Тайм-менеджмент в два счета - Александр Горбачев

Более длительный горизонт планирования позволяет создавать баланс в работе. Планируя – я получаю кайф от жизни!

Следующий уровень планирования – недельный. Как мы уже знаем из предыдущего раздела, на неделю мы должны ставить перед собой ЗАДАЧИ – более крупные блоки, по сравнению с уровнем ДЕЙСТВИЙ. Главная цель недели – добиться качественно новых результатов от работы. Результаты недели – не просто сумма пяти дней. К концу недели количество должно перейти в качество. Если менеджер в день выполняет 40–50 контактов, то к пятнице с него нужно требовать не 200–250 контактов, а выставленные счета или полученные заявки. Для каждой должности, области работы вам следует продумать лестницу перехода количественных показателей в качественные. Иначе вы не сможете эффективно планировать и управлять своей деятельностью.

На этом уровне для планирования можно воспользоваться хорошо зарекомендовавшими себя инструментами:

«неделька»;

карта мыслей.

Карта мыслей

Схема рисования такая же, как и в планировании дня. В центр ставим название недели, с какого по какое число. Только вот на орбиту запускаем уже ЗАДАЧИ. То есть пункты, в которых зафиксировано, что хотим достичь к концу этой недели. Удобно разместить такую карту на стене, над рабочим столом. По мере выполнения планов помечать выполненные. Ежедневно у вас есть карта фокуса над недельными задачами.

«Неделька»

Планировать следует понедельно, а не по дню – сверху виднее.

На одной плоскости представлена сетка всех 7 дней недели. Важно именно 7 календарных дней, а не 5 рабочих. По горизонтали расположены дни недели, по вертикали – время работы, с утра до вечера. На рисунке представлен один из вариантов «недельки». «Неделька» – когда все дни календарной недели расположены на одной плоскости. Схема работы с «неделькой» такова. Изначально проставьте месяц и числа около пометок пн, вт и т. д. Далее нанесите на сетку еженедельные дела. То есть что у вас происходит каждую неделю в один и тот же день и время. К примеру, каждую неделю в понедельник с 10 до 11 вы проводите совещание. Получается, это время у вас занято. Укажите это на бланке. И так пройдитесь по каждому из дней, чтобы вынести на бумагу все еженедельные дела, в которых вы принимаете участие. В итоге вы графически увидите, сколько времени вы заняты, а сколько остается свободного времени для выполнения проектной работы. В некоторых крупных компаниях, когда руководители обрисовали свои регулярные задачи, то в сумме за неделю они заняли 40 % рабочего времени! Через минуту им стало понятно, почему не хватает времени на работу. Большую часть графика занимали совещания, планерки, селекторы. Так вот, время, которое не занято регулярными задачами, – это ваше свободное рабочее время для достижения задуманных результатов. Исходя из полученной картины, определите, чего хотите достичь к концу недели, и занесите результаты внизу таблицы.

Планирование дает возможность видеть дальше, чем идешь.

(Светлана Ефремова, г. Екатеринбург)

Теперь «неделька» готова к употреблению. Всегда держите ее рядом, чтобы можно было вносить изменения. Каждый вечер переносите из «недельки» в план дня нужные задачи. Когда появляются входящие задачи не на сегодня, открывайте «недельку» и фиксируйте их. Имея такой мониторинг задач на бумаге, вы можете оперативно реагировать на изменения ситуации, принимая качественные решения по распределению времени выполнения.

Во втором разделе данной книги есть глава, посвященная недельному планированию в Outlook 2007. Могу вам сказать, что если на уровне дневных планов бумажные органайзеры имеют преимущества, то в масштабе недельных планов электронные средства на порядок эффективнее. Поэтому рано или поздно практически все перейдут на планирование в электронной среде. Однако бумага никуда не денется.

КОГДА БУМАГА СТАНЕТ ЛИШНЕЙ?

