Настольная книга бизнес-администратора - Е. Добронравова

Правило № 7. Устанавливайте жесткий регламент на переговорах.

Определяйте временные затраты для выполнения определенных задач. Продолжительность выполнения той или иной работы обычно зависит от имеющегося в распоряжении времени. Очень часто деловые люди жалуются на слишком затяжные и нерезультативные переговоры. Обсуждать следует все самое необходимое, но не более часа. Этого времени вполне достаточно для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Кстати, о назначении времени переговоров. Лучше всего встречу планировать на 11 часов утра, тогда есть гарантия, что она непременно закончится к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом, нежели вы бы назначили на час раньше или позже обеда. Время – деньги, и если последние постоянно считают, то временные затраты, в конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, крайне редко кто учитывает.

Правило № 8. Выполняйте большие задания небольшими частями.

Из-за того что результат отдален по времени, людям свойственно уклоняться от крупных и сложных заданий или затягивать с их выполнением, проще говоря, откладывать их в долгий ящик. Цели и проекты при планировании времени руководителя тоже следует разбивать на небольшие блоки и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по полтора-два часа. Это надо выполнять систематически, иначе можно и не справиться в установленный срок. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение других оставшихся задач.

Правило № 9. Устанавливайте для себя сроки выполнения дел категории «А».

Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. В каждой организации, подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к отклонению запланированных важных дел. Стоит ли делать это, решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств. Ограждать себя от такого рода моментов можно и нужно. Если же заранее в рабочем календаре забронировать определенные временные блоки для выполнения своих начинаний и воспринимать их, как заранее запланированные совещания или деловые встречи, к тому же выделить их тем же цветным маркером, который вы используете для обозначения всех своих важных дел, то это выработает определенный психологический настрой на обязательность их выполнения. Когда вы станете в дальнейшем заносить в календарь сроки новых переговоров, совещаний, то встретите свою прежнюю запись и будете вынуждены перенести намечаемое мероприятие на другой срок.

Правило № 10. Обязательно согласовывать план дня с секретарем.

Для того чтобы создать лучшие условия для своей работы, необходимо согласовать свои планы на день и приоритеты с секретарем. Он будет в курсе ваших дел и поможет оптимально распланировать день. Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой – снижает как минимум наполовину.

Правило № 11. Учитывайте в рабочих планах перепады своей работоспособности.

Практически все из нас ощущают на себе, что в течение рабочего дня работоспособность, производительность труда падает. И происходит это даже независимо от того, «жаворонок» вы или «сова». Поэтому необходимо запланировать наиболее важные дела на пик вашей работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать намного больше и с лучшим результатом, чем в период снижения работоспособности. Рутинную работу, не имеющую большого значения, следует переносить и выполнять в послеобеденное время. При планировании рабочего времени на день необходимо помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня. В период наивысшей работоспособности целесообразно назначать деловые встречи с клиентами и переговоры, проводить собеседования с сотрудниками, совещания. В период спада работоспособности можно заняться консультациями и телефонными звонками, диктовкой писем, разбором корреспонденции.

Не важно, кем или чем вы руководите – крупной фирмой, маленькой организацией, группой единомышленников или семьей, но от организации вашего времени и, следовательно, времени ваших подчиненных непосредственно зависит успешность действий и скорость развития организации.

Многие специалисты-практики дают советы по эффективному планированию своего рабочего времени, к которым также стоит прислушаться.

Необходимо хорошо позавтракать и без спешки – на работу. Не выспавшись, без завтрака как можно скорей на работу – такой старт может просто испортить день! Если нет времени для неспешного завтрака, то это – вопрос установления приоритетов, нужно просто раньше ложиться.

1. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий концентрации сил.

2. Приступать к работе без раскачки. Следует категорически отказаться от такой привычки, как многоразовые приветствия, обсуждения последних новостей. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы не робот. Однако их лучше перенести на менее напряженное время, например обеденное и послеобеденное.

3. Подготовить к работе свой письменный стол утром. Убрать со стола все ненужные для решения задач группы «А» бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Порядок на столе стимулирует порядок в мыслях.

4. Устанавливать сроки. Сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. Надо стараться приспосабливать их к своим интересам, планировать вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи. Это часто получается легче, чем вы думаете. Для поручения дел подчиненным лучше давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи.

5. Своевременно делать паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность сугубо персональны. Главное – делать их регулярно.

6. Избегать скачков в работе и всегда стараться доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает ваше время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанные однажды действия.

7. Необходимо использовать временные промежутки. Не рекомендуется оставлять незаполненными промежутки времени. Когда они появляются, нужно использовать их с максимальной пользой.

8. Необходимо завершать несделанные дела. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) рекомендуется завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять завалы.

9. Контроль за результатами и самоконтроль – важнейшие функции управления. Контроль и самоконтроль – важнейшие параметры организация труда. Сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов – непременное условие нормальной работы.

10. План на следующий день лучше всего составлять накануне вечером, а утром его перепроверить.

Чувство времени – очень важная часть управления собственной жизнью. Управление временем невозможно без наличия чувства времени. Нужно его развивать, приложить немного усилий – и довольно скоро получите ощутимый результат. Лучшее, что мотивирует в работе, – это положительные результаты приложенных усилий, тем более если эти результаты адекватны затратам.

Мозг человека содержит в себе механизм целеполагания, который безошибочно направляет и ориентирует на достижение определенных целей. Благодаря этому механизму человек добивается любой поставленной перед собой цели, если только она ясна, а он при этом достаточно настойчив. Процесс достижения цели происходит почти автоматически. Но именно целеполагание и является главной проблемой для большинства людей.

Величайший враг потенциала в достижении успехов и свершений – зона комфорта, стремление застрять в колее и сопротивляться всем переменам, пусть даже и позитивным. Каждому свойственно бояться и избегать перемен, желать, чтобы все оставалось, как есть, но одновременно и улучшалось. Однако любой рост, прогресс, развитие требуют перемен. Перемены неизбежны, жизнь никогда не стоит на месте. Она всегда меняется в том или ином направлении. Ситуация становится то лучше, то хуже, но никогда не остается прежней.

Правила и советы по планированию рабочего дня, которые мы предлагаем, не носят строго обязательного характера. Некоторые из них могут показаться бесполезными, однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных практических ситуациях. Мы не настаиваем на том, что необходимо применять их все, так как каждый человек устроен по-своему, и к каждому нужен индивидуальный подход. Необходимо воспользоваться всеми перечисленными методами и выбрать для себя наиболее эффективные и оптимальные, те, которые позволят вам лучше организовать своей рабочий день. В управлении известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, т. е. любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени. Следует знать: время не менее ценный капитал, чем деньги, так как последние являются зачастую следствием организации первого.