E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике - Джоселин Глей

Джоселин Глей

E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике

Jocelyn Glei

Unsubscribe

© Текст. Jocelyn K. Glei, 2016

© Ю. Гольдберг, перевод на русский язык, 2016

© Издание на русском языке, оформление. ООО «Издательская Группа Азбука-Аттикус», 2016 Азбука Бизнес®

Жизненно необходимая книга, скорая помощь для тех, кому надоело тратить время попусту и хочется что-то изменить.

Электронная почта – хорошая прислуга, но плохая хозяйка. Чтобы стать более счастливым, более креативным и продуктивным, нужно выработать определенные привычки в работе с e-mail. Практические советы, меткие наблюдения и забавные иллюстрации из данного руководства способны оказать вам в этом реальную помощь.

Джоселин предельно понятно объясняет, почему электронная почта выбивает нас из колеи, и делится практическими советами, как с этим бороться.

Джоселин Глей – основатель и главный редактор суперпопулярного веб-сайта креативного менеджмента 99U.com, дважды лауреат премии Webby Awards за лучший блог, посвященный культуре. Каждый день более 5000 читателей с нетерпением ждут ее новых записей в Twitter. Глей – автор книг по оптимизации рабочего процесса и тайм-менеджменту, общий тираж которых перевалил за четверть миллиона.

Электронная почта. Любовь и ненависть

Электронная почта сломалась. А если точнее, она сломала нас. Из-за нее мы регулярно испытываем такие чувства, как ненависть, вина, тревога, злость и отчаяние. Когда мы думаем об электронной почте, последнее, что приходит в голову, – это ее польза. Упрямое нежелание электронной почты умирать объясняется тем фактом, что она очень полезна. Приходится признать: она стала неотъемлемой частью повседневной жизни.

Истинная причина наших отношений любви – ненависти с электронной почтой заключается в том, что мы воспринимаем ее как задачу, тогда как на самом деле это инструмент. В погоне за миражом под названием «пустой ящик входящих сообщений» мы уступаем контроль над своим рабочим днем – и списком дел – другим людям. Вместо того чтобы сосредоточиться на том, что от нас исходит, мы тщетно пытаемся уследить за тем, что приходит.

Неужели наши амбиции ужались до такой степени, что мы считаем это достойной целью? Той целью, ради которой мы откладываем важную работу и возможность сделать что-то полезное, изменить мир к лучшему? Наверное, это звучит несколько напыщенно – но кто рискнет отрицать, что электронная почта отвлекает от творчества? И не периодически, а каждый день?

Эта книга – о том, как изменить свой подход к электронной почте – от слепой, ориентированной на цифры «производительности» до установок, определяемых творческими приоритетами. Это не просто набор правил хорошего тона для электронных писем, а руководство по холистическому пересмотру (и улучшению) своих взаимоотношений с электронной почтой.

Мы начнем с источника проблем и совершим краткий, но увлекательный тур по таким областям, как нейробиология и культура: прежде всего они определяют наши неоднозначные отношения с электронной почтой.

Затем, вооружившись знанием этих процессов, мы разработаем новую стратегию подхода к электронной почте, которая фокусируется в первую очередь на достижении важных рабочих целей с использованием электронной почты в качестве инструмента.

И наконец, мы дадим ряд рекомендаций относительно стиля: как составлять электронные письма, помогающие достижению желаемых результатов, будь то предложение бизнесмену, инвестирование в стартап или отклонение нежелательных запросов без чувства вины.

Прочитав эту книгу, вы научитесь читать электронную почту, сортировать ее и писать письма, не испытывая беспокойства и чувства вины, и у вас освободится время для по-настоящему важных дел: вы не просто будете заняты, а сделаете нечто полезное.

Часть первая. Психотерапия

Почему электронная почта нас раздражает

Она проверяла электронную почту слишком часто, словно ребенок, который в нетерпении разрывает обертку подарка, не уверенный, получил ли он то, что хотел.

Пересмотреть свои привычки обращения с электронной почтой

Перефразируя великого психолога Эрнеста Беккера, можно сказать, что мы «захлебываемся правдой». В век интернета мы без труда получаем такое количество ответов, столько информации, что не задумываемся о том, как важно задавать правильные вопросы.

