Тайм-менеджмент в два счета - Александр Горбачев

Вежливо посмотреть.

Громко разговаривать, мешать.

Сказать «я не слышу сотовый телефон».

4. Внезапные личные проблемы с самим собой (заболел, недомогание).

Держать одного сотрудника в курсе проекта. Строить работу в парах (кластерная модель).

Предусмотреть возможность «виртуальной работы, домашний офис».

Заключить «договор с организмом».

Воспользоваться тонизаторами (чай из целебных трав).

Регулярно принимать витамины, полноценно высыпаться, поддерживать хорошую физическую форму.

Максимально эффективно использовать то время, когда ты чувствуешь прилив энергии и сил, а также особое вдохновение при работе (чтобы на время недомогания оставалось поменьше несделанных дел).

5. Нашествие родственников и/или друзей.

Оговорить с близкими людьми ситуации, когда стоит звонить, а когда лучше подождать.

Обозначить явным образом, что срочно, что важно.

Иметь договоренность с гостиницей: куда их переселить.

В ответ на «Мы приедем», сказать: «Меня нет в городе!».

Частично участвовать в общении с ними, а решение проблем переложить на плечи других. Участие иными ресурсами, а не временем.

Загрузить приехавших родственников сразу, чтобы реже приезжали. К примеру, дать им уборку дома, закупку на рынке и т. д.

6. Животные.

История одной из участниц: «Утром убежала собака, не могу закрыть ворота: она не зайдет, и поехать не могу. Пришлось 30 минут ее искать, в итоге график дня сбит с самого утра…»

Привязать поводок с блокиратором к руке или поясу.

Прорезать дырочку в двери, чтобы могла самостоятельно возвращаться.

7. Природные катастрофы (свет отключили и т. д.).

Разработать алгоритм работы в случае, если нет:

света;

связи;

иные катаклизмы.

Иметь в офисе запас бумажных материалов на случай отказа света либо компьютерной техники.

Продумать энергонезависимые аппараты. К примеру, принтер на батареях.

Воспользоваться методикой «договориться с техникой». Подобная ситуация наглядно демонстрируется в последних 15 минутах фильма «Миссия Серенити».

ПРАКТИКУМ

1. Выберите и выпишите 1–2 приемлемых для вас пункта по каждому из «воров времени».

2. В ближайший месяц практикуйте их и оцените полученные результаты.

Глава 5

Планирование деятельности

Планировать ни много ни мало.

Беру ни больше ни меньше – тогда все успеваю и работаю без стресса.

Планирование – это процесс создания карты будущих действий. Хороший план, как хорошая карта – максимально близка к территории. То есть если ваш план на день на 100 % совпадает с его реализацией, то вы хорошо постарались и учли все случайности и форс-мажоры. Процесс планирования – это определение последовательности ваших будущих действий. Что вы будете делать, когда, как вы будете это делать. И если ответ на вопросы, что и как, у вас есть, то можно сказать, что половина успеха планирования в кармане.

А вторая половина – это ответ на вопрос «сколько времени потребуется на каждый пункт моего плана?». Именно эту информацию предоставляет нам чувство времени. Без чувства времени планирование бессмысленно, потому как мы не можем предсказать, сколько реально дел за день успеем выполнить. Получается, что чувство времени – фундамент планирования. Это базовая информация, как «первичка» в бухгалтерии. Когда все формулы и формы уже настроены, а исходные данные еще не пришли. Именно поэтому начинать осваивать планирование следует с развития наших внутренних часов. Эта глава посвящена развитию важнейшего навыка – определению временных затрат для будущего планирования.

Планируя, мы живем более естественно.

На днях договорились встретиться с приятелем в полдень на «Пушке». Я подошел туда в 11:55, осмотрелся по сторонам в поисках Игоря и, не найдя его глазами, достал журнал и увлекся чтением. Прошло уже 20 минут после назначенного срока, когда меня дернули за рукав. Игорь с виноватой миной развел руками:

– Прости, опять опоздал. Вроде и спланировал, и пробок не было, но. сам видишь! Как будто время со мной играет в прятки. Вечно опаздываю, куда бы ни отправлялся. Особенно обидно, когда важная встреча, а ты приходишь на 10–15 минут позже, чем договорились.

