Склад: логистика, управление, анализ - Владислав Волгин

> учет претензий по гарантиям и урегулирование соответствующих вопросов с покупателями и поставщиками;

> складские операции: приемка, хранение, учет, отгрузка товаров, эффективное использование объема склада, периодическая инвентаризация запасов, предотвращение накопления неликвидов, анализ и прогноз движения запасов, подготовка заявок на пополнение запасов;

> коммерческая деятельность – закупки товаров оптом, обеспечение товарами товаропроводящей сети: (дилеров), собственных магазинов, крупных потребителей (предприятия), любых предприятий, которые захотят их приобретать.

Такие же функции, в меньших объемах, и у фирм – дилеров, их полномочия и обслуживаемая территория фиксируются в дилерских соглашениях.

Примерная структура крупной фирмы

Функции закупок товара, управления запасами и реализации поручают отдельным от склада службам.

Склад

Склад обычно выделяют в отдельную структуру, исполняющую только стандартные операции – разгрузка, приемка, размещение, хранение, учет, комплектация партий для отгрузок по заказам, подготовка к отгрузке, погрузка, экспедирование, а также вспомогательные операции по обеспечению жизнедеятельности склада – уборка, ремонт оборудования и помещения и т. д. В крупных складах существует транспортный отдел или экспедиция, организующие отгрузки. На складах имеются учетно-расчетный отдел, сторожевая и пожарная охрана. Функции закупок товара, управления запасами и реализации поручают отдельным от склада службам.

Основные функции склада:

Обработка партий товаров.

Приемка поступивших товаров с проверкой по количеству и качеству.

Подготовка претензий на поврежденные и некачественные товары, на недостачу их в получаемых париях.

Размещение товаров для хранения.

Обеспечение сохранности товаров от повреждений и хищений.

Соблюдение системы хранения и организации запасов во избежание пересортицы, размещение товаров наиболее экономичным способом. Своевременная корректировка базы данных при изменении адресов хранения деталей.

Подбор, упаковка и отгрузка товаров по заказам клиентов.

Ведение оперативного и финансового учета движения товаров.

Контроль изменений номенклатуры поставщиками.

Предотвращение накопления неликвидов.

Инвентаризация запасов, выборочная проверка соответствия фактического наличия данным компьютерного учета, установление фактов хищений и порчи товаров.

Экспедирование получаемых и отгружаемых партий товаров. Организация и управление.

Обеспечение жизнедеятельности склада (ремонт помещений, тепло-, водо-, энергоснабжение и т. д.).

Обеспечение эффективного планирования, адекватного имеющимся мощностям и рабочей силе.

Обеспечение безопасности сотрудников, клиентов, машин, оборудования и собственности фирмы установлением жестких мер по технике безопасности и контролем их исполнения.

Анализ результатов деятельности склада по установленным критериям.

Эффективное использование объема склада, оптимизация оборудования склада, минимизация расходов, сокращение непродуктивных затрат времени.

Разработка предложений по повышению конкурентоспособности предприятия.

Подготовка аналитических материалов и прогнозов для выработки решений по управлению деятельностью предприятия.

Постановка задач для применения современных компьютерных технологий в деятельности склада и предприятия.

Повышение квалификации персонала.

Стандарты для складов дилеров

Зарубежные компании добиваются выполнения всеми официальными дилерами единых требований по оборудованию складов, технологии складских операций, работы с клиентами, учетных и аналитических операций и т. д. в целях эффективного захвата рынка. Ниже приведены стандарты для дилерских складов, вводимые и контролируемые зарубежными региональными дистрибьюторами.

Склад:

> расположение и планировка склада (ворота, двери, проходы) удобны для разгрузки, погрузки и сортировки грузов;

> стеллажей достаточно для упорядоченного складирования;

> система нумерации адресов хранения соответствует требованиям;

> количество наименований и стоимость запаса соответствуют требованиям регионального дистрибьютора;

> имеются верстаки для комплектации, проверки и упаковки товара;

> имеется участок для хранения дефектных товаров по гарантии;

> имеются достаточное освещение, вентиляция и отопление;

> имеются погрузчики, тележки для внутренних перевозок;

> информация о движении товаров на складе корректно документируется и хранится в полном объеме;

> имеется достаточно места и мебели для работы с документами, подбора и комплектации товаров.

