Эффективный подбор персонала. Практическое руководство для начинающих - Анна Казанцева

– Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?

– А куда ты хочешь попасть? – ответил Кот.

– Мне все равно… – сказала Алиса.

– Тогда все равно, куда и идти, – заметил Кот.

– …только бы попасть куда-нибудь, – пояснила Алиса.

– Куда-нибудь ты обязательно попадешь, – сказал Кот. – Нужно только достаточно долго идти.

Зачастую менеджеры по персоналу, рекрутеры и все те, кто занимается подбором, пренебрегают составлением профиля должности, считая это формальностью и ссылаясь на нехватку времени. Но, по сути, составление профиля должности – это первый шаг, который нужно сделать, чтобы найти подходящего специалиста.

Как часто можно услышать от руководителя: «Я и так прекрасно знаю, кто нам нужен. Зачем мне эти бумажки писать?»

А в дальнейшем оказывается, что ни один из соискателей не соответствует тому образу, который сложился в голове у этого руководителя. А сложился ли он, и точно ли руководитель знает, кто ему нужен – это большой вопрос.

И, как говорится, если вы не знаете, куда вы идете, то вы идете в никуда. Так и в подборе. Если вы не знаете, кого вы ищете, то вы обязательно найдете кого-нибудь. Но это не означает, что вы найдете того, кто вам нужен.

Профиль должности – это основополагающий документ, который содержит в себе перечень требований и характеристик для вакантной должности.

Профиль должности включает в себя:

– должностное описание

– карту ключевых компетенций

– профессионально-психологический портрет.

Это своего рода образец того, что мы ищем. Поэтому если у вас есть профиль должности, вы точно не упустите своего кандидата.

Итак, давайте теперь вернемся к вопросу, который я задавала в предыдущей главе – с чего начинается вакансия. Как это происходит в некоторых компаниях, мы уже выяснили. Но стоит упомянуть и о том, как это сделать правильнее.

Например, приходит заказчик к рекрутеру и говорит, что ему нужен сотрудник. Рекрутер, в первую очередь, станет расспрашивать заказчика – какой именно сотрудник ему нужен. И дело тут не в наименовании должности. Важно узнать все требования, которые заказчик предъявляет к кандидатам на вакантную позицию.

При работе с вашими внутренними или внешними заказчиками вы можете использовать следующий алгоритм взаимодействия.

Заполнение заявки. Это не обязательно письменно оформленная заявка, которую принес с собой заказчик. Вы можете расспросить его устно и самостоятельно заполнить заявку с его слов.

Должностное описание. Описание начинается с цели должности. Лучше всего, чтобы заказчик сформулировал ее сам, но если затрудняется, помогите ему. Подумайте над этим вместе.

Профессионально-психологический портрет. Основные формальности – из заявки. Здесь тоже должен говорить заказчик, каким он видит своего сотрудника. А вы фиксируйте. Затем на основании информации, полученной от заказчика, вы составите портрет вашего кандидата.

Карта ключевых компетенций. Это вы можете сделать самостоятельно, так как если вы справились с предыдущими пунктами, составить карту компетенций будет для вас несложно.

Весь этот процесс, описанный выше, я называю инициацией заказа. То есть заказчик говорит, а вы снимаете потребность и фиксируете.

А теперь обо всем этом по порядку.

Должностное описание

Должностное описание – это расширенный аналог должностной инструкции. Должностное описание включает в себя следующие блоки: цель должности, задачи должности, функции и обязанности, полномочия, ответственность, взаимодействия, а также условия работы.

Очень важно помнить о том, что составление должностного описания – тоже совместный процесс, в котором участвует и заказчик, и рекрутер.

Самое главное – четко сформулировать цель должности, так как от этого зависит, какие задачи будут стоять перед сотрудником, какие функции он будет выполнять, чтобы решить эти задачи.

