Самоучитель работы на компьютере: быстро, легко, эффективно - Алексей Гладкий

Если понадобится, вы можете добавлять в рабочую книгу новые листы. Для выполнения данной операции предназначена команда главного меню Вставка → Лист . При ее выполнении в текущую книгу добавляется новый лист с присвоенным по умолчанию именем ЛистN , где N – следующий порядковый номер листа. Если нужно, переименуйте лист так, как рассказано выше.

Если необходимо удалить из книги рабочий лист, щелкните на его ярлыке правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите команду Удалить . Если удаляемый лист является пустым, то он будет удален сразу. Если же он содержит какую-то информацию, то после выполнения команды Удалить будет выдан запрос на подтверждение данной операции.

При желании вы можете скрыть от посторонних один или несколько рабочих листов. Для этого откройте этот лист и выберите в главном меню команду Формат → Лист → Скрыть . В результате данный рабочий лист будет скрыт без предупреждения.

Чтобы вернуть отображение скрытого ранее листа, используйте в главном меню команду Формат → Лист → Отобразить . Отметим, что она становится доступной только при наличии в данной книге скрытых рабочих листов. При выполнении этой команды отображается окно, которое показано на рис. 6.3.

Рис. 6.3. Перечень скрытых листов

Здесь представлен перечень ранее скрытых рабочих листов. Чтобы отобразить какой-либо из них, щелкните на нем мышью и нажмите ОК .

Вы можете быстро переместить или скопировать все данные с одного рабочего листа на другой, либо вообще в другую рабочую книгу. Эту возможность особенно удобно использовать при работе с большими объемами данных. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке листа, содержимое которого нужно переместить либо скопировать, и в появившемся меню выполните команду Переместить/скопировать – при этом отобразится окно, которое показано на рис. 6.4.

Рис. 6.4. Перемещение и копирование информации

Здесь в поле в книгу следует указать рабочую книгу Excel, в которую будут скопированы или перемещены данные (по умолчанию выбрано название текущей книги). Не забывайте, что выбрать книгу для перемещения или копирования информации можно только из числа открытых в данный момент книг Excel.

В поле перед листом содержится список рабочих листов книги, выбранной в поле в книгу . Здесь нужно щелчком мыши указать имя рабочего листа, перед которым должен появиться новый лист со скопированной (перемещенной) информацией.

Если установить флажок Создавать копию , то лист-источник по окончании операции останется на своем месте. Если же данный флажок снят, то он исчезнет (будет перемещен в место, указанное в окне Переместить или скопировать , см. рис. 6.4).

6.4.1. Понятие ячейки и диапазона

Ячейка – это наименьшая (элементарная) часть рабочего листа (электронной таблицы), предназначенная для ввода и хранения информации и расположенная на пересечении строки и столбца (о строках и столбцах рабочего листа мы расскажем ниже). Совокупность нескольких ячеек называется диапазон .

Каждая ячейка имеет уникальные координаты (адрес). Адрес ячейки определяется с помощью строк с буквами и цифрами, которые расположены соответственно вверху и слева рабочей области. Например, на рис. 6.5 курсор установлен в ячейку с адресом С4 .

Рис. 6.5. Ячейка С4

Заполнять ячейку можно по-разному: вводом данных с клавиатуры, через выполнение расчета (когда значение ячейки высчитывается формулой на основании значений других ячеек), импортированием данных из других файлов (причем не обязательно Excel, но и других), с помощью макросов, вставкой данных из буфера обмена, и др.

Данные в ячейках могут быть представлены в разных форматах: формат даты, числовой формат, текстовый формат, и т. д. Выбор подходящего формата производится в окне Формат ячеек , вызываемом при активизации команды Формат → Ячейки либо нажатием комбинации клавиш Ctrl + 1 . Учтите, что при работе с числовыми данными в качестве разделителя по умолчанию используется запятая, а при работе с датами – точка. При вводе числовых данных и дат они по умолчанию выравниваются по правому краю ячейки, а введенный текст – по левому краю.

