Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности - Карсон Тейт

Во избежание подобной ситуации вам необходимо пройти через этап Act: четко сформулировать дальнейшие действия по каждому пункту перечня, составленного вследствие разгрузки мозга. Это как раз и будут те конкретные шаги, которые вам следует предпринять для реализации своих проектов. Каждое действие должно быть достаточно четко определено, чтобы вы понимали, что именно от вас требуется. Вместе с тем эти действия не стоит расписывать чересчур подробно, а не то они покажутся слишком трудоемкими и вызовут шок. Существует два типа конкретных действий: программные и очередные. Первые обычно описываются желаемым результатом, предполагающим осуществление нескольких шагов для его достижения. А вот вторые – самые что ни на есть физические, зримые действия, которые необходимо выполнить, чтобы продвинуться вперед.

Даю подсказку: все практичекие шаги, как правило, начинаются с глагола действия. Формулировка типичного программного проекта может начинаться с таких глаголов, как «завершить», «изучить», «выяснить», «разрешить», «утвердить», «произвести», «поставить», «установить». Описание же типичных очередных действий обычно включает глаголы «позвонить», «купить», «очистить», «набросать», «написать», «заполнить», «проверить», «поговорить».

Ваша цель – превратить каждый пункт перечня, составленного по итогам разгрузки мозга, в конкретное действие или череду конкретных действий. Иными словами, сделать так, чтобы вам не приходилось думать, какие именно шаги следует предпринять далее. Необходимо, чтобы вы могли сразу же приступить к решению задачи.

Возьмем, к примеру, такой проект, как «Закончить презентацию в PowerPoint для предстоящей встречи с клиентом». Его можно превратить в следующую череду конкретных шагов:

• позвонить Стейси, чтобы она обновила для презентации статистику по продажам;

• договориться о встрече с Греем из компьютерного отдела, чтобы он помог с созданием анимации для первого и последнего слайдов презентации;

• обновить и проверить слайды со статистикой о продажах, а также первый и последний слайды;

• отправить презентацию Сью, Полу и Говарду с просьбой высказать свое мнение и предложения;

• внести в презентацию поправки с учетом рекомендаций Сью, Пола и Говарда;

• отправить окончательный вариант презентации в бюро офисных услуг, чтобы они отпечатали и сброшюровали восемь экземпляров.

Обратите внимание на то, как я взяла довольно трудоемкий, возможно, пугающий вас проект и превратила его в серию небольших, легко осуществимых шагов, ни один из которых сам по себе уже не кажется обескураживающим. В этом и состоит суть этапа Act, этапа превращения мысли в действие.

Пройдите весь этап до конца: проработайте по очереди все пункты в списке, составленном по итогам разгрузки мозга, и решите, какие именно конкретные шаги необходимо предпринять по каждому из них. Запишите их на бумаге, надиктуйте на диктофон или наберите в компьютере. По возможности постарайтесь ограничиться тремя или четырьмя конкретными действиями по каждому проекту. На эту процедуру у вас может уйти от 30 минут до трех и более часов – в зависимости от количества пунктов в вашем перечне.

Не исключено, кстати, что в процессе разгрузки мозга вам удалось составить длиннющий список с конкретными действиями, которые необходимо выполнить, особенно если вы приоритетчик или плановик. Если это так, то примите мои поздравления. Если нет, то предстоящая процедура может показаться вам трудоемкой и времязатратной. Держитесь! Ваша работа непременно окупится. Формулируя конкретные действия, вы создадите перечень задач, который будет отличаться высокой практической применимостью, конкретностью и исчерпываемостью и поможет вам ежедневно использовать свое время с набольшей продуктивностью.

Итак, на втором этапе пересмотра списка дел вы получили длинный, неорганизованный, даже несколько хаотичный перечень задач. Пора структурировать его, перейдя к этапу № 3: Sort – сортировка.

Именно сейчас вам предоставляется возможность выстроить свои задачи в порядке приоритетности, чтобы в любое время быстро и эффективно выполнить какую-то из них исходя из наличия времени, ресурсов и сил. По окончании этапа сортировки вы сможете одним взглядом охватить весь перечень дел и мгновенно решить, что именно предпринять далее. Такая оперативность сегодня жизненно необходима, ведь мы трудимся в ритме 24/7, в условиях информационной перегруженности и постоянно находясь на связи с окружающим миром.

Прежде чем приступить к сортировке, просмотрите составленный вами список конкретных действий и подумайте, как их лучше сгруппировать. Существует множество способов классификации задач:

• по инструментам или ресурсам, необходимым для выполнения конкретного пункта (например, телефон, электронная почта, компьютерное приложение типа Excel);

• по людям (тот или иной коллега, помощник, супруг/супруга);

• по местоположению, в котором вы должны находиться, чтобы выполнить задачу (ваш офис, офис клиента, ваш дом, автомобиль, самолет);

• по проектам;

• по крайнему сроку;

• по уровню энергии, которым вы должны обладать, чтобы эффективно выполнить работу (высокий, средний, низкий);

• по времени, необходимому для решения задачи (5 минут, 15 минут, один час).

Возможно, вы используете два или даже больше параметра для сортировки. Все зависит от того, как вы работаете, с каким типом задач обычно сталкиваетесь и какой метод классификации предпочитаете. Я советую хотя бы в одном разделе сгруппировать дела по объему требуемого времени, например те, которые можно выполнить за 15 минут и меньше. Очень удобно носить такой список с собой и реализовывать его в случайно подвернувшиеся моменты – скажем, сидя перед кабинетом дантиста или в очереди на регистрацию транспортного средства. Список окажется полезным и тогда, когда вы почувствуете, что забуксовали. В подобной ситуации вы сможете быстро выполнить какую-нибудь подходящую задачу, что вселит в вас уверенность и поможет с новыми силами взяться за более сложный проект.

Не исключено, что с течением времени категории, по которым вы группируете задачи, будут меняться – как будут меняться и развиваться ваши потребности, интересы и методы работы. В настоящий момент мой список дел рассортирован по следующим категориям: «Звонки», «Компьютер», «Электронная почта», «Самолет», «Программы», «Проекты», «Поручения», «15 минут», «Цели» и «Дом».

Существуют еще два типа дел, список которых я также поддерживаю и вам советую: «В ожидании» и «Когда-нибудь».