Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности - Карсон Тейт

7. Разгрузите мозг с помощью генерального перечня задач

Вы стоите в душе, только что нанесли на волосы шампунь и вдруг вспоминаете, что забыли позвонить своей сестре Кейтлин по поводу организации обеда в честь годовщины свадьбы ваших родителей. Почему эта мысль пришла вам на ум именно сейчас? Почему не подумали раньше, когда телефон был под рукой? К тому времени, когда вы обсохнете и оденетесь, вашу голову посетят еще полдюжины разных мыслей и сотрут из памяти «зарубку», напоминающую, что нужно позвонить сестре, и об этом вы в то утро больше не вспомните.

Позже, как только доберетесь до офиса, в вашу открытую дверь заглянет кто-нибудь из коллег. «Какие у нас последние новости по проекту Каллахана? – огорошит он вас вопросом. – Я как раз иду наверх, а Джим, ты же знаешь, обязательно спросит об этом».

Вас как водой окатит. Вы собирались поговорить с людьми Каллахана еще вчера, но так и не выдалась свободная минутка. «Подожди секундочку, – взмолитесь вы, хватаясь за трубку телефона. – Может, мне удастся связаться с ними сейчас».

После того как рабочий день закончится, вы поспешите в магазин за продуктами, а оттуда – домой, где вас ждут не дождутся дети и няня. Но попадете в пробку – вечерний час пик! И тут-то вспомните, что забыли купить молоко. А уже и так опаздываете. Да еще все светофоры, похоже, сговорились против вас – повернуть обратно нет никакой возможности. Почему же ваш мозг не напомнил вам о молоке, когда вы находились в молочном отделе и брали с полки йогурт?!

Во всех трех случаях причина одна: ваш мозг не годится на роль перечня дел.

Ученые доходчиво объясняют, как на практике функционирует наш мозг. Реальность такова: чем меньше информации вы будете сохранять в уме одновременно, тем лучше. Как только вы попробуете удержать в голове целую кучу идей, память начнет подводить вас. Верите вы или нет, но оптимальное число идей, которые можно хранить в уме одновременно, варьируется от трех до четырех – но никак не семь, десять или двадцать.

Что это означает для сверхзанятых людей XXI века? Выводы однозначны. Во-первых, нужно посчитать весь набор проектов, над которыми вы трудитесь в офисе, в том числе отдельные хоть и небольшие, но важные задачи, связанные с каждым из них. Затем к ним следует добавить все срочные и не очень вопросы, которые предстоит обсудить с массой коллег, сотрудников, менеджеров, клиентов, поставщиков и прочих заинтересованных в вашей работе лиц. Ко всему этому необходимо приплюсовать еще множество всякой всячины, требующей времени и внимания (обязательства по отношению к членам семьи, дружеские встречи и общественные мероприятия, рутинные операции, связанные с личными финансами, хлопоты по домашнему хозяйству, планирование отпусков и каникул). А сверху «накинуть» все то, что вам, возможно, просто хочется сохранить в памяти, потому что оно обогащает вашу жизнь: статью, которую посоветовал почитать друг, с нетерпением ожидаемое телешоу, художественную выставку, вызвавшую шквал восторженных откликов… Сложите все перечисленное вместе, и станет предельно ясно, почему не стоит полагаться на естественные функции своего мозга. Каждый из нас пытается удержать в уме бесконечные перечни первооочередных дел, тем самым перегружая свою память. Что-что, три или четыре идеи? А три или четыре сотни не пробовали?!

Итак, что можно сделать в такой ситуации? Как улучшить функционирование мозга и повысить продуктивность, чтобы перестать чувствовать себя настолько перегруженным? Решение проблемы начинается с пересмотра вашего списка дел.

Создайте свой генеральный TASK-перечень[21]

Я почти уверена, что вы уже подумали: «Так у меня есть перечень дел. Зачем мне его переделывать? К чему эта лишняя работа, если я хочу упростить себе жизнь, а не увеличивать нагрузку!».

Если вы отреагировали именно так, то это вполне объяснимо. Но дело вот в чем: ваш список дел может затруднять вашу работу, а вовсе не помогать в ее выполнении. Спросите себя:

• Ваш перечень дел выдерживает проверку на прочность в условиях реальных трудовых буден?

• Насколько точно и в полной мере он отражает все ваши обязательства, задачи и проекты?

• Помогает ли он вам эффективно использовать каждую минуту при выполнении работы?

• Вы можете, заглянув в список дел в паузе между заседаниями, действительно найти, выбрать и выполнить какую-нибудь задачу в те немногие свободные минуты, которые вам случайно подвернулись?

Если вы ответили «нет» хотя бы на один из этих вопросов, пора пересматривать перечень дел. Неадекватность инструментов, используемых вами для организации своей жизни и поддержания ориентации на достижение ключевых целей, на самом деле тормозит вас, превращая в жертву сверхзанятости, обусловленной техническим прогрессом. Речь идет о том виде занятости, от которого мы страдаем по одной простой причине: нехватке знаний о системах, способных разгрузить нас.

Цель в данном случае двойная. Во-первых, перестать использовать свой мозг в качестве хранилища информации и уведомителя о ней. И во-вторых, обзавестись инструментом, который позволит вам быстро просматривать то, что необходимо сделать, и выполнять нужную работу.

Итак, пришло время создать свой генеральный TASK-перечень.

Но осуществим мы это в четыре этапа: Think (думать), Act (действовать), Sort (сортировать) и Keep (хранить).

Начнем с этапа № 1: Think – разберемся со своими мыслями.

Помните сценарий, который я набросала в начале главы? Я описала типичный день, когда сонмы «над» – это надо и то – выскакивали в вашем уме, как зерна воздушной кукурузы в машине для попкорна, причем, как правило, в самый неподходящий момент. Если данный сценарий показался вам знакомым, то вам необходимо очистить «кеш» своей памяти и избавиться от синдрома «попкорновых мозгов». Помните: ваш мозг не годится на роль носителя бесконечно длинного перечня задач. Не просите его о том, что ему неподвластно. Не стоит пытаться идти против природы – природа побеждает всегда. Задача в другом: использовать свой мозг для того, чтобы придумывать идеи, а не припоминать их, – как верно заметил Дэвид Аллен, которого я уже цитировала.

Чтобы перестроить свой список дел, вам предстоит выполнить несколько шагов, причем первый придется осуществлять в два приема. Итак, для начала потребуется тотальная разгрузка мозга. Подумайте обо всех своих личных и профессиональных задачах. Представьте, как берете и переворачиваете свой мозг вверх дном и вытряхиваете все его содержимое на бумагу, белую доску или в компьютерную программу – в общем-то неважно, на что именно. Некоторые мои клиенты на данном этапе заполняли по несколько блокнотов или небольших тетрадей, составляли необозримые таблицы Excel или переводили такое количество листочков из блок-кубиков, что акции компании 3М[22] наверняка выросли хотя бы на пару пунктов. Не переусердствуйте, просто выберите наиболее удобный для себя инструмент. Цель – вытащить из своей головы все задачи и идеи и перенести их в материальный мир.