E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике - Джоселин Глей

Люди, воспитанные в культуре вопросов, не обидятся на отказ, поскольку их просьба – это всего лишь разведка. Однако те, кто вырос в культуре догадок, в это не могут поверить. Они естественным образом предполагают, что собеседник разделяет их взгляды, и уверены, что просьба высказывается только в расчете на согласие. Таким образом, вопросы тех, кто привык спрашивать, зачастую воспринимаются как бесцеремонные или самонадеянные.

Совершенно очевидно, что при работе с электронной почтой такого рода столкновения происходят ежедневно. Человек, воспитанный в культуре догадок, получает просьбы от тех, кто привык спрашивать, и эти просьбы его раздражают. С чего они взяли, что я соглашусь? Думают, у меня есть лишнее время, чтобы тратить его попусту? Как они могли предположить, что?.. И так далее. Вы не успеете и глазом моргнуть – тут я выступаю как типичный представитель культуры догадок, – как окажетесь втянутыми в бессмысленную спираль, когда вы сочиняете ответы на неожиданные сообщения и откладываете действительно важные дела.

И вы позволите, чтобы банда «спрашивающих» вас кошмарила?

Однако, если вы остановитесь и вспомните о разнице между двумя культурами, вам будет гораздо легче не обращать внимания на просьбы, которые раньше вызывали раздражение. Кроме того, вы сможете отклонять эти просьбы, не испытывая ощущения, будто вас эксплуатируют.

Задумавшись об электронных письмах, вызывающих раздражение, вы поймете, что люди просто закидывают удочку, думая при этом: «Кто знает, может, они ответят? Я всего лишь прощупываю почву!» И тогда вы успокоитесь. Вы уже не будете предполагать, что они ждут вашего согласия, а в такой ситуации отказать легче.

Если вы включите в свой арсенал идею о двух культурах, то получите дополнительное преимущество: вы сами начинаете чувствовать себя свободнее и просить об одолжении. Способность стать на позицию «спрашивающего», который думает: «Каков наихудший вариант? Мне откажут. Ничего страшного», – принесет практическую пользу буквально во всем, от использования электронной почты для получения желаемого до назначения свидания или переговоров о повышении жалованья. Давайте не будем обманывать себя: в таких странах, как Америка, где ценится инициатива, мир принадлежит тем, кто спрашивает.

Изменить перспективу:

Что, если вы будете ставить себя на место человека, воспитанного в культуре вопросов, каждый раз, когда получаете электронное письмо, воспринимаемое как обуза?

Вместо того чтобы думать, будто отправитель ожидает вашего согласия (и принятия на себя ненужных обязательств), предположите, что он считает свое обращение к вам чем-то вроде рискованной ставки. Такой взгляд на ситуацию помогает оценить просьбу, определить ее место среди ваших приоритетов. Вы можете ответить «да» или при необходимости вежливо сказать «нет». Нет ничего страшного в том, что вы отклоните просьбу, не отвечающую вашим интересам. Помните: мученик электронной почты, когда прессинг усиливается, не может продуктивно работать. К счастью, выбор всегда есть, нужно только решиться.

Часть вторая. Стратегия

Как писать электронные письма эффективнее, быстрее и реже

Полезно спросить: «Что в худшем случае может произойти, если я не отвечу на это письмо?»

Физика электронной почты

Согласно третьему закону Ньютона, всякое действие порождает равное и противоположно направленное противодействие. Это применимо и к электронной почте: чем больше писем вы отправляете, тем больше получаете. Как аукнется, так и откликнется.

Мы это интуитивно понимаем, однако часто игнорируем вышеупомянутый простой принцип, столкнувшись с непрекращающейся лавиной сообщений. Мы чувствуем себя обязанными ответить на каждое входящее электронное письмо – и как можно быстрее, – причем зачастую в ущерб работе и приоритетам, не говоря уже о качестве самих ответов.

Первый шаг к обузданию электронной почты – понять, что все в ваших руках. Вы – и никто другой – выбираете, на какие послания отвечать и когда. У вас нет никаких обязательств ни перед кем.

Более того, стиль, частота и ритм ваших писем напрямую влияют на корреспонденцию, которая к вам возвращается. Каждое отправленное сообщение служит сигналом, пробуждающим ожидания у коллег, друзей и родственников.

