От "конторы" до "компани" - Чарков Дмитрий

1. С бухгалтерией по вопросам:

1.1. Получения:

- бухгалтерских данных о движении, реализации, запасах продукции;

- итогов инвентаризации материально-технических ресурсов;

- нормативов на представительские, командировочные и рекламные расходы;

- согласованных смет расходов на формирование спроса и стимулирование сбыта с приложением финансовых обоснований;

- анализа затрат, произведенных за месяц (квартал, год);

- сведений о кредиторской и дебиторской задолженности;

- сведений о перечислении средств сторонним организациям и индивидуальным предпринимателям за аутсорсинговые услуги по вопросам маркетинга;

- сведений о выставлении и оплате счетов.

1.2. Предоставления:

- расчетов затрат на сопровождение сбыта;

- сведений о ценах на материально-технические средства у поставщиков, тарифах на услуги таможенной очистки и по перевозке продукции;

- сведений о региональных дилерах и агентах Компании по вопросам ценовой политики, объемов оборота, скорости оборачиваемости стоков.

2. С экономическим отделом по вопросам:

2.1. Получения:

- планов сбыта продукции (выполнения работ, оказания услуг) на месяц, квартал, год;

- изменений в сбытовых планах по отдельным позициям товарной номенклатуры, вносимых на основании маркетинговых исследований;

- проектов оптовых и розничных цен на продукцию для проведения маркетингового анализа.

2.2. Предоставления:

- обобщенной информации о спросе на реализуемую продукцию;

- сведений о конкурентной среде по вопросам ценовой политики, объемов оборота, конкурентоспособности, скорости реализации продукции;

- информации о состоянии рынка товаров;

- данных, необходимых для формирования товарной номенклатуры Компании;

- предложений по изменению цен на отдельные виды продукции в связи с изменением спроса.

3. С внешними предприятиями по логистики по вопросам:

3.1. Получения:

- оперативных, месячных, квартальных и годовых планов-графиков транспортных перевозок;

- транспортных маршрутов;

- расчетов транспортных затрат на доставку;

3.2. Предоставления:

- предложений по изменению маршрутов доставок;

- предложений по изменению графиков погрузки и выгрузки;

- сведений о пожеланиях покупателей и поставщиков относительно изменений графиков поставки и отгрузки;

- данных о разработке новых видов погрузочно-разгрузочных средств, внедрение которых позволит сократить простои под загрузкой и выгрузкой транспортных средств.

4. С филиалами по вопросам:

4.1. Получения:

- отчетности;

4.2. Предоставления:

- информации по отгрузкам и движению.

5. С административной дирекцией по вопросам:

5.1. Получения:

- штатных расписаний и положений о структурных подразделениях Компании для увязки с маркетинговыми планами;

- положений о персонале;

- положений о премировании;

- графиков работы подразделений Компании;

- планов подготовки и повышения квалификации работников;

- отчетов о выполнении заявок на подбор кадров.

5.2. Предоставления:

- предложений по изменению организационно-управленческой структуры для закрепления в штатных расписаниях и положениях о структурных подразделениях Компании;

- информации о количественной и качественной потребности отдела в персонале;

- заявок на подбор персонала для отдела;

- перечня мероприятий, проведение которых необходимо для повышения квалификации работников по отдельным направлениям;

6. С юридическим отделом по вопросам:

6.1. Получения:

- результатов правовой экспертизы на соответствие действующему законодательству представленных для визирования договоров, приказов, распоряжений, инструкций;

- согласованных претензий и исков к контрагентам по поводу нарушения ими договорных обязательств;

- разъяснений действующего законодательства и порядка его применения;

- анализа изменений и дополнений законодательства.

6.2. Предоставления:

- приказов, распоряжений, инструкций, проектов договоров для визирования и правовой экспертизы;

- материалов для предъявления претензий и исков к контрагентам и покупателям по поводу нарушения ими договорных обязательств;

- претензий, предъявленных предприятию контрагентами;

- имеющихся сведений о поставщиках, покупателях, иных контрагентах;

- заявок на поиск необходимых нормативно-правовых документов и на разъяснение действующего законодательства.

7. С отделом рекламы по вопросам:

7.1. Получения:

- ATL планов производителя по продвижению своей продукции на территории РФ;

- сведений о величине бюджета на BTL акции и планов распределения этого бюджета между обособленными подразделениями Компании;

- планов на проведение ATL по отдельным продуктам и регионам;

- заявок на проведение BTL;

- макетов рекламных и информационно – справочных материалов;

- новых дизайнерских разработок POSM;

- отчетов о проведенных рекламных кампаний на территории РФ.

7.2. Предоставления:

- заявок на проведение ATL;

- планов на проведение BTL;

- планов по организации совместных стимулирующих акций с дилерами в регионах;

- образцов новых POSM;

- заявок на POSM для филиалов;

- отчетов по маркетинговой активности в регионах.

8. Cо специалистами IT по вопросам:

8.1. Получения:

- отчетов об этапах и сроках разработки ПО для нужд отдела маркетинга;

8.2. Предоставления:

- заявок на разработку ПО для нужд отдела маркетинга и других подразделений Компании;

- заявок на обновление PC и офисного оборудования отдела.

VI. Ответственность

1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций ОС несет начальник отдела сбыта.

2. На начальника ОС возлагается ответственность в случае:

2.1. Представления недостоверной информации, использование которой привело к осложнению взаимоотношений с контрагентами Компании, уменьшению прибыли, а также причинению ущерба деловой репутации Компании и/или её деловых партнеров.

2.2. Необеспечения или ненадлежащего обеспечения руководства информацией по вопросам работы отдела сбыта.

2.3. Несвоевременного, а также некачественного исполнения документов и поручений руководства Компании.

2.4. Утечки по каналам ОС информации, составляющей коммерческую тайну.

2.5. Несоблюдения трудового распорядка сотрудниками отдела.

3. Ответственность сотрудников отдела сбыта устанавливается их должностными инструкциями.

Приложение 2.11

Регламент делегирования полномочий генерального директора руководителям высшего звена

Вид полномочий: А – согласование, Б – издание, В – утверждение, Г - подписание

Долж-ность

Перечень документов

Лимит полномочий

Вид

1

Финансовый директор

1

Бухгалтерская отчетность

В полном объеме

А

2

Письма, обращения, ответы в налоговые органы, уполномоченные фонды

В полном объеме

А

3

Внутр. распорядительные док-ты по дирекции (распоряжения, указания, инструкции)

Некоммерческие, касающиеся только подчиненных подразделений адм-тивно

Б

4

Справки по з/п, бухгалтерской и финансовой отчетности

В полном объеме

А

5

Счета на оплату за услуги, работы, товары

Вторая обязательнаяподпись на всех заявлениях к оплате

А

2.

Исполнительный директор

1

Трудовые договоры, дополнения к ним

Все кроме уровня руководителей 1 звена и выше

Г

2

Договоры о материальной ответственности

Все кроме уровня руководителей 1 звена и выше

Г

3

Кадровые приказы (о приеме, перемещении, о предоставлении отпуска, увольнении)