На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов - Роберт Поузен

Сначала я хотел добавить изображение слайда в книгу. Но его создатели – консалтинговая компания – запретили мне это. Слайд использовался везде, но в своем электронном письме они ясно дали понять: в соответствии с «соглашениями с клиентами о конфиденциальности» они не могут дать права на публикацию. Если вы хотите увидеть этот слайд, придется поискать его самостоятельно. Это несложно – просто введите в поисковике фразу «PowerPoint Афганистан».

Не всегда организатор может помешать затянувшейся презентации. Возможно, он сделал все верно: заранее разослал сопутствующие материалы и приготовился к обсуждению. Но все остальные участники не изучили эти материалы. Тогда организатор вынужден объяснять суть дела дольше, чем запланировано.

Если во время совещания возникла такая ситуация, сделайте стратегический ход. Представьте, что участники изучили справочные материалы, и после краткой вступительной речи переходите к обсуждению. Хороших результатов не будет (поэтому не стоит так поступать на важном совещании). Зато в следующий раз все участники обязательно подготовятся тщательнее.

Оживленное обсуждение

Чрезмерное влияние руководителя – серьезная проблема. Руководство иногда недооценивает силу своего мнения, высказанного в присутствии сотрудников. На одном совещании Нед Джонсон, председатель совета директоров Fidelity, сделал замечание по поводу большого дерева, растущего рядом с офисом компании. Через три дня дерево переместили на несколько сотен метров – компании это стоило более 200 тысяч долларов. Когда Нед услышал об этом, он был потрясен. И больше всего тем, что его замечание расценили как приказ.

Но именно топ-менеджеры должны контролировать ход обсуждения. Совещание без лидера, скорее всего, не принесет результатов. Если вы проводите совещание, то должны придерживаться повестки дня и инициировать обсуждение.

Именно поэтому стоит вспомнить об ориентировочных выводах (см. главу 2): если предварительные результаты совещания сформулированы, руководству будет проще направить обсуждение в нужное русло, не влияя на его исход. Можно сказать: «Нам нужно решить эти проблемы. Но они достаточно сложны. У меня есть несколько вариантов решения, но я могу ошибаться. Вы можете не согласиться со мной и предложить другие варианты». Тем самым вы выразите готовность отказаться от своей гипотезы или изменить ее, если другой участник предложит лучший вариант.

В некоторых культурах подчиненные неохотно опровергают предположения руководства. Можно заранее назначить человека, который начнет обсуждение, или обратиться к участникам и попросить их оспорить любой аспект вашего предложения.

Даже в США лучше на каждом совещании назначать человека на роль «адвоката дьявола». Задача его ясна: оспаривать все, что говорят другие, акцентируя внимание на недостатках: например, жесткой конкуренции или проблемах с регулирующими органами. Тогда участники не будут соглашаться со всеми предложениями, не задумываясь о подводных камнях. Такое случается часто: на некоторых совещаниях у меня создавалось впечатление, будто у компании нет серьезных конкурентов или ее ресурсы неограниченны{61}.

Все мы бывали на совещаниях, где два участника мешают всем своим «тихим» и надоедливым разговором на отвлеченные темы. Если вы проводите совещание, не стесняйтесь обратиться к коллегам. В большинстве случаев достаточно бросить на нарушителей порядка красноречивый взгляд. Если они поймут, что на них обращают внимание, то прекратят разговор. Если это не действует, передайте им записку: «Вы мешаете остальным». Если и это не поможет, остановите совещание и вежливо попросите всех сосредоточиться на деле.

Звонящий на совещании мобильный телефон – тоже серьезная проблема. Он отвлекает внимание и смущает владельца, особенно если рингтон лидирует в музыкальных чартах. Поэтому до начала совещания попросите участников включить виброрежим. Если кто-то ждет важного звонка, который никак нельзя пропустить, вы можете разрешить ему выйти, когда телефон завибрирует.

Говорите простым языком

Многие совещания неэффективны, потому что участники используют профессиональный жаргон. Громкие слова – защита в сложной ситуации: выступающие делают вид, будто им есть что сказать, а на самом деле сказать нечего.

Вспомните слово «синергия». На презентациях для инвесторов многие СЕО пытаются оправдать слияние или поглощение тем, что объединение двух компаний приведет к «синергии». Стоит инвесторам услышать любое производное от этого слова, они тут же продают акции. Почему? Потому что, если у СЕО есть разумные доводы в пользу слияния, например снижение затрат или приобретение патентов, он об этом сообщит. Слово «синергия» показывает, что у директора нет веских причин соглашаться на эту сделку, но как-то оправдать ее нужно.

Еще одно бессодержательное словосочетание, которого я стараюсь избегать, – «мыслить нешаблонно». Это, по сути, призыв разработать новый творческий подход к проблеме. Звучит разумно. Но на деле эта фраза уже давно стала клише. В наши дни это просто призыв использовать нестандартные методы решения проблемы. По опыту могу сказать, что если руководитель настаивает на «нешаблонном мышлении», то он сам, скорее всего, пользуется только шаблонами.

Старайтесь не использовать непонятные аббревиатуры. Есть общепринятые сокращения, например ASAP (as soon as possible – как можно скорее) и NYSE (New York Stock Exchange – Нью-Йоркская фондовая биржа), которые всем понятны. И в каждой организации есть собственные сокращенные названия отделов и процедур. Можно использовать аббревиатуры, которые у всех на слуху. Но если их слишком много, новички не смогут принять эффективное участие в обсуждении.

Недавно я был на совещании в Вашингтоне, где несколько человек употребляли аббревиатуру EGTRRA. Потом я узнал, что она расшифровывается как «Законодательный акт об экономическом росте и налоговых вычетах 2001 года», который в народе известен как «Налоговые послабления Буша». Затем я принял участие в совещании, на котором часто использовалось сокращение OEM (изготовители комплексного оборудования из готовых комплектующих) для ICD[34] (имплантируемых кардиовертер-дефибрилляторов). Поскольку я редко сталкиваюсь с этими явлениями, мне было крайне сложно следить за обсуждением. Чтобы помочь новичкам освоиться, нужно составить список сокращений для своей сферы и раздать его участникам.

Заручитесь поддержкой участников