Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие - Владислав Волгин

Правила подготовки товаров к отправке

Отгрузка товаров осуществляется на основании контрактов и заказов покупателей, поручений службы реализации, регламента процесса отгрузки.

Процесс отгрузки должен быть регламентирован, для чего выполняются процессы:

♦ определение порядка поступления и выполнения заказов от потребителей для организации ритмичной загрузки персонала;

♦ разработка формуляра (бланка) ввода заказа;

♦ разработка и инструкции по заполнению формуляра заказа для заказчиков и операторов;

– разработка справочники кодов: партнеров, условий сделок, условий поставок, типов заказов, приоритетов, особенностей обработки и др.

В результате обработки заявок получается два документа: комплектовочная ведомость (а также проект отгрузочной спецификации и спецификации к счету) и ведомость неудовлетворенных позиций. Ведомость неудовлетворенных позиций передается товароведу, курирующему соответствующий заказ для дальнейшей работы.

Документооборот

Комплектовочные ведомости ведомости (они же – проект отгрузочной накладной), сортированные по зонам хранения и по возрастанию адресов хранения, передаются начальнику смены. Начальник смены распределяет ведомости кладовщикам по зонам хранения. После комплектации заказов партии товаров с подписанными кладовщиками ведомостями передаются в зону отгрузки в секции сбора заказов. Контролеры проверяют партию, поручают упаковать ее и подписывают ведомости. Если при проверке понадобилось добавить или убрать детали, если по отметкам кладовщиков каких-то деталей не оказалось в наличии, контролеры вносят корректировки в ведомости.

Подписанные ведомости передаются в службу обработки документации. Операторы вводят корректировки в компьютер и выдают на печать комплекты отгрузочной документации. Счета и накладные подписывают операторы на основании комплектовочных ведомостей, подписанных кладовщиками и контролерами, оставляемых в архиве вместе с окончательными документами.

Два комплекта документов передаются водителю-экспедитору один – для вручения получателю, второй – для получения подписи получателя о приемке товаров. Подписанный получателем комплект передается на склад, объединяется с комплектовочной ведомостью и остается в архиве склада для работы с возможными претензиями получателей и с возвратами. Третий комплект направляется в службу расчетов с получателями.

Отпуск товаров со склада включает операции:

♦ подготовка комплектовочных накладных;

♦ формирование маршрутных карт, сборочных листов;

♦ оптимизация маршрутов сбора товара по критериям наибольшего освобождения мест хранения;

♦ отбор товаров с мест хранения;

♦ перемещение товаров в зону комплектования заказов;

♦ комплектование заказов,

♦ контроль правильности комплектования партий;

♦ упаковка партий, укладка в тару, формирование грузовых мест;

♦ оформление упаковочных листов, закладка их в грузовые места и крепление на грузовых местах;

♦ закрытие грузовых мест, обтягивание их металлической или пластиковой лентой;

♦ маркировка грузовых мест;

♦ формирование грузовых модулей – пакетирование грузовых мест на поддонах;

♦ перемещение грузовых модулей в зону погрузки;

♦ подготовка инструкций для товаров с повышенным уровнем опасности;

♦ объединение товаров в партии;

♦ сдача грузов перевозчикам;

♦ загрузка контейнеров, автомобилей, железнодорожных вагонов;

♦ оформление транспортной накладной.

♦ выписка счетов-фактур;

♦ высылка уведомлений заказчикам об отправке.

Отбор Комплектовщики получают лист комплектации (маршрутную карту) и производят отбор товаров с мест хранения. Комплектовочный лист необходимо печатать таким образом, чтобы перечень товаров был составлен не в алфавитном порядке, а в порядке возрастания адресов хранения. Это значительно ускоряет отбор товаров. Отборщик должен знать: адреса товаров, номенклатуру и количества; что делать, если наличия в ячейке не хватает для заказа.

Ручной отбор при отпуске небольшого количества товаров выполняют с укладкой на тележки, которыми товары доставляют в зону комплектации. При механизированном отборе на крупных складах груз, спакетированный на поддоне, снимается штабелером с места укладки перемещается в зону комплектации партий товаров. На очень крупных складах применяется технология отбора товаров на складе без использования отборочного листа. Отборщик пользуется компьютерным терминалом типа ноутбук. Обмен данными между терминалом и сервером может быть организован либо посредством дискет, либо по радиоканалам. Обмен информацией по радиоканалам более оперативен и применяется в системах с высоким количеством экстренных заказов. Сервер может прерывать процесс отбора товаров по текущим заказам и потребовать выполнения приоритетного заказа.

Применение портативных терминалов позволяет проводить инвентаризации без остановки работы склада. Если отборщик закончил отбор товаров и у него имеется свободное время, то на терминал выводится задание – провести инвентаризацию товаров в определенной ячейке стеллажа в ближайшем к отборщику проходе. Использование портативных терминалов позволяет организовать учет работы каждого отборщика по производительности труда, качеству работы, использованию рабочего времени и др.

После отбора товара и выяснения возможных проблем (например, нехватки товара, требующей корректировки отгрузочных документов), выполняют контроль комплектации партий.

После отбора и контроля выполняют следующие процессы:

♦ упаковка или переупаковка – товар может быть переупакован в единицы хранения, требуемые клиентом, а также переложен на другие паллеты или в другую тару;

♦ формирование грузовых мест;

♦ объединение товаров в партии.

Экспедирование

В процессе отгрузки товаров со складов решаются следующие задачи:

♦ приемка товаров от склада;

♦ контроль качества упаковки товаров;

♦ комплектация товаров в партии, составление маршрутов доставки товаров;

♦ группировка товаров по маршрутам;

♦ формирование маршрутов движения автотранспорта;

♦ разработка графиков централизованной доставки товаров;

♦ оформление заявок на автотранспорт;

♦ погрузка товаров;

♦ контроль возврата оборотной тары (если эта категория тары используется);

♦ организация ремонта тары;

♦ приемка товаров, возвращаемых клиентами компании;

♦ передача товаров, тары, доставленных от клиентов, на склад; оформление документов.