Вы отвечаете на письма сразу же? По прошествии пяти часов? Спустя неделю? Вы отправляете второпях сообщение, снимающее с вас ответственность и ничего не проясняющее? Или ждете, пока у вас не появится возможность отправить обдуманный и полный ответ?

Каждое ваше действие порождает ожидания других. Если вы, получая сообщение от клиента, всегда отвечаете в течение 15 минут, этот клиент начнет ждать, что вы ответите не позже чем через 15 минут (и может расстроиться, если не получит в этот срок ваше письмо). Вот почему так важно активно формировать у самого себя и окружающих ожидания относительно того, как и когда вы будете пользоваться электронной почтой – еще до того, как сядете за письменный стол.

Впрочем, невозможно эффективно формировать ожидания других людей, если вы не представляете всего объема работы. Поэтому мы начинаем этот раздел под названием «Стратегия» с попытки увидеть более общую картину, определить, какие цели и взаимоотношения для вас важны. Затем мы перейдем к конкретным вопросам – к тактике: как организовать повседневную работу таким образом, чтобы установить баланс между значимыми делами и обязательствами ответить на электронные письма, рассортировать сообщения в зависимости от приоритета, эффективно работать с письмами и отбрасывать ненужные, не испытывая чувства вины.

Какого черта вы все равно пытаетесь это сделать?

Возможно, вам совсем не нравится тратить все рабочее время на электронную почту, но остановиться очень трудно, если отсутствует четкое понимание того, что нужно делать. Кроме того, вы не сможете определить, какие электронные письма важны, а какие нет, если не знаете, какова конкретно ваша цель.

Вот почему мы остановимся на минуту, отвлечемся от электронной почты и обратимся к тому загадочному предмету, который назван «значимой работой». Это такая работа, которая обогащает ваш опыт, способствует карьерному росту или повышает квалификацию. Такая работа вызывает чувство удовлетворения: вы с пользой провели время и чего-то достигли.

Электронная почта, вне всякого сомнения, является чрезвычайно полезным инструментом, но сама редко рассматривается как значимая работа. Поговорим, как сформировать четкое представление о том, на чем следует сосредоточить силы. Различают три категории, на которые можно разделить значимую работу.

Миссия. В рекомендациях по построению карьеры это обычно называется «найти свое призвание». Изобретатель Илон Маск хочет создать по-настоящему космическую цивилизацию, доктор Билл Томас стремится вернуть в Америке уважение к пожилым людям, а предприниматель Кимберли Брайант хочет дать цветным девочкам возможность обучиться искусству программирования. Это впечатляющие и даже пугающие цели. Но не стоит расстраиваться, если у вас нет цели, способной изменить мир. Иметь призвание вовсе не обязательно.

Проект. Следующая категория побудительных мотивов к работе – просто завершить данный проект. Он может быть любым. Возможно, вы хотите получить работу в Facebook, собрать 100 тысяч долларов на свой стартап, привлечь крупного клиента или написать книгу. В большинстве случаев значимая работа, которую мы делаем, связана с выполнением какого-либо долгосрочного проекта, будь то небольшой проект, например содержательная публикация в блоге, или чуть более крупный вроде запуска собственного сайта. Проекты могут быть в разной степени амбициозными, но для выполнения каждого из них требуется совершить определенные шаги. Изменять мир не обязательно – нужно просто завершить проект.

Навыки. Последняя категория – это работа, которая расширяет набор ваших умений и навыков. Возможно, вы хотите научиться создавать мобильные приложения или выучить новый язык программирования; возможно, вы поставили себе цель усовершенствовать свое искусство переговорщика или улучшить владение литературным слогом. Как и в предыдущих случаях, здесь приемлем любой уровень амбиций. Смысл в том, чтобы выполнять задачи, которые помогают расти профессионально и/или личностно.

Когда вы определяете для себя значимую работу, она, скорее всего, окажется сочетанием перечисленных выше категорий. Например, на уровне миссии можно сказать: я хочу помочь людям сделать их работу более осмысленной и творческой. На уровне проекта я решаю две задачи: заканчиваю эту книгу и разрабатываю новый веб-сайт. На уровне навыков я бы хотела добиться лучшего продвижения своей работы и усовершенствовать свой навык публичных выступлений.