Современные технологии документационного обеспечения управления - С. Кузнецов

С.Л. Кузнецов

Современные технологии документационного обеспечения управления

Рекомендовано Учебно-методическим объединением вузов РФ по образованию в области историко-архивоведения в качестве учебного пособия для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлению 034700 «Документоведение и архивоведение»

Рецензенты:

А.Ю. Конькова – доц., канд. ист. наук, Историко-архивный институт Российского государственного гуманитарного университета;

М.П. Бобылева – доц., канд. ист. наук, зам. начальника Управления документооборота Центрального банка Российской Федерации

Предисловие

Документационное обеспечение управления в настоящее время является одной из областей деятельности, которые под влиянием новых информационных технологий развиваются особенно динамично. Поэтому при подготовке второго издания учебно-методического пособия ключевая задача заключалась в том, чтобы отразить новые законодательные и нормативные акты, показать, какие новые возможности организации работы с документами появились за последнее время. Вместе с тем применение новых технологий должно основываться на знании устоявшихся принципов и методических подходов к организации документационного обеспечения управления, ведению государственного делопроизводства.

Основу книги составляет текст первого издания учебно-методического пособия, вышедшего в свет под редакцией профессора Т.В. Кузнецовой. Книга дополнена новой главой, в которой с учетом достижений последних лет рассматриваются вопросы организации электронного документооборота и работы с документами в автоматизированных системах. Содержание остальных глав учебно-методического пособия дополнено характеристикой новых законодательных и нормативных актов, регламентирующих различные аспекты документационного обеспечения управления, прежде всего, применение электронных документов и электронного документооборота.

Доцент, кандидат исторических наук,

заместитель начальника Управления документооборота Центрального банка Российской Федерации

М.П. Бобылева.

Введение

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – важнейшая обслуживающая функция управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота предоставления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений. Информация, закрепленная в юридически значимых документах, базах данных, является предметом деятельности службы ДОУ (управления делами, канцелярии, общего отдела, секретариата и т. п.), организующей информационно-документационное обслуживание управленческого аппарата.

Последние два десятилетия – период активного внедрения информационных технологий в работу служб ДОУ. Сегодня сложно представить себе офис, где бы не использовались компьютеры. Но в то же время еще не редкость, когда компьютеры используются в офисе только как пишущая машинка с памятью, в то время как современные сетевые информационные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами – от создания и оформления документов, организации визирования и согласования, движения документов внутри организации, регистрации и контроля исполнения вплоть до приема-передачи документов и организации полнотекстового электронного архива.

Использование компьютеров в делопроизводстве создает принципиально новые возможности, позволяет поставить информационно-документационное обслуживание на современный уровень научно-технического прогресса, кардинально повысить производительность и качество управленческого труда.

На внедрение современных автоматизированных технологий управления документами в государственных структурах, включая создание систем межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), направлен ряд нормативных правовых актов, принятых в 2009–2013 гг. При этом постановлением Правительства Российской Федерации № 890 от 06.09.2012 определено, что переход к электронному документообороту в государственных органах должен завершиться в 2017 г.

Вопросы документирования и организации работы с документами затрагиваются во многих законодательных, нормативно-правовых актах и нормативно-методических документах. Детальному их рассмотрению посвящена первая глава этой книги – «Нормативная правовая и методическая основа современного делопроизводства».

Все ссылки на законодательные нормативные правовые акты даны в тексте редакции документов на момент подготовки книги к изданию. Последние изменения в законодательных актах необходимо уточнять в правовых базах данных.

Вторая глава «Организация делопроизводственной службы» рассматривает порядок организации делопроизводственной службы, ее состав, подготовку положения о службе ДОУ, инструкции по делопроизводству и должностные инструкции сотрудников службы ДОУ.

Третья глава «Основные требования к составлению и оформлению документов» раскрывает порядок составления и оформления документов на базе требований ГОСТ Р 6.30-2003, в котором перечисляются 30 реквизитов, которые могут использоваться при оформлении организационно-распорядительных документов: требования к тексту документа, реквизиты, используемые в бланке документа, а также отметки, проставляемые на документе в ходе его подготовки и рассмотрения.

Четвертая глава «Организация работы с документами» освещает организацию работы с документами, начиная с понятия и анализа документооборота организации и охватывая все основные этапы работы с документами: прием и первичная обработка; распределение поступивших документов; регистрация документов; контроль за исполнением; информационно-справочная работа; отправка документов.

Пятая глава «Систематизация и обеспечение сохранности документов» посвящена вопросам систематизации и обеспечения сохранности документов: составлению номенклатуры дел, формированию и хранению дел на стадии текущего делопроизводства, обработке дел для последующего хранения, проведению экспертизы ценности документов, составлению описей и сдаче дел в архив организации. Все виды работ рассматриваются с учетом внедрения современных информационных технологий.

В последней, шестой главе рассматриваются вопросы организации электронного документооборота и работы с документами в автоматизированных системах.

Книга является учебным пособием для всех обучающихся или повышающих квалификацию по направлению обучения «Документоведение и архивоведение» и специальности «Документоведение и ДОУ», может служить справочником по организации работы с документами.

В целом книга может представлять интерес как для работников делопроизводственных служб, секретарей, секретарей-референтов, так и для специалистов-управленцев разного уровня, занимающихся подготовкой и оформлением документов, сотрудников служб информационных технологий, решающих задачи автоматизации работы с документами.

Глава 1

Нормативная правовая и методическая основа современного делопроизводства

1.1. Правовая основа делопроизводства. Федеральные законы

Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе ДОУ должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами, в виде специализированной базы данных (БД) по делопроизводству и архивному делу.

Примером такой БД может служить «Информационно-справочная система архивной отрасли» (официальная база данных Федерального архивного агентства), в частности ее разделы:

– правовые основы архивного дела и документационного обеспечения управления;

– нормативно-методические основы архивного дела;

– нормативно-методические основы документационного обеспечения управления.

Необходимо помнить, какие вопросы работы с документами в каком законодательном акте рассматриваются, и при необходимости обращаться к этой регулярно обновляемой БД, чтобы быть уверенным, что работа службы ДОУ соответствует современным требованиям российского законодательства. Также рекомендуется регулярно проверять наличие изменений в законодательстве: не вышли ли новые нормативные правовые и нормативно-технические документы, не внесены ли изменения в существующие документы и своевременно обновлять БД.

В каких же нормативно-правовых документах регулируются вопросы как документирования, так и работы с документами?

Первый, основополагающий закон нашей страны, – это Конституция Российской Федерации [1]. С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов.