Тайм-менеджмент в два счета - Александр Горбачев

Александр Горбачев

Тайм-менеджмент в два счета

Предисловие

Как многие современные руководители, я постоянно живу в состоянии цейтнота, так как работы всегда вдвое больше, чем возможно сделать, даже работая по 12–14 часов в сутки. За последние 10 лет я уже смирилась с тем, что этот «снежный ком» ежедневно растет и надо просто научиться не получать стресс от этого факта.

Естественно, я старалась и стараюсь решить эту проблему. Я изучила много литературы по управлению временем, но следуя некоторым советам, начала успевать значительно больше, чем ранее. Но большинство советов, приведенных в прочитанных книгах, казались мне нереализуемыми – ЧТО делать понятно, а вот КАК это делать?

Книга Александра Горбачева – одна из немногих, которые дают ответ на этот вопрос. Все рекомендации доведены до алгоритмов, причем реально применимых в повседневной офисной жизни. Я читала книгу долго – недели две, потому что выделяла на это не более 40 минут ежедневно. Но эта книга хороша тем, что совершенно необязательно изучить ее всю, чтобы потом начать работать и жить по-новому. Ведь все мы знаем, что «лучше день потерять, потом за час долететь», но где же нам взять этот день, который не жалко потерять? Как часто мы откладываем применение новых технологий, потому что нет времени их хорошо освоить. Рекомендации, приведенные в этой книге, можно применять немедленно, каждую в отдельности, не нужно выделять время на длительную подготовку. И даже бессистемное их применение даст положительный результат.

Несмотря на то что я и до того, как эта книга попала мне в руки, довольно много знала о тайм-менеджменте, благодаря многочисленным книгам, статьям и тренингам, в книге Александра Горбачева я нашла много новых для меня идей, решений и техник. Особенно интересными стали следующие разделы.

Рекомендации по постановке целей и разрешению конфликтов целей: Александр предлагает очень интересный алгоритм формулирования целей, основанный на общеизвестном принципе SMART, но более простой и наглядный, а также весьма полезный инструмент «Матрица сравнений», применимый не только для целей тайм-менеджмента, но и для решения самых разных задач.

Способы развития «чувства времени»: простые приемы, позволяющие сделать процедуру хронометража (довольно нудную и отбивающую у многих желание работать над собой далее) легкой и экономичной по времени.

Рычаги эффективности рабочего дня: настоящая энциклопедия конкретных приемов, позволяющих сэкономить от одной до 30 минут. Четыре приема в день – и набралось полтора-два часа времени. Рабочий день уже не 12, а всего 10 часов!

Эффективный сон: книга Горбачева, единственная из прочитанных мной, содержит рекомендации по оптимизации сна. Учитывая, что этому приятному занятию человек посвящает треть жизни, это чрезвычайно полезные советы.

Работа с MS Outlook: так как времени на изучение раздела «Помощь» и толстых справочников по программному обеспечению у офисного работника нет, этот раздел таит в себе много открытий даже для опытных пользователей.

Являясь руководителем крупного учебного центра, я хорошо знаю мотивы, которые обычно побуждают людей посещать наши семинары и тренинги. Один из самых распространенных – возможность познакомиться с опытом многочисленных коллег-участников. Уникальность книги Александра Горбачева состоит в том, что удовлетворить эту потребность можно, даже не посещая его тренинг. Автор приводит такое огромное количество случаев и ситуаций из своей тренерской практики, что у читателя создается ощущение, что он, прочтя книгу, пообщался с десятками других менеджеров, узнал об их находках и «фирменных рецептах».

Я уверена, что книга «Тайм-менеджмент в два счета» принесет большую пользу не только тем читателям, которые впервые познакомились с понятием «управление временем», но и многоопытным менеджерам, не один год применяющим его принципы на практике. Ведь у всех нас есть возможность еще чуть-чуть поднять свою эффективность – хотя бы на 5 %. Но, может быть, именно эти 5 % увеличат прибыль вашей компании на 100 %, а вашу удовлетворенность жизнью на 200 %?

Ирина Ткачева, управляющий партнер Учебного центра SRC

Введение

О сколько книг я видел разных,

Багровых, синих, золотых,

Простых и сложных, тонких, толстых,

Вот только знаний мало в них…

Сегодня мою книжную полку украшают 162 книги по тайм-менеджменту. И это только книги, изданные на русском языке. Есть еще десяток зарубежных изданий, большей частью на английском. Что нового можно написать? Прочтя 80 % литературы по управлению временем, могу сказать, что писать есть о чем. Большинство книг – перепев одного и того же. При этом возникает такое чувство, что сами авторы никогда лично не вели хронометраж, и если их попросить показать свой органайзер, то они скажут «забыл дома!» – такой замечательный ответ я услышал на одной из презентаций от тренера по тайм-менеджменту. Ай, люблю я конкурентов! Пока они есть – есть куда стремиться. И самое главное, понимаешь: то, что ты делаешь, – на порядок выше качеством.