– Ладно, не отчаивайся. Наверно, у тебя слабо развито чувство времени, потому и не можешь вовремя появляться там, где спланировал. Отсюда и складывается впечатление, что «время играет с тобой в прятки».

– А что такое чувство времени?

В самом деле, что такое чувство времени? Это внутренний голос, способный дать ответы на вопросы следующего плана: «Сколько времени займет подготовка отчета о выполненном проекте?», «Сколько ехать от дома до офиса?», «Который сейчас час?». Собственно, для многих этот голос известен как «внутренние часы». Вот как иллюстрирует эту способность человеческого организма известный изобретатель Г. С. Альтшуллер: «.Я просто чувствую движение времени, выработалось такое качество. Знаю, сколько «стоит» та или иная работа. Чувствую полезную загруженность времени, и если она мала – это воспринимается как состояние физического дискомфорта.» Чувство времени – физическое ощущение его движения. Восприятие телом, а не умом. И это очень важно. Потому что телесное восприятие – функция, не требующая вмешательства сознания. Следовательно, оно дает нам возможность разгрузить мозг для любой другой деятельности. Важное уточнение – чувствовать время, а не считать (прикидывать) в голове, сколько займет та или иная работа.

Многие заменяют чувство времени сознательным расчетом. Раскладывают цепь событий на звенья и фиксируют длительность каждого звена. Далее суммируют и получают продолжительность события. Этот подход умозрителен, а чувствовать время можно только телом, практически на рефлекторном уровне. Центр чувства времени располагается чаще всего в области грудной клетки. У некоторых – в окрестностях сердца, у других – ближе к животу. Задайте себе вопрос: «Сколько по времени я буду выполнять это упражнение?» И постарайтесь определить, откуда вы получаете ответ. Прикидываете в голове, который час? Вспоминаете, когда последний раз смотрели на часы? Определяете время по внешним факторам (звон часов, приход коллеги.)? Или перемещаете свое внимание в область груди? Сосредоточиваетесь на своих ощущениях? Фактически вы задаете ряд вопросов: «Это займет 10 минут? 5 минут? 20 минут?» Получаете ответ «да» или «нет» и через ряд таких вопросов вы приближаетесь к правильному ответу, когда почувствуете комфортное состояние – «именно столько, 20 минут!» Обычно это приятная тяжесть, некая неторопливая пульсация в груди.

Чувство времени позволяет четко планировать время, избавляет от авралов. (Людмила Колонова, г. Тюмень)

Чувство времени есть у любого нормального человека. Отличия – лишь в точности определения времени. Свои внутренние часы мы вырабатывали с детства. Именно тогда, в детстве, день казался длинным и время тянулось. Именно тогда наше чувство времени было латентным и давало большие погрешности. Взрослея, мы уже четко знали, что урок длится 45 минут, перемена – 10 минут, дорога от школы домой – 15 минут. И сейчас каждый из нас может сказать, сколько времени займет то или иное событие, особенно если мы делали его многократно. Будь то домашние дела, различного рода рабочая рутина, время на дорогу от дома до работы и прочее. Чувство времени есть у каждого из нас. Только у одних оно работает с точностью до минуты, а у других разлаженно, плюс-минус полчаса – это норма жизни. К чему приводит такая разлаженность внутренних часов – мы рассмотрим чуть позже.

Зачем нужно чувство времени?

Чувство времени имеет огромное значение для успешной работы и вообще жизни человека. Посмотрим, где конкретно применимо оно, какое положение занимает по отношению к другим компонентам управления временем.

Чувство времени имеет большое значение в планировании деятельности. Многие из нас составляют план на день, но только единицам удается сделать все так, как задумано. И дело не в том, что мы не умеем планировать. Планировать умеем: расписываем задачи на день, отмечаем длительность каждой задачи, ставим приоритеты. И, несмотря на это, выполнение планов срывается. Почему? Что вы говорите себе, когда, запланировав на поиск в Интернете 60 минут, реально потратили 180? «Слабый канал.», «Ну, Интернет – такое дело, затягивает.», «Меня отвлекали.» – вы можете привести массу причин. И только одно следствие – ВАШ ПЛАН НЕ ВЫПОЛНЕН. А значит, он не был реален еще на стадии составления. Вы успешно строите иллюзорные планы, которые на практике терпят фиаско.

Планирование дает возможность управлять своей эффективностью. (Сергей Левушкин, г. Москва)