Как говорить «нет» без угрызений совести. И сказать «да» свободному времени, успеху и всему, что для вас важно - Патти Брайтман

Как критиковать за выполнение конкретной задачи

Уточните, что именно должно быть исправлено, и возложите ответственность за это на сотрудника.

• Я думаю, что вашу презентацию можно сделать намного более убедительной. Вам надо добавить в нее больше фактов и получше организовать материал. Давайте-ка мы сейчас об этом поговорим, а после этого вы ее доработаете.

• В отчете о продажах должно быть намного больше деталей, чем вот тут у вас. Переделайте его, пожалуйста, и включите в него следующее…

• Табели, которые вы предоставили, недостаточно полные для использования в отчете о работе отдела. Пожалуйста, доработайте их, добавив…

• В вашем отчете четыре опечатки. Я не стал их править — подумал, что для вас будет полезно найти и исправить их самостоятельно. Возьмите себе, пожалуйста, за правило внимательно считывать материал, прежде чем направить его мне.

Как говорить «Это ваша работа — делайте ее»

• Я могу снова сделать это сам, но тогда вы никогда не приобретете навык, который является частью вашей работы. Я хочу рассчитывать на вас. С этого момента вы полностью отвечаете за эту функцию.

• Я приобрел вредную привычку дорабатывать ваши отчеты. Но думаю, что будет намного правильнее, если вы просто будете относиться к работе более внимательно. С сегодняшнего дня я буду возвращать их вам на доработку, если найду какие-то недочеты (в этом случае вам надо детально пояснить, что именно вы ждете от этих отчетов).

• Я знаю, что вам не очень нравится поддерживать порядок и пополнять склад канцелярских принадлежностей. Но это — часть ваших обязанностей, а сотрудники должны быть обеспечены всем необходимым и легко находить то, что им может потребоваться. Пожалуйста, поставьте поддержание порядка в этом помещении в свои приоритеты.

• Чтобы преуспеть на этой работе, вы должны развивать бизнес. Я знаю, что заниматься холодными звонками никто не любит, но мы — торговая компания, и это один из способов привлечения новых клиентов. Каждый сотрудник на вашей позиции должен совершать ___ звонков перспективным клиентам в неделю. Вы готовы подтвердить мне, что в будущем сможете достичь этой цели?

Как отказывать сотрудникам в их просьбах

Отсутствие на работе

• Предотвращение: попросите сотрудников предупреждать вас как можно раньше, если им может потребоваться временно отсутствовать в течение рабочего дня по их личным делам. Объясните, что это необходимо вам для того, чтобы избежать каких-либо нежелательных накладок. И предупреждайте сотрудников об ожидаемых пиковых нагрузках, чтобы они не рассчитывали на возможность отсутствовать в этот период.

Если загрузка подразделения совершенно не позволяет вам отпустить сотрудника, объясните, почему вы не можете этого сделать:

• Нам предстоит региональное совещание руководителей, и до него я не могу предоставить вам отпуск. Нужно будет подготовить огромное количество материала, а мы и так уже выбились из графика. Прошу вас подождать с отпуском до окончания этого совещания.

Может быть, сотрудница сама может помочь вам дать согласие? Попросите ее помочь в решении проблем, которые могут возникнуть во время ее отсутствия:

• В понедельник вечером у нас всегда полно работы, и все сотрудники должны быть на месте. Но если вы найдете себе замену, я не буду возражать против вашего отсутствия.

• Эту презентацию нам необходимо отправить во франкфуртский офис до конца сегодняшнего дня. Если вы можете вернуться после встречи и закончить ее, я могу разрешить вам отсутствовать пару-тройку часов сегодня после обеда.

Повышение зарплаты

Ваша возможность поощрять достойных сотрудников может быть ограничена бюджетом и другими факторами, от вас не зависящими. Хотя вы и должны отдавать себе отчет в этих ограничениях, нужно каким-то образом идти навстречу ожиданиям сотрудника, если вы не хотите, чтобы он ушел, хлопнув дверью. Любому подчиненному приятно сознавать, что вы цените его вклад в работу и ищете возможность вознаградить за достижения. Но будьте внимательны — нельзя обещать то, чего вы не сможете выполнить:

• Вы сделали очень много полезного, и я должен сказать, что вы прекрасный член команды. Вы заслуживаете продвижения в рамках нашей организации, и как только такая возможность появится, я сделаю все необходимое, чтобы вы получили повышение. Сейчас у меня нет свободной должности, но в ближайшем будущем ситуация может измениться. Не могу ничего гарантировать, но, как только увижу возможность для вашего карьерного роста, я буду на вашей стороне.

