Начни заканчивать! Иди до конца, действуй и побеждай! - Питер Холлинс

Во-первых, включите приоритетные задачи, над которыми на данный момент вы не можете работать ввиду внешних обстоятельств. Это те дела, которые важны в одном или многих отношениях, но ожидают обратной связи от других людей или завершения основных задач. Занесите их в запрещающий список, потому что вы буквально ничего не можете сделать! Не растрачивайте на них свою умственную энергию. Эти дела всё равно никуда не денутся. Просто отметьте, что вы ждёте обратной связи и укажите дату, когда вам нужно спросить, почему ответа до сих пор нет. Затем выкиньте эти задачи из головы, потому что они находятся в чьём-то списке дел, а не в вашем. Вы также можете временно снять с себя дела, попросив консультации у других людей. Так действовать будут они, а вы сможете использовать это время для решения других вопросов.

Во-вторых, включите задачи, не добавляющие ценности вашим проектам. Существует множество мелких, банальных дел, которые не приносят вам никакой пользы. Можете ли вы делегировать их, поручить кому-то другому или даже передать на аутсорсинг? Действительно ли они требуют вашего внимания? Другими словами, стоят ли они вашего времени? И заметит ли кто-нибудь, кроме вас, разницу, если вы делегируете задачу кому-то ещё? Если вы возьмётесь за выполнение задачи сами, не увязнете ли вы в сорняках перфекционизма? Вы должны тратить своё время на большие задачи, которые двигают вперёд весь проект, а не на бесполезные вопросы, замаскированные под важные, например, выбор цвета краски для велосипедного навеса на парковке атомной электростанции, которую вы строите.

В-третьих, включите задачи, которые являются текущими и выполняются, но дополнительная работа и внимание никак на них не повлияют. Эти дела не имеют отдачи. Они – пустая трата энергии, потому что, хотя их и можно улучшить (а есть ли что-то, что нельзя улучшить?), возможные улучшения либо не изменят общую картину, либо потребуют несоизмеримого количества времени и усилий. С любой точки зрения, эти задачи следует считать выполненными. Не тратьте на них своё время и не попадайте в ловушку, считая их приоритетными. Как только вы закончите все остальные дела, вы сможете оценить, сколько времени хотите посвятить их доработке.

Если задача выполнена на 90 % от необходимого вам качества, самое время переключиться на другие, чтобы тоже перевести их с 0 % на 90 %. Другими словами, гораздо полезнее иметь три задачи, выполненные с качеством 80 %, чем одну с качеством 100 %.

Сознательно избегая пунктов из запрещающего списка, вы сохраняете сосредоточенность и упорядоченность. Вы не тратите энергию и время впустую, а ваша ежедневная производительность значительно увеличивается.

Зачем читать меню, содержащее блюда, которых нет в наличии? Это бессмысленно и отнимает время. Не позволяя вашей энергии рассеиваться на те вещи, которые забирают время и внимание, запрещающий список даёт вам возможность сосредоточиться на важном.

Такой подход может оказать сильное положительное влияние на ваш распорядок дня. Чем меньше дел у вас будет, тем лучше. Стресс и беспокойство, созданные бесполезными задачами, только мешают и убивают продуктивность. Запрещающий список освободит ваш разум от бремени слишком большого количества дел, потому что устраняет большинство из них! Вы сможете сосредоточиться на важных делах и постепенно выполнять каждую задачу.

Правило 40-70

В том случае, если мы не обладаем всей необходимой информацией, многие из нас неохотно предпринимают действия, выходящие за пределы зоны комфорта. Но разве информации может быть достаточно?

У бывшего госсекретаря США Колина Пауэлла есть правило на случай принятия решений и действий. Он говорит, что в любой момент, когда перед вами стоит сложный выбор, вы должны иметь не менее 40 % и не более 70 % информации, необходимой для принятия решения. В этом диапазоне у вас достаточно знаний, чтобы сделать осознанный выбор, но не настолько много, чтобы потерять решимость и интерес.

Если вы обладаете менее 40 % необходимой информации, вы, по сути, стреляете от бедра. Ваших знаний недостаточно, чтобы двигаться вперёд, и, вероятно, вы совершите много ошибок. И наоборот, если вы будете гнаться за новыми данными, пока не получите более 70 % (а маловероятно, что вам понадобится что-то сверх этого уровня), вы можете впасть в уныние и ощутить неуверенность. Вероятно, возможность прошла мимо вас, и кто-то другой уже вас опередил.

Если вы находитесь в зоне между 40 % и 70 %, то у вас есть достаточно оснований, чтобы принять решение, руководствуясь интуицией. В контексте Колина Пауэлла, именно так формируются эффективные лидеры: те, у кого интуиция указывает в правильном направлении, приведут свою организацию к успеху.

С целью выхода из зоны комфорта мы можем заменить слово «информация» другими мотивирующими данными: 40–70 % опыта, 40–70 % чтения или обучения, 40–70 % уверенности или 40–70 % планирования. Пока мы выполняем задание, мы также будем заниматься анализом, поэтому такой диапазон уверенности помогает нам склониться к действию.

Если пытаться достичь 70-100 % информированности (или уверенности, опыта и т. д.), недостаток скорости может привести ко многим негативным последствиям. Более того, это может разрушить импульс или убить интерес. Превышение порога в 70 % грозит отсутствием полезной отдачи.

Например, допустим, вы открываете бар, что предполагает закупку большого количества различных видов спиртного. Вы не можете рассчитывать на то, что к моменту открытия у вас в наличии будет абсолютно всё спиртное, которое когда-либо понадобится. Но, с другой стороны, не имеет смысла начинать работу без такого количества, из которого клиенты могли выбирать.

Поэтому вам следует подождать, пока у вас не будет по крайней мере 40 % доступных запасов. У вас появился импульс. Вы считаете, что если вы сможете приобрести больше половины необходимого алкоголя, вы будете в хорошей форме для открытия бара. Да, возможно, вы не приготовите абсолютно все напитки из справочника бармена, но у вас будет достаточно запасов, чтобы покрыть основные напитки с парой вариаций. Если у вас есть около 50–60 % запасов, вы, вероятно, готовы. Когда прибудут оставшиеся запасы, вы уже будете работать и просто включите новые позиции в барную карту. Но если вы будете ждать, пока у вас появится 70 % запасов или больше, вы можете застрять на месте.

Подобный образ мышления чаще приводит к действию, чем к бездействию. Ожидание необходимых 40 % не является пребыванием в зоне комфорта – вы активно планируете свои действия, что прекрасно (если, конечно, это не чрезмерное планирование). Принятие решения до того, как вы будете готовы к нему на 100 % или даже наполовину, – это тот смелый шаг, который быстро выведет вас из удобной безучастности.

Бездействие