Если в вашей компании принято подбирать персонал под имеющиеся задачи, а не наоборот, то профиль во многом определяет, кого необходимо искать. Ведь кандидат должен обладать определенным набором знаний, навыков и качеств, чтобы решать поставленные задачи и выполнять цель должности.

Нужно помнить, что цель должна быть конкретной и лаконичной, в то же время она более глобальна, чем задачи. Чтобы сформулировать цель должности, задайте простой вопрос: зачем этот сотрудник нужен компании? Какую выгоду получает компания, закрывая данную вакансию?

Бывает, что вместо цели формулируют задачу. Это не совсем верно.

Например, есть у нас вакансия менеджера продаж. Для чего компании нужен менеджер продаж? Продавать – ответят многие. Или чтобы продукция не залеживалась на складе? Или чтобы клиенты были довольны?

Нет. На самом деле любой компании менеджер продаж нужен в первую очередь для того, чтобы компания получала прибыль. Поэтому цель нужно так и сформулировать: увеличение прибыли в компании» или «получение прибыли».

Опять же, нужно четко понимать, может ли ваш менеджер продаж влиять на прибыль. Или же он действительно может только продавать и увеличивать объем продаж…

После того, как определились с целью должности, подумайте, какие задачи встанут перед вашим сотрудником. Какие задачи будет решать ваш менеджер продаж, чтобы достичь цели своей должности?

Вот несколько примеров того, как можно формулировать цель должности и задачи.

Коммерческий директор

Цель должности: использовать рыночный потенциал для увеличения прибыли предприятия.

Задачи:

Организация и увеличение продажам

Управление закупками

Управление маркетингом

Управление персоналом

Главный бухгалтер

Цель должности: Бухгалтерский учет и отчетность организованы, ведутся оптимально и рационально, в соответствии с действующим законодательством и поставленными целями.

Задачи:

Формирование учётной политики

Постановка и ведение бухгалтерского учёта

Организация работы бухгалтерии предприятия

Защита фин. интересов предприятия в контролирующих органах

Менеджер по персоналу

Цель должности: формирование профессионального капитала компании

Задачи должности:

Своевременное обеспечение компании персоналом в соответствии с требованиями вакансий.

Проведение адаптации и организация введения в должность новых сотрудников.

Подготовка, организация и проведение мероприятий по обучению, оценке и аттестации персонала компании.

Организация материальной и нематериальной мотивации и стимулирования.

Формирование корпоративной культуры, положительного имиджа компании во внешней и внутренней среде.

Далее следует определить, какие функции позволят вашему сотруднику достигать результата в решении задач.

Функция должности – это не что иное, как часть общей цели компании, возложенная на конкретного сотрудника, выполняющего конкретные должностные обязанности. Это некий вклад сотрудника в развитие организации.

Вот несколько примеров, как можно описать функции сотрудника.

Основные функции менеджера по персоналу

Привлечение, отбор и найм персонала.

Организация рабочих мест для нового персонала.

Организация и координация адаптации для вновь принятых сотрудников.

Разработка, организация и проведение мероприятий по развитию, обучению и оценке персонала.

Разработка и внедрение систем материальной и нематериальной мотивации и стимулирования персонала.

Участие в разработке и внедрении систем оплаты труда.

Разработка, организация и проведение мероприятий по формированию корпоративной культуры в соответствии с целями и задачами компании.

Разработка и оформление регламентирующих документов для всех категорий должностей компании.

Основные функции менеджера по снабжению:

Учёт. Планирование и отчётность.

Взаимодействие с поставщиками СиМ

Работа с производством (графики, согласования по всем вопросам)

Работа с финансовыми специалистами (согласование, бюджет, оплата)

Выполнение регламентов по снабжению

Не стоит писать слишком много. Функции обычно перечисляются кратко и емко. А вот если хотите все же расписать подробно, то стоит добавить пункт «обязанности». Вы можете расписать, что именно и в какие сроки должен выполнять сотрудник для реализации каждой функции.