Образцы кадровых документов с комментариями. Практическое пособие - Ольга Скачкова

У читателя может возникнуть вопрос: если нет необходимости, согласно ТК РФ, в составлении должностной инструкции, зачем автор предлагает работодателям приступить к ее разработке? Дело в том, что в трудовом договоре предписывается (ст. 57 ТК РФ) излагать трудовую функцию, а именно: работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, а также конкретный вид поручаемой работнику работы, который означает выполнение определенных обязанностей работником. Однако, кроме обязанностей, существуют и права. В трудовой договор по соглашению сторон, как установлено в ст. 57 ТК РФ, могут включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Сразу можно подумать, что права и обязанности могут включаться, а могут и не включаться в трудовой договор. Однако в ст. 57 ТК РФ также предусмотрено, что невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей. Поэтому, чтобы изначально было все четко и ясно, в трудовом договоре надо прописать права и обязанности работника. На практике же бывает так, что в трудовом договоре необходимо изложить довольно широкий перечень прав и обязанностей работника, который занимает очень много места в тексте трудового договора. При этом текст трудового договора становится громоздким и неудобным при изложении других необходимых условий договора. Не каждый человек имеет способность запомнить и усвоить большое количество информации, изложенной в одном документе, что в последующем приводит к непониманию между работником и работодателем. Эту проблему решить несложно. К трудовому договору можно правомерно оформить приложение, называемое должностной инструкций, на которую делают ссылку в трудовом договоре. В должностной инструкции можно очень подробно изложить перечень должностных обязанностей. А прочтение и восприятие содержания трудового договора становятся более удобными, понятными, запоминаемыми.

4.2. Должностная инструкция – локальный нормативный акт

Должностная инструкция – это локальный нормативный акт работодателя (ст. 8 ТК РФ). Кадровику необходимо знать, что должностная инструкция разрабатывается не для конкретного работника, например, для Иванова А.С., а для конкретной должности, например, для должности бухгалтера, на которую может быть принят Иванов или Петров, или еще кто-то. Применение должностной инструкции, являющейся составной частью трудового договора и в то же время отдельным юридическим документом, имеет много достоинств. В должностной инструкции можно не только четко зафиксировать обязанности, но и отразить права и профессиональную ответственность работника, особенности организации производства, труда и управления. Работник, подписывая не один трудовой договор, а два документа (трудовой договор и должностную инструкцию), серьезнее понимает свою ответственность перед работодателем. С другой стороны, если работодатель заставляет работника заниматься не теми обязанностями, которые подробно отражены в должностной инструкции, работнику легче отстоять свои права. Работодатель, имея в делопроизводстве должностные инструкции, также использует их в разрешении трудовых конфликтов с работниками. На основании должностной инструкции он может наложить дисциплинарное взыскание, уволить работника в период испытательного срока. Используют должностную инструкцию и при проведении сокращения численности или штата сотрудников, и при перемещении работника на другую должность, и при временном исполнении обязанностей по должности, а также при проведении аттестации, в судебных разбирательствах.

4.3. Положение о должностной инструкции

Для того чтобы должностная инструкция стала обязательным документом, применяемым в деятельности конкретного работодателя, ему нужно разработать локальный трудовой акт, который называется Положением о должностных инструкциях. Положение должно содержать инструкцию о порядке и правилах составления должностной инструкции. В Положении необходимо обозначить должностное лицо, которое обязано заниматься разработкой должностных инструкций к штатным должностям. Таким лицом может быть кадровый работник или руководители функционирующих структурных подразделений, в структуру которых предполагается вводить новые должности, поскольку они лучше всего знают специфику своей сферы деятельности. Данную обязанность, кстати, следует также отразить и в самой должностной инструкции к должности кадрового работника или иного лица, которому предназначено заниматься разработкой должностных инструкций. Надо сказать, что не каждый специалист своего дела является специалистом по составлению должностной инструкции.

Положение о должностной инструкции должно служить для них руководством по разработке должностной инструкции. Положение должно быть составлено так, чтобы разработчику инструкции было достаточно знаний для того, чтобы грамотно составить должностную инструкцию. В Положении должно быть подробно изложено, какие действия будет осуществлять разработчик должностной инструкции при составлении должностных обязанностей работника. Например, как он будет использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37).

Наемные работники приходят и уходят, а единые правила, закрепленные в данном Положении, остаются в деятельности работодателя надолго. Если работодатель, например, индивидуальный предприниматель, самостоятельно занимается приемом на работу, то самому работодателю и придется разрабатывать указанный документ. Такому предпринимателю не надо пренебрегать и отказываться от разработки Положения о должностной инструкции и от составления должностных инструкций к должностям. Что с того, что в штате работодателя один-два сотрудника, они же наемные и могут увольняться. На вакантное место будут приходить новые сотрудники, а Положение о должностных инструкциях и должностные инструкции к должностям будут действовать постоянно, независимо от того, кто будет занимать штатную единицу: Иванов или Петров, или Сидоров и т. д. Требования, изложенные в локальных трудовых актах, над которыми однажды потрудился работодатель, будут применяться к каждому новому работнику и принесут предпринимателю только пользу и удобство в работе.

Используя в своей деятельности Положение о должностных инструкциях и разрабатываемые на его основе должностные инструкции, работодатель закладывает успешную систему и методы руководства и управления персоналом, определяет меры определенного поведения работника в соответствии с законодательством Российской Федерации, обосновывает рациональное разделение и организацию профессионального труда.

4.4. Разрабатываем на практике должностную инструкцию

«Каждой штатной должности – должностная инструкция» – вот девиз для разработчика должностной инструкции. При разработке должностной инструкции кадровик должен руководствоваться локальным трудовым актом работодателя – соответствующим Положением о должностных инструкциях, в котором содержатся рекомендации по разработке должностной инструкции. Разработчик должен понимать задачи конкретной должности, которая введена штатным расписанием, для которой он обязан разработать должностную инструкцию.

Задачами должностной инструкции являются:

1) правильный подбор, расстановка и использование кадров;

2) определение содержания выполняемых трудовых функций работников;

3) определение мер требовательности работодателя к дисциплине работника, а также к его должностной компетентности и должностной ответственности;

4) обеспечение единства при определении должностных обязанностей для группы должностей;

5) разграничение функций, полномочий и ответственности между работниками. Должностная инструкция имеет единую структуру построения, которую разработчик может взять за основу.

Подробная структура должностной инструкции.

В верхней части инструкции указывают полное наименование организации (предприятия), его организационно-правовую форму. Здесь также располагают сведения, когда и кем (руководителем или иным должностным лицом, уполномоченным утверждать должностные инструкции) утверждена инструкция, подпись (и ее расшифровку) лица, утвердившего документ.

Далее пишут текст о том, в соответствии с какой нормативно-правовой основой разработана и утверждена данная конкретная должностная инструкция. Это делают в короткой преамбуле перед разделом 1 инструкции.