Даже среди самых ценных сотрудников не все являются суперзвездами. Иногда вам следует привести ожидания сотрудника в соответствие с реальностью:

• Я знаю, что вы не совсем удовлетворены суммой повышения вашей зарплаты в этом году. Думаю, вы знаете, как я доволен вашей работой и как ценю ваш вклад в общее дело. Но мне нужно быть справедливым — другие сотрудники отдела также показывают неплохие результаты, вполне сопоставимые с вашими. На самом деле у меня ограниченный фонд для повышения зарплаты, который приходится распределять между всеми сотрудниками, и конечно, мне бы хотелось, чтобы он был побольше. Так что в этих обстоятельствах мне кажется, что сумма вашей прибавки выглядит справедливой.

Иногда бывает нужно совсем отказать, поскольку вы не считаете, что сотрудник достоин повышения зарплаты. Скажите, что ему необходимо совершенствовать в своей работе для достижения лучших результатов и получения возможности прибавки или карьерного роста. Если текущая должность не предусматривает четко прописанных целей и задач, обязательно обозначьте их. Это необходимо вам для объективной оценки работы сотрудника.

• Я не смогу с чистой совестью повысить вам зарплату до тех пор, пока ваши результаты существенно не улучшатся по сравнению с нынешними. Давайте еще раз посмотрим на цели, которые сформированы для вашей позиции, и определимся, что вам нужно делать, чтобы быть более эффективным сотрудником. Если вы хорошо потрудитесь в течение следующих шести месяцев, мы сможем рассмотреть повышение зарплаты по результатам отчетного периода.

• Глядя на ваши результаты, я не готов прибавить вам зарплату прямо сейчас. Если честно, вижу множество областей для совершенствования. Я буду рад, если вы улучшите свои достижения, и предлагаю вам прямо сейчас обсудить, что нужно для этого сделать.

• Вы показываете неплохие результаты, и в целом я удовлетворен вашей работой. Но я не уверен, что этого достаточно для того, чтобы возложить на вас дополнительную ответственность прямо сейчас. Прежде чем я смогу рекомендовать вас для повышения, я хочу увидеть действительно выдающиеся результаты. Если вы готовы этого добиваться, давайте обсудим, что именно нужно сделать для того, чтобы обоснованно рассчитывать на повышение.

Как бы вам ни хотелось ссылаться при отказе на «существующие правила организации», в офисной жизни такое поведение выставляет вас в роли незначительного бюрократа, каковым вы можете начать себя ощущать. Если это так, не будьте слишком многословным!

• Как я понимаю, вы хотите повышения зарплаты. В нашей компании прибавки назначаются после ежегодной аттестации сотрудников. На основе результатов, полученных с помощью стандартизированной системы оценки, рассчитывается сумма повышения для каждого сотрудника. Когда вы отработаете здесь год, мы оценим ваши успехи и примем соответствующее решение.

Профессиональный отказ: как отказывать кандидатам на должность

Линда Уэйд — специалист по работе с персоналом. Она занималась наймом, компенсациями и льготами, а также решением вопросов с персоналом в нескольких крупных корпорациях. Ее работа подразумевает постоянные отказы соискателям, и в какой-то степени она стала в этом профессионалом.

Вот как Линда рекомендует отказывать кандидатам на должность:

1. Будьте готовы объяснять

Если я отказываю кандидату, он имеет право знать, почему я это делаю. Некорректно оставлять людей в неведении относительно причин отказа и заставлять их гадать, почему так произошло.

Недавно мы проводили собеседование с молодым человеком на менеджерскую позицию начального уровня. Он встретился с несколькими руководителями, которым показалось, что он недостаточно подготовился к собеседованию — а это, по их мнению, плохой признак. Мы были вынуждены отказать ему. Когда я ему об этом сообщала, я подчеркнула, что, несмотря на то, что он произвел хорошее личное впечатление (а это соответствовало действительности), ему следовало лучше подготовиться в части своих знаний и навыков. Он попросил привести ему конкретные примеры, и я смогла это сделать. Конечно, он был расстроен, но ему легче было принять это решение после того, как он понял его причины. И, кроме того, он получил конструктивную обратную связь, которая может пригодиться ему в будущем.