На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов - Роберт Поузен

Заручитесь поддержкой участников

Каждое совещание должно заканчиваться логично: нужно договориться о том, кто, что и в какие сроки выполняет. Обязанности должны быть зафиксированы в виде списка, который нужно передать всем участникам. Но этот прием будет эффективен только в том случае, если обязанности распределили между собой сами участники (а не руководство).

В конце совещания я всегда спрашиваю: «Что нужно сделать, кто этим займется и когда ждать результатов?» Очень важно, чтобы участники пришли к соглашению по этим вопросам и самостоятельно определили сроки. Обычно я рекомендую учитывать возможные непредвиденные задержки или проблемы.

Разрешая участникам создавать собственный план и устанавливать сроки, я помогаю им стать хозяевами ситуации. Этот принцип назван «Эффектом IKEA» и показателен для изготовителей мебели, которую сложно собрать самостоятельно. Суть эффекта IKEA в том, что если клиент сам соберет шкаф или стеллаж, то будет ценить его больше, чем если бы его собрали представители магазина{62}. Установив собственные сроки, сотрудники будут стремиться их выдержать. Мне всегда казалось, что участники совещания ставят себе намного более жесткие рамки, чем определил бы я.

Полезные советы

1. Несколько раз подумайте: нужно ли проводить совещание? Возможно, достаточно будет сообщить информацию по электронной почте или телефону.

2. Вежливо откажитесь от участия в совещании, если оно не приблизит вас к достижению целей или, скорее всего, будет непродуктивным.

3. Постарайтесь избегать неэффективных совещаний, проводимых руководством. Дипломатично намекните топ-менеджеру на свою загруженность.

4. Старайтесь не затягивать совещание – запланируйте уложиться максимум в полтора часа.

5. За день до совещания распространите сопутствующие материалы, чтобы участники имели возможность с ними ознакомиться.

6. Ограничьте вступительную речь 15–20 минутами. Не утомляйте аудиторию сложными слайдами в PowerPoint.

7. После вводной части инициируйте обсуждение основных вопросов. Сделайте все для того, чтобы участники не боялись опровергать мнение руководства.

8. Сведите к минимуму употребление профессиональной лексики – и не произносите, пожалуйста, слово «синергия»!

9. Составьте список часто используемых сокращений, чтобы новички могли участвовать в обсуждении.

10. В конце совещания попросите участников принять общее решение, распределить функции и установить сроки для каждой отдельной задачи.

Часть III

Выработка личностных навыков

Для эффективной деятельности вам нужны три навыка: чтения, письма и публичного выступления. Я помогу вам их выработать. Речь в книге идет о карьере, поэтому я не буду говорить о чтении романов, написании художественных произведений или произнесении свадебных тостов.

Общий совет таков: тщательно продумайте ваши цели и примените методики повышения эффективности. Я надеюсь, что предложенные приемы помогут повысить скорость чтения, письма и составления речи. Но в первую очередь они направлены на повышение эффективности: результаты должны соответствовать потраченному времени.

Глава 7

Эффективное чтение

Однажды, задавшись целью помочь двум студентам улучшить навыки чтения, я решил посмотреть, какую информацию они подчеркнули на 20 страницах учебника химии. Один из них подчеркивал каждое второе предложение. Другой из всей главы выделил только три предложения. Оба подхода показывают недостаточность навыков чтения: важной информации не может быть так много или так мало.

Эти студенты не исключение. В 2003 году в рамках широкомасштабного исследования изучались навыки чтения американской аудитории; результаты показали, что только 31 % выпускников колледжей можно было назвать «читателями-экспертами»{63}.

Чтение новостей

Если вы хотите научиться эффективно читать, поставьте перед собой цель и придерживайтесь ее. Каждое утро меньше чем за час я просматриваю четыре газеты, используя следующий подход.

• Boston Globe: читаю политические новости штата Массачусетс и раздел о спорте. Просматриваю первую полосу, изучаю первую страницу раздела Metro и бегло прочитываю отличную спортивную колонку. И все. О национальной политике лучше пишут в New York Times, а истории из мира бизнеса лучше узнавать из Wall Street Journal.

• New York Times: я в основном ищу информацию о национальной политике. Просматриваю первую страницу и оставшуюся часть первого раздела: ищу интересные бизнес-истории. Кроме того, я читаю «по диагонали» редакторскую колонку, чтобы узнать о текущих событиях. Я пропускаю остальные статьи, не обращая внимания на броские заголовки, или оставляю их на потом – когда будет свободная минутка, чтобы почитать в свое удовольствие.

• Wall Street Journal: бо́льшую часть времени я читаю эту газету, потому что именно в ней всегда хорошо описаны события из мира бизнеса. Я начинаю с аннотаций на первой странице и полностью читаю статьи, которые мне интересны. Кроме того, я изучаю редакторскую колонку, чтобы узнать о взглядах консерваторов на текущие события.

• Лондонская Financial Times (FT): на закуску я всегда оставляю FT – мне нравится, как в ней описываются международные события. Здесь я часто могу прочесть о том, что происходит в иностранной экономике и политике (американские газеты дают только общую информацию). Я пропускаю статьи о США и читаю редакторскую колонку, чтобы узнать о взглядах на глобальные проблемы.

Мне больше нравятся бумажные версии газет; это предпочтение сформировалось у меня задолго до появления интернета. Более молодым профессионалам удобнее узнавать новости из интернет-источников. Вы можете выбрать то, что подходит вам{64}.

Мой помощник обычно начинает свой день с просмотра заголовков авторитетного источника, например сайта New York Times. Если на глаза ему попадется статья на актуальную тему, он прочтет ее целиком. Если ему нужен более глубокий анализ, он читает политические блоги. Блогеры часто освещают проблему глубже, чем журналисты. Но и в блогах много лишней информации, поэтому не забывайте четко ставить цели и придерживаться их.

Перечислите все новостные источники – интернет-ресурсы и газеты, – которые вы регулярно читаете (исключая развлекательные). Рядом с каждым из них укажите цель прочтения: узнать о политике, спорте, новостях из мира бизнеса и т. д. Затем спросите себя, каким образом вы изучаете эти источники: придерживаетесь ли цели, которую поставили для себя, или отвлекаетесь каждый раз, когда видите броский заголовок? А теперь для каждого источника укажите примерное время, которое вы тратите в неделю на его прочтение. Соответствует ли оно важности ваших целей? Если нет, обращайте внимание только на те разделы, которые помогут вам в достижении цели. А возможно, лучше совсем отказаться от чтения этого новостного источника.