Короче: меньше слов – больше смысла - Джозеф Маккормак

Придумайте краткий и эффективный способ проведения совещания. Один из вариантов – слушать выступления стоя, чтобы подчеркнуть, что это ненадолго. Правда, такой метод исключает традиционный комфорт. Если все стоят, то создастся ощущение, что это короткий перерыв, а не бесконечное заседание. Таким образом у каждого появляется чувство важности цели. Так нужное решение созреет намного быстрее. Люди будут знать, как нужно действовать.

Еще один эффективный способ изменить формат собраний – исключить презентации в PowerPoint. Докладчики могут пользоваться видео, рисунками или даже показывать комментарии в реальном времени при помощи специального проектора. Если вы используете доску для записей основных идей, то заметите: все записи зрительно оживают, в отличие от бесконечных слайдов, наводящих скуку. И мгновенные, и длительные связи образуются именно тогда, когда вербальные и визуальные средства объединяются.

Угроза совещаниям № 3: тираны

Часто краткости совещаний угрожает так называемый тиран – доминирующий голос, подавляющий любую попытку диалога. Такой человек говорит большую часть времени благодаря служебному положению, индивидуальным особенностям или месту, занимаемому в компании. Существует три способа вежливо подавить властный голос:

• Назначьте активных слушателей. Разоблачайте тиранов, назначив активного слушателя, который будет координировать совещание так, чтобы время между выступающими распределялось равномерно. Эта роль имеет жесткие ограничения: активный слушатель не высказывается по ходу собрания, а делает пометки и следит за направлением беседы. Его задача – обеспечить краткость совещания и подвести итоги. Когда доминирующий голос пытается увести обсуждение в сторону от цели совещания, активный слушатель обязан вмешаться.

Я присутствовал на собраниях, где эта роль отводилась высокопоставленному руководителю. В других случаях поступали более демократично, поручая ее всякий раз новым людям. Так или иначе, наличие активного слушателя – свидетельство того, что доминантный голос не приветствуется.

• Придумайте «жезл» для докладчика. Следующий подход заключается в использовании так называемого жезла выступающего. У меня дома есть такой: это простая лопатка, но в большой семье, где дети кричат каждый свое, перебивая друг друга, необходимо иметь что-то, что будет сдерживать хаос. Итак, когда у кого-то в руках есть эта «лопатка», он может говорить, а остальные должны его слушать. Это отличный инструмент воспитания и интересная забава.

Если у вас не получается исключить ненужную информацию, то так будет во всем. Когда людей отвлекают по 50 раз за день, а они каждые пять минут проверяют свой смартфон и вынуждены посещать бесконечные совещания, немудрено, если они будут слышать одно слово из трех. И так до тех пор, пока вы не перебьете их и не перестанете в дальнейшем допускать оплошности.

• Устанавливайте четкий регламент. Наконец вы избавились от доминантного лидера, дав возможность каждому высказаться за отведенный промежуток времени. Установите правило: комментировать каждое выступление можно не более одного раза. Так вы избавитесь от неразберихи. Выслушали комментарий – и продолжайте заседание.

Существует множество других креативных способов управлять совещаниями. Вы можете найти информацию о них в книге Патрика Ленсиони Death by Meeting: A Leadership Fable… About Solving the Most Painful Problem in Business[17], у Барбары Стрейбл в The Manager’s Guide to Effective Meetings (2002) или в работе Йона Петца Boring Meetings Suck: Get More Out of Your Meetings, or Get Out of More Meetings (2011).

Измените формат и тон – организуйте диалог

Бывший начальник 82-й десантной дивизии генерал Уильям Колдуэлл был направлен в Ирак в качестве руководителя отдела стратегических коммуникаций. По сути, Колдуэлл занял должность главного представителя по связям со СМИ. Он должен был в эти непростые времена улучшить качество информации, поступавшей напрямую из Ирака.

Предшественники генерала предпочитали краткие выступления с трибуны перед представителями СМИ. Колдуэлл еженедельно произносил четкую речь, почти лекцию – с подготовленными комментариями и отведенным на вопросы и ответы временем. Но генерал Колдуэлл чувствовал себя некомфортно перед акулами пера. Он считал, что это не идет на пользу ни ему, ни его слушателям. Поэтому на втором или третьем брифинге он решил убрать стойку и ряды стульев и поставить в центре комнаты большой круглый стол. Вместе с ним за столом расположились представители CNN, the New York Times, BBC и многие другие. В формате дружеской беседы Колдуэлл сообщил им о том, что происходит в Ираке.

Подход генерала застиг журналистов врасплох. Они не понимали, как к этому относиться. Но Колдуэлл оказался добросовестным докладчиком и заставил их поверить, что они не потратят время зря. Он осознавал: собрание для них – просто средство сбора информации, так же как для него – способ сообщить им нужные сведения. Колдуэлл готовился к брифингу в течение всей недели. Он составил нарративную карту, чтобы попытаться ограничить регламент журналистов до 30–45 минут. Он мог зайти в комнату, поздороваться и сказать: «У меня есть десять минут, чтобы рассказать вам новости, а в течение следующих пятнадцати минут я готов ответить на ваши вопросы».

Журналисты уходили с этой встречи, имея четкое понимание о том, что рассказывал им Колдуэлл. Отказавшись от типичной для армии манеры выступать со слайдами, графиками и картинками, генерал задался целью превратить брифинг в беседу. Новый подход гарантировал, что все в зале будут чувствовать себя комфортно и получат ответы на все вопросы. Генерал Колдуэлл известен как любитель делать пометки. Он часто записывал тему и фамилии людей во время беседы с корреспондентами. И если в течение недели происходило что-то новое, он звонил журналисту, чтобы сообщить об этом.

Благодаря генералу официальный тон брифингов о ситуации в Ираке сменился на открытый и доступный диалог. Колдуэлл выбрал абсолютно другую обстановку и манеру общения. Его смелый подход помог изменить «правила игры».

Верните лаконичность брифингу

Военным совещаниям не свойственны четкость, последовательность и убедительность. Они далеки от этого. Часто здесь можно столкнуться с утомительными презентациями в PowerPoint с бесконечными списками и схемами, фотографиями низкого качества и неформатированными диаграммами.