Принятие решений и планирование – два совершенно разных шага одного процесса – управления временем. Планировать, как правило, удобно в электронном органайзере, особенно когда речь касается недельных и более масштабов. А вот принятие решений лучше дается на бумаге, ручкой или карандашом. Когда можно покусать колпачок, помять и выкинуть «неудачный рисунок» и, наконец, определиться в выборе альтернатив. Занести принятое решение в планировщик. Бумага никогда не уйдет из жизни человека. По крайнем мере – успешного, творческого человека. Поэтому в идеале требуется: электронное средство планирования, удобная, приятная вам бумага, блокнотик – что угодно для принятия решений. На своем примере могу показать следующее. Когда я работаю над текстами, будь то статья в СМИ или очередная книга, я работаю за компьютером, набирая текст. Когда создано несколько страниц, мне обязательно нужно их распечатать, чтобы потрогать руками, прочитать, пройтись ручкой, сделать правку. После этого я вношу изменения в электронный документ. За все время моей писательской деятельности есть только несколько статей, которые ушли в производство, минуя бумажную стадию.

Анализ «недельки» позволит мне больше времени уделять здоровью и личной жизни. (Александр Гавриченко, г. Подольск)

Подведем итоги, стыкуя дневной и недельный масштаб. Вечером вы составляете план на следующий день. В течение дня при появлении новых задач вы ставите себе один вопрос: задачу следует выполнить сегодня? Ответ «да» – тогда фиксируете в план дня. Ответ «нет» – записываете в «недельку». У вас под рукой всегда должны быть как минимум два бланка. План на день и «неделька». Это позволит вам быстро фиксировать новые задачи и вносить оперативные изменения в свой график. С момента начала пользования планом дня и «неделькой» на второй-третий месяц у вас выработается привычка. С этого момента планирование будет для вас незаметным и приятным. А результаты работы вырастут на порядок.

Рисунок «недельки»

Глава 6

Отдых и восстановление

Самое важное – баланс сил. Он позволит мне задать новые приоритеты жизни.

В этой главе я расскажу о ключевых сферах успешного человека. Тех областях, в которых ему следует развиваться и расти, чтобы постоянно добиваться жизненного успеха. И так как одной из этих областей является здоровье – поговорим о полноценном сне. Самом главном и обязательном источнике жизненных сил. Главное в отдыхе – это хороший сон. Я покажу, как можно организовать его эффективно.

В жизни человека самым ценным является баланс. Баланс областей жизни. Что сюда входит? Профессиональная сфера, близкие люди, здоровье, самообучение. Основное правило работы со сферами жизни – каждой уделять периодическое внимание. Ежедневно – лучше всего. Раз в неделю – терпимо. Раз в месяц – уже плохо. Если раз в год – считайте, что вы совсем не уделяли ей внимание. Раскроем каждую из сфер более подробно.

Профессиональная сфера. Иногда еще говорят – работа. Это место, где мы зарабатываем деньги. Получаем опыт и проводим минимум треть жизни. Это наш фронт, где мы себя реализуем. Так как мы треть жизни отдаем работе, важно продумать, как наладить качественные отношения в этой сфере.

Близкие люди. Семья, друзья, родственники и т. д. Суть этой области жизни для человека – пополнение запасов энергии. Восстановление сил. Я называю его в противоположность работе – тыл. Это место, где вас любят и ждут в любом состоянии. Поэтому жизненно важно, чтобы в данной сфере был порядок. А порядок может быть только в том случае, если ему уделять внимание. Если в вашей жизни нет близких людей, считайте, что у вас нет надежного тыла, некуда вернуться зализать раны.

Здоровье. Моя любимая область. Здоровье – физиологический фундамент успеха. Представим здоровье в виде градусника со шкалой от 0 % до 100 %. 0 % – труп. 100 % – выспались, отдохнули, поели. Чувствуете себя полными сил. Если вы больны гриппом, с температурой под 39–40 градусов, плюс полный набор всех остальных признаков, то согласитесь, что это можно оценить примерно на 80 % по нашему термометру.

Здоровье – расходный материал успеха. Здоровье – это монета, которой мы расплачиваемся за успех. Поэтому, чем больше у нас данных монет, тем выше ваши возможности в бизнесе. У кого больше здоровья, тот имеет преимущества. Хотите легче расплачиваться за достигнутые результаты – наращивайте базовый капитал здоровья. Здоровье должно стать средством, а не целью! Цель – это ваши мечты, желания, надежды, которые вы оформляете на бумаге. Приятная новость – здоровье в ваших руках. Примеров тому – сотни только в нашей стране. Не будем далеко ходить, замечательный пример – Валентин Дикуль. Человек, потерявший здоровье, снова его обрел, благодаря своему желанию, самодисциплине. Как только мы понимаем, что здоровье есть средство для наших целей, нам куда больше хочется о нем заботиться, чем раньше.