Оптовая и розничная продажа:

> для торговли выделен зал достаточной площади;

> оформление и оборудование торгового зала, форма одежды продавцов соответствуют требованиям регионального дистрибьютора;

> имеются витрины для демонстрации товаров;

> имеются кресла для ожидающих клиентов;

> касса расположена в зале или в непосредственной близости от него;

> номера товаров определяются по действующим каталогам;

> на рабочем месте каждого продавца имеются: терминал компьютерной сети для проверки наличия товара на складе и подготовки документов, каталоги товаров, прейскуранты;

> у каждого продавца отдельный телефонный аппарат, минимум один телефонный номер выделен только для приема звонков от клиентов;

> четко и корректно оформляются все документы, рекомендованные дистрибьютором;

> товар выдается обязательно со счетом и/или накладной, они регистрируются и хранятся;

> практикуется резервирование вновь поступивших товаров для покрытия недопоставок по ранее принятым заказам;

> неудовлетворенный спрос регистрируется и анализируется;

> ведется картотека оптовых покупателей;

> оптовым покупателям не реже раза в год направляются льготные предложения по всем видам товаров и услуг.

Пополнение запасов:

> если заказы формируются компьютером, то на позиции, по которым достаточно исходных данных для автоматического расчета потребности, заказ без изменений отправляется по компьютерной связи на следующий день после получения результатов расчета; если исходных данных недостаточно, на уточнение выделяется дополнительный день;

> если заказы формируются вручную, практикуются заказы с фиксированным интервалом высылки; определение момента формирования заказа и необходимого количества производятся на основании статистики наличия и движения каждой позиции;

> выдерживаются приоритеты, сроки и форма подачи срочных заказов, установленные региональным дистрибьютором;

> соотношение объемов срочных и несрочных заказов по количеству позиций в месяц соответствует установленным нормативам;

> бланк заказа и форма его заполнения соответствуют установленным требованиям.

Ассортимент:

> первоначальный ассортимент товаров заказывается на основании рекомендации регионального дистрибьютора;

> ассортимент товаров, рекомендованный дистрибьютором, всегда имеется в наличии.

Персонал:

> количество персонала соответствует потенциалу фирмы;

> персонал обязательно проходит периодическое обучение, проводимое региональным дистрибьютором;

> менеджеры по закупкам и продажам имеют необходимые знания в области коммерции, экономики и товароведения;

Менеджмент:

> для всех сотрудников имеются должностные инструкции;

> менеджер ведет статистику развития рынка, обновления ассортимента, соотношения затрат и доходов;

> статистическая отчетность предоставляется региональному дистрибьютору в полном объеме.

Логистическая служба

Современная служба логистики понимается не как исполнитель операций по перемещению товаров (для этого есть экспедиторы и перевозчики), а как организатор исполнения логистических процессов на предприятии, в том числе и процессов управления, наиболее целесообразным способом – с учетом научных и экономических обоснований и расчетов, здравого смысла, логики и интересов предприятия.

Распространенной формой организации логистического управления является матричная система управления. Преимущество такой организационной структуры заключается в интеграции двух или нескольких функций в рамках ответственности отдельного менеджера. Например, менеджер отвечает и за логистику, и за маркетинг товаров и подотчетен двум функциональным руководителям. Такие менеджеры могут иметь неограниченные полномочия и нести полную ответственность за удовлетворение нужд потребителей. Недостатком матричной системы управления является ее высокая стоимость, поскольку она требует более высокой квалификации служащих и более совершенных информационных систем, необходимых для поддержки работы менеджеров. Часто фирма в повседневной деятельности управляется на основе функциональной структуры управления. Однако для решения конкретных разовых проблем на короткий срок создают матричные команды из служащих, выполняющих разные функции. Служащие, которых привлекают для работы по таким краткосрочным проектам, должны отличаться высоким профессионализмом. Например, разработка многих логистических процессов и инструкций требует участия специалистов разных служб.