, скажем, стул. Вы сразу же перечислите обязательные компоненты: четыре ножки, сиденье, спинка и деревянная или металлическая основа. Для бизнеса описание может включать историю, товары, расположение и финансовые показатели. Но, скорее всего, вы не будете объяснять, зачем здесь стоят стулья или для чего существует ваш бизнес.

В книге Start with Why Саймон Синек утверждает, что большинство организаций не могут ответить на вопрос «зачем?» и только избранные способны разъяснить: как, где, сколько и когда. Опуская вопрос «зачем?», они оставляют нас запутавшимися в подробностях (например, ваша компания была основана в 1968 году. Но почему это имеет значение?).

Чтобы быть эффективным и продуктивным, необходимо разобраться в сути проблемы. Причина, по которой вам нужен стул, состоит в том, что, устав стоять, на нем можно отдохнуть. Главная цель вашего бизнеса в действительности означает определение проблемы. Ответив на вопрос «почему?», все, что вы будете говорить в дальнейшем, выстроит логичный путь решения этой проблемы (например, теперь я понимаю, почему история имеет такое значение).

Выводы:

• Отвечайте в первую очередь на насущные вопросы. Люди хотят с самого начала четко понимать причины для этой беседы.

• Не допускайте путаницы. Поскольку вы способны уточнять детали по ходу рассказа, слушатели могут сохранять внимание и понимать, как это связано друг с другом.

• Выявите суть проблемы. Вы можете быстро добраться до сути, так как ответ на вопрос «зачем?» выделяет и определяет основную проблему.

Гросс также отметил, что часто люди ошибочно полагают, будто все участники дискуссии мыслят одинаково. «Нам кажется, что все обладают равными с нами опытом и образованием», – объясняет он. Если вы не убедитесь в том, что все в курсе дела, некоторые из присутствующих большую часть времени будут пытаться понять, о чем ваше выступление.

Чтобы избежать этого, Гросс каждый раз перед выступлением пытается поставить себя на место слушателя. «Умные люди говорят: “Знай свою аудиторию”. Вам приходится не только знать ее, но и говорить на ее языке».

По мнению Гросса, чтобы быть кратким и эффективным, нужны личная храбрость и военная дисциплина. Забудьте про отговорки, которыми вы пытаетесь оправдать неподготовленные презентации.

1. Вы боитесь потерять публику. Если люди думают, что они потеряют внимание аудитории, нить обсуждения или не выиграют дело, их речь бессвязна. Тщательно продумайте выступление, чтобы оно звучало как можно убедительнее, и будьте уверены: все заинтересованы с первой минуты. Если вы хорошо подготовились, это поможет вам.

2. Вы слишком много внимания уделяете слайдам, а не содержанию речи. Гросс предпочитает вообще не пользоваться PowerPoint. Вместо этого постарайтесь запомнить три ключевых момента и внимательно изучите материал. Это избавит вас от необходимости постоянно сверяться с текстом на слайдах.