Вот мы и подошли к цели данной книги. Во-первых, данная книга – исключительно живой опыт. Мой личный плюс клиентов нашей компании, руководителей, прошедших мои тренинговые программы. Во-вторых, стиль моих книг – разговорный. Простой, «ежу» понятный даже – так шутят участники тренингов. Моя позиция на 100 % резонирует с позицией Джина Желязны, который пишет в книге «Говори на языке диаграмм»: «чтобы человек быстро понимал суть, схватывал смысл, упрощайте сложные конструкции, гистограммы, таблицы и т. д. Простота – ключ к пониманию». Трудно не согласится с давно известной истиной, все гениальное – просто!

Да, книги в моем изложении просты, понятны, ярки, эмоционально насыщенны. При этом каждая страница потребует от вас многократной практики, для того чтобы отработать навыки работы с собой. Усваивайте сразу первое правило успешных людей – ВСЕ ПОЛУЧАЕМ САМИ. Взрослого человека нельзя научить – он может только научиться. А это значит – самостоятельно желать и прилагать усилия к получению знаний, отработке умений и навыков. Если вы собрались прочесть эту книгу – вы уже чего-то хотите, меня как автора это радует. Поэтому двигаемся дальше.

Книга, которую вы держите в руках, состоит из двух разделов. Первый — «Персональная эффективность: методы успевать все» – посвящен раскрытию области «как успевать все?». Раздел состоит из нескольких глав. Первая глава «Территория тайм-менеджмента» раскрывает тайм-менеджмент во всех его красках. В главе «От мечтаний к достижению целей» излагается, как ставить цели, чтобы их хотелось добиваться. В главе «Устройство человеческого сознания» анализируются сильные и слабые стороны человека в отношении времени. Как нужно структурировать потоки информации, чтобы в «голове все помещалось». Следующая глава – «Принятие управленческих решений», здесь автор раскрывает методы, позволяющие выделить ключевые события в жизни, на которые нужно обязательно успеть, а также инструменты, позволяющие сконцентрироваться и выполнить требуемую задачу. Глава «Планирование деятельности» показывает, как скомпоновать рабочий день, чтобы не «сгореть» на работе и при этом все успеть. Акцент в данной главе делается на составление реалистичных планов, поскольку планируют все, но не все подходят к этому процессу реально. И завершает первый раздел глава «Отдых и восстановление». В ней описаны четыре ключевые области жизни, которым следует периодически уделять внимание, чтобы поддерживать баланс жизненных сил. Также есть очень практическая информация об эффективном сне, как меньше спать и больше высыпаться.

Второй раздел книги «Реализация тайм-менеджмента на Outlook 2007». В этом разделе шесть глав. Каждая глава посвящена одной из частей программы Outlook 2007. Ключевыми главами этого раздела являются «Предварительная настройка MS Outlook 2007 для эффективной работы» и «Организация поиска информации». Эти две главы обеспечивают резкий скачок в скорости и удобстве работы с электронным органайзером. Остальные главы рассказывают, как планировать дела, работать с почтой и управлять контактами в вашем компьютерном помощнике. Книга насыщена цитатами участников моих тренингов. Они приводятся в виде кратких откровений по ходу изложения материала. Все имена реальные.

Итак, чтобы управлять собой во времени, вам следует сделать всего два шага: прочесть первый раздел книги – как выстроить персональную эффективность. Освоить второй раздел книги – применить полученные знания на Outlook 2007 – самой популярной и широко распространенной системе электронного планирования.

Да, такой вопрос – не редкость в моей практике. «А что, только через ваши тренинги можно научиться больше успевать?», «А если у меня все хорошо и меня это устраивает?» – чего только не придумают неудачники, чтобы сидеть в своем болоте. К примеру, я только-только выздоравливаю после простуды и пишу эти строки. Сколько есть средств лечения? Много. Каждый из нас назовет несколько, не задумываясь. Можно ли вылечить простуду без антибиотиков? Да, к примеру, ваш покорный слуга уже третий день ограничивал свое питание до нуля, и без таблеток температура спала на второй день. Сегодня прошел кашель и насморк. Вот вам и ответ, может ли человек обойтись без тайм-менеджмента (ТМ)? Конечно, может, если под ТМ мы подразумеваем конкретную систему планирования. Дам свое определение ТМ.