Вы можете перетаскивать ячейки с одного места на другое вместе со всем содержимым. Для этого выделите ячейку курсором, подведите указатель мыши к любому ее углу, кроме правого нижнего. Когда появится крестик со стрелками, нажмите и удерживайте левую мыши, и перетаскивайте ячейку со всем содержимым в любое другое место. Все это относится и к выделенным диапазонам.

Но учтите, что перетаскивать подобным образом ячейки и диапазоны можно только в том случае, если в настройках программы включен соответствующий режим. Выполните команду Сервис → Параметры , и в открывшемся окне перейдите на вкладку Правка – на ней должен быть установлен флажок Перетаскивание ячеек (рис. 6.6).

Рис. 6.6. Включение режима перетаскивания ячеек

Если на этой же вкладке установлен флажок Предупреждать перед перезаписью ячеек , то программа будет выдавать дополнительный запрос на замену имеющихся в ячейке-приемнике данных новыми. Отметим, что этот флажок доступен только при установленном флажке Перетаскивание ячеек , и по умолчанию установлены оба этих флажка.

Чтобы выделить ячейку, поместите на нее курсор щелчком мыши либо с помощью клавиш со стрелками. Диапазон выделяется так: нужно нажать левую кнопку мыши и перетащить указатель в любое место – в зависимости от требуемого размера диапазона. При этом первая ячейка диапазона (то есть ячейка, с которой началось перетаскивание указателя мыши) визуально останется невыделенной, но в состав диапазона она также будет включена.

При необходимости можно выделить несколько ячеек, которые не входят в один диапазон, то есть не граничат между собой и расположены независимо друг от друга в разных местах рабочего листа. Для этого щелкайте на них мышью, удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl . Аналогичным образом осуществляется выделение нескольких разных диапазонов.

Вы можете добавлять новые ячейки в любое место рабочей области. Для этого выберите в главном меню команду Вставка → Ячейки либо в контекстном меню – команду Добавить ячейки . В результате на экране откроется окно Добавление ячеек (рис. 6.7).

Рис. 6.7. Добавление ячейки

В данном окне с помощью переключателя укажите направление смещения имеющихся ячеек для освобождения места для новой ячейки, и нажмите ОК . Чтобы удалить содержимое ячейки, выделите ее щелчком мыши и нажмите клавишу Delete (с помощью этой же клавиши удаляется и содержимое диапазона). Если же требуется удалить саму ячейку (а не только находящиеся в ней данные), то выделите ее курсором и выполните команду контекстного меню Удалить . На экране отобразится окно, которое показано на рис. 6.8.

Рис. 6.8. Удаление ячеек

Здесь следует указать направление сдвига – влево либо вверх (в соответствии с выбранным направлением будут перемещены данные на место удаляемой ячейки), и нажать ОК . Вы можете объединить несколько расположенных рядом ячеек (при условии, что выделенный диапазон является прямоугольным) в одну большую ячейку. Для этого выделите их и выберите в главном меню команду Формат → Ячейки , после чего в открывшемся окне перейдите на вкладку Выравнивание (рис. 6.9).

Рис. 6.9. Объединение ячеек

Здесь необходимо установить флажок объединение ячеек , после чего нажать кнопку ОК . Если потом потребуется разъединить ячейки, которые ранее были объединены, то следует выделить объединенную ячейку и снять флажок объединение ячеек , после чего нажать кнопку ОК .

Как правило, ввод текста в ячейку осуществляется с клавиатуры. При вводе большого количества текста может возникнуть иллюзия того, что он перекрывает содержимое соседних ячеек. Однако это не так: текст всегда остается в той ячейке, в которую он был введен. Чтобы удостовериться в этом, установите курсор в ячейку, содержащую много текста, и посмотрите в строку формул (с этим элементом интерфейса Excel мы познакомимся ниже) – в ней отобразится весь введенный в ячейку текст. Если после этого переместить курсор в соседнюю ячейку, которая якобы перекрыта, то в строке формул отобразится ее прежнее значение, что убеждает нас в том, что введенная ранее информация не пострадала.