Набрав в строке поиска фразу «как эффективнее использовать электронную почту», вы менее чем за секунду получите 39 миллионов 700 тысяч результатов. Только на первой странице обнаружится «пять действенных подсказок», «шесть секретов» и «десять правил».

Но почему нам так трудно эффективно использовать электронную почту? Почему немного увеличившееся количество сообщений в ящике «Входящие» вызывают такую неоправданную тревогу? Почему мы считаем, что «обязаны» ответить всем, кто присылает нам электронные письма (и чувствуем себя виноватыми, если не в состоянии это сделать)? И почему мы получаем такое удовлетворение, когда наш ящик «Входящих» пустеет, даже понимая, что смысла в этом ровным счетом никакого?

На эти вопросы Google дает несколько ответов. Но если мы не зададимся вопросом о причине нашей одержимости электронной почтой, у нас не будет контекста для использования всех этих правил, советов и секретов.

Клейтон Кристенсен, известный исследователь инноваций, сказал:

Вопросы – это те места в вашем сознании, куда приходят ответы. Если вы не задали вопрос, ответу некуда идти. Он попадает к вам и отскакивает. Вы должны задать вопрос – должны хотеть знать, – чтобы открыть пространство, куда попадет ответ.

Поэтому, прежде чем попытаться решить проблему электронной почты, я бы хотела провести своего рода психотерапию. На следующих нескольких страницах мы затронем самые разные темы из таких областей, как химия мозга, обычаи в обществе и технологические предрассудки, связанные с одержимостью электронной почтой. Каждый очерк завершится вопросом, который позволит по-новому взглянуть на электронную почту, предложит новую перспективу.

Завершив раздел (или следует сказать «сеанс»?) психотерапии, вы получите основу для построения эффективной стратегии и стиля электронной почты, а также разнообразные средства защиты от многочисленных психологических ловушек.

Мозг крысы: Почему электронная почта вызывает привыкание

Все мы ненавидим электронную почту. И тем не менее без конца ее проверяем. Согласно докладу Института Маккинли, большинство офисных работников уделяет приблизительно 28 % рабочего времени чтению электронных писем и составлению ответов. Другими словами, на электронную почту мы тратим больше четверти трудовой жизни и, по результатам исследований, чем чаще проверяем почту, тем более усталыми и задерганными себя чувствуем.

Это выглядит нелепо. Зачем тратить столько времени на занятие, которое нам не нравится? Дело в том, что независимо от содержания получаемых писем, нам доставляет удовольствие сам процесс проверки почты. Он активирует в нашем мозгу инстинктивное стремление искать и находить вознаграждение. И в этом смысле мы не слишком отличаемся от крыс.

Еще в 1930-х годах психолог Б. Ф. Скиннер изобрел устройство под названием «камера оперантного обусловливания» (или камера условного рефлекса, ныне известная как ящик Скиннера), при помощи которого изучал поведенческие теории на крысах. Скиннер хотел выяснить, какой тип позитивного подкрепления (например, еда) и негативного подкрепления (например, удар электрическим током) эффективно воздействует на животных.

Сначала он экспериментировал, приучая крыс к фиксированному режиму поведенческого подкрепления. Нажав на рычаг, расположенный внутри ящика, крыса получала корм. Если она продолжала нажимать на рычаг, то каждое сотое нажатие приводило к выдаче следующей порции пищи. Нажми на рычаг 100 раз – получишь вознаграждение. Таковы правила.

Скиннер также ставил серии опытов с переменным режимом. Согласно этому сценарию крыса не знала, когда получит вознаграждение. Иногда для получения пищи требовалось нажать на рычаг 20 раз, а иногда – 200. Все определялось случаем, и у крысы не было возможности узнать, когда ей выдадут пищу.

К удивлению исследователя, при переменном режиме мотивация крыс оказалась выше. Скиннер обнаружил, что даже если вознаграждение переставало поступать, крысы продолжали работать, то есть яростно нажимать на рычаг, очень долго, прежде чем отступиться, – гораздо дольше, чем те крысы, что привыкли к фиксированному режиму.