Максимальный результат, или Как воспитать ответственных и инициативных сотрудников - Елена Макота

• Число так называемых «входов» и «выходов» бизнес-процесса. Чем их меньше, тем лучше: идеально иметь один унифицированный «вход» и два-три «выхода» (в другие процессы). При этом один «выход» – при правильном протекании процесса, а остальные – по исключениям;

• Число процедур одного процесса (оптимально – от 7 до 11; в этом случае процесс можно контролировать, планировать и эффективно им управлять);

• У каждого бизнес-процесса есть свой владелец, который управляет ресурсами и отвечает за исполнение бизнес-процесса.

3.9. Способы описания бизнес-процессов

Как же можно описывать бизнес-процессы? Давайте перейдем к подробному рассмотрению этого вопроса.

Существует несколько способов описания бизнес-процессов. Первый – не что иное, как текстовое последовательное описание бизнес-процессов. Например: «отдел закупок составляет договор и согласовывает его с юридическим подразделением». Собственно, так и выглядят обычные процессные регламенты.

Но использовать текстовые описания для анализа и оптимизации работы фирмы нельзя. Системно и наглядно рассмотреть их просто невозможно. Человеческому мозгу требуется время на то, чтобы преобразовать текстовую информацию в образы, на что уходит дополнительное время и ресурсы памяти. Наверняка Вы помните – прочитав регламент полностью, Вы уже не помните, что было в его начале. Для того, чтобы работать эффективно, наше сознание должно работать с образами.

Структурированная таблица по ячейкам, в которой каждый столбец и строчка имеют определенное значение – более подходящий формат отражения бизнес-процесса. Из нее легче понять, кто отвественен за тот или иной этап работы, проще представить стурктуру бизнес-процесса, и соответственно, легче его проанализировать. Табличная форма значительно эффективнее обычного текстового предоставления информации – и сегодня она по-прежнему широко используется различными специалистами.

Последние два десятилетия ознаменовались ростом популярности графических подходов описания бизнес-процессов. Проведенные исследования показали – они наиболее полно удовлетворяют всем условиям, предъявляемым к информации для ее успешного описания, анализа и оптимизиции работы компании. Информация в графическом виде воспринимается мозгом значительно легче – а это означает, что возможности человека по анализу и принятию решений существенно возрастают.

Безусловно, существует великое множество стандартов описания процессов (IDEF0, IDEF3, IDEF 5, SADT, DFD – только некоторые из них). Каждый формат имеет свой набор символов описания, свои концептуальные допущения и ограничения – поэтому, начав описание, не меняйте формат, иначе не избежать путаницы.

Некоторые форматы достаточно сложны для восприятия, другими тяжело пользоваться без вводного курса обучения – в таком случае Вам придется воспользоваться помощью профессионалов.

Самый легкий в освоении формат – блок-схема. Он интуитивно понятен для любого человека с высшим образованием и не требует специальной подготовки. Существует много специализированных программных продуктов, позволяющих строить такие схемы – BPwin, ARIS, Casewise и т. д. Каждый из этих продуктов обладает несомненными достоинствами, но их возможности и характеристики гораздо шире, чем у инструмента, решающего только задачи рисования блок-схем. Поэтому проще всего использовать программу «MS Visio», которая предоставляет хорошие возможности именно для прорисовки блок-схем.

Но можно и вовсе ничего не усложнять. Что нам важно? Главное, чтобы готовые схемы были понятны и отражали сущность процессов. И, безусловно, были понятны всем, а не только некой избранной касте, владеющей тайной информацией, хранящейся в тонне бумаг или загадочном файле компьютера за семью печатями.

Я считаю, что в начальной фазе вариант с карандашом и бумагой оптимален. Но самое лучшее – это взять цветные стикеры для выделения элементов схемы: в случае внесения изменений нужно будет лишь переклеить разноцветные листочки без стирания чего-либо. Не устаю повторять – используйте визуальные подходы описания бизнес-процессов, способствующие эффективности работы в группе.

Если хотите, создавайте хоть комиксы – главное, чтобы это принесло результат! Можете обратиться, например, в компанию «Правила игры» (г. Москва) где вас научат грамотно визуализировать информацию, в том числе и бизнес-процессы. Генеральный директор Сергей Бехтерев – ведущий специалист в майнд-менеджменте («mind management» – технология предоставления сложной информации в наглядном и понятном виде).

Потом, конечно, правильно будет перенести итоговый результат на бумажный носитель, например в Word или Excel.

3.10. Алгоритм описания бизнес-процессов

1. Первый шаг для описания бизнес-процесса – создание общей картины того, кто учавствует в процессе и того, как они взаимодействуют друг с другом и с окружающим миром. Это так называемая карта взаимосвязей. Она не учитывает производственные действия или их последовательность.

Для ее отображения Вы на чистом листе бумаге рисуете ячейки, обозначающие отделы или сотрудников, которые принимают участие в рассматриваемом процессе. После этого каждая взаимосвязь между ними анализируется, чтобы понять ее тип. С помощью разных стрелок Вы можете показать различный тип взаимосвязей. Например:

Соотвественно, Вы должны описать окружение, которое представляет собой совокупность «входов» и «выходов» бизнес-процессов с обозначением имеющихся поставщиков и клиентов. Они, в свою очередь, подразделяются на «внешних» и «внутренних» – то есть, подразделения и сотрудники Вашей компании, которые участвуют в данном бизнес-процессе.

Давайте перейдем к примерам. Возьмем стандартный бизнес-процесс, который назовем «Поиск, подбор и прием сотрудника в штат компании». «Входом» в него указан запрос на подбор кандидатуры сотрудника, поступающего из профильного подразделения: именно оно и будет «внутренним поставщиком» процесса.

«Выходом» из бизнес-процесса станет принятый сотрудник, который поступает в подразделение – получается, что это профильное подразделение одновременно будет и «внутренним клиентом» данного бизнес-процесса.

При описании окружения бизнес-процесса приходится его «входы» и «выходы» делить на два типа: первичные и вторичные. В результате такого деления получаются «первичные и вторичные входы», а также «первичные и вторичные выходы». Это делается для того, чтобы не нарушать принцип Парето «20 на 80».