Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2 - Александр Горбачев

– У меня за неделю до даты контракта начал побаливать нижний коренной зуб. Да все времени не было. То одно, то другое. Постоянно в делах. Боялся упустить важное. Как оказалось, упустил куда большее – потерял 450 тыс. долларов. Теперь действительно понимаю, что здоровье не может быть на втором месте. Здоровье – это первостепенный приоритет успешного руководителя.

Некоторым нужно на личном опыте понять цену здоровья. Как говорится, пока не заболеешь – не сможешь оценить состояние стопроцентного здоровья. Чтобы научиться ценить что-то, нужно попробовать обойтись некоторое время без этого.

Обучение. Как и в случае со здоровьем, обучение – важное, но не срочное дело. С возрастом понимаешь, что в детстве не дали тех навыков, которые сейчас ох как нужны. В университете учили-учили километры знаний, из которых дай бог только 5–10 % реально пригодились к 30 годам жизни. Вот снова аврал – срочно осваиваем новый программный продукт, латаем дыры студенчества в плане общих практик и т. д. Задача успешного управленца – поставить на регулярную основу получение новых знаний и навыков. Следует взять за ориентир такие цифры: минимум раз в полгода проходить курсы повышения квалификации. И суть здесь не в дипломах и возможности списать это на затраты. Важно, чтобы это были реальные, практичные знания. Применить которые можно уже на следующий день после пройденного обучения. И самое главное, как уже было сказано выше, – пользу в работе приносят только те знания, которые доведены до уровня Навыка и Привычки. Поэтому как только вы получили новую порцию знаний – практикуйте их, чтобы быстрее перекачать на верхние этажи подсознания.

Регулярные задачи. Резервное копирование данных, наведение порядка на рабочем столе и т. д. Все, что требуется делать ежедневно, недельно, месячно. Каждый период времени определенные дела требуют вашего внимания. Если вы своевременно их выполняете, то вы на 80 % снижаете авральность своей работы. Как вам такой масштаб? Вы бы хотели на 80 % сократить свои рабочие пожары? Тогда приступайте к зачистке квадрата «В». Они ждут вашего внимания. Ждут молча. Они не кричат как «А». Но если вы про них забыли, они придут как авралы. И тогда будет поздно бить себя в лоб и кусать локти, говоря «кто ж знал». Теперь вы знаете. Поэтому если ваша работа по-прежнему продолжает быть авральной, вы делаете это уже осознанно. Вопрос один: зачем вам это?

Третий квадрат обозначим как «С» – это задачи срочные, но не важные. Пустышки. Вы отдали им свое время, а взамен ничего. Как лотерейный билет без выигрыша. В чем опасность таких дел? Жизнь, к счастью, конечна, а «С» делают ее пустой. Нам следует заранее определиться, кто такие эти «воры времени», как они к нам подходят. На что они нас ловят, ведь мы каждый день отдаем частичку своей жизни таким паразитам, как ожидания, очереди, пробки, пустые звонки, бесплодный поиск в Интернете, «мертвые» клиенты.

...

ИЗ ЖИЗНИ РОССИЙСКИХ КОМПАНИЙ

Компания Zander. Участники тренинга получают задание написать список авралов, произошедших за последний месяц. После этого идет рассмотрение каждого случая и оценка, это «А» или «В». Менеджер проекта зачитывает список. Все идет хорошо, все согласны, но вот следующий пункт вызывает бурное обсуждение:

– На прошлой неделе у клиента замерз кондиционер. Мы потратили два дня на его «отогрев», работая в авральном режиме. Это однозначно внешний форс-мажор, «А».

– Как это? Это не форс-мажор, а твоя непредусмотрительность, – включается в разговор Алексей, непосредственный руководитель подразделения.

– Откуда я мог знать, что завтра он замерзнет? – защищается менеджер.

– Сколько надо времени, чтобы принять меры «анти-замерзания»?

– 2–3 часа.

– Коль, в Интернете каждый день бываешь. Погоду смотрел? Что там, – 32 по Цельсию! А значит, пулей надо лететь к клиенту, выделить 3 часа на подготовку кондиционера к таким условиям. Это задача «В». И если бы ты это сделал, не пришлось бы потом 2 дня жить в аврале.

Все участники однозначно согласились с тем, что это «В» – задача, которую можно было сделать заранее, а не ждать, пока она созреет до «А»-врала.

Квадрат «D» – неважные и несрочные дела. Иногда их зовут мусорной корзиной. Если дело не важно и не срочно – забудьте про его! Но они зачастую бывают приятны, легки в исполнении. Как игра в бисер, пересчет четок. Поэтому люди ими занимаются. Кстати, если вы поставили себе четкие цели, то оборона от «C» и «D» выстраивается автоматически. Мозг изначально блокирует «воров» времени при наличии четкой, амбициозной цели. Соответственно постановка цели работает и на приоритеты, оборону вашего рабочего графика и личной жизни.

Требуется выработать быструю категоризацию этих звонков. Чтобы сразу, с первых секунд знать, какой сценарий применить к «входящему».

В целом общие выводы по матрице Эйзенхауэра.

1. Дела А можно сократить на 80 % за счет ежедневного выделения внимания квадрату «В».

2. «С» – воры времени, следует выстраивать линии обороны своего времени от таких дел.

3. Постановка целей помогает нам выстроить работу по приоритетам.

4. Планировать можно только задачи «В». «А» приходят сами, вы не знаете, сколько завтра будет форс-мажоров. «С», если есть защита, вам не помешают.

5. Если из 20 рабочих дней 4 дня вы задерживаетесь на работе на час-два, это нормально. 20 % авралов – это здоровый пульс бизнеса. А вот если вы 16 рабочих дней допоздна только и работаете – это показатель того, что пора взяться за квадрат «В».

...

ВОЗЬМИТЕ В РУКИ ЛИСТ БУМАГИ…

1. Напишите список авральных ситуаций, которые у вас возникли за последние 3 месяца.

2. Оцените каждую из них. Кто это? Истинный «А» – форс-мажор, который вы никак не могли учесть, или мимикрировавший «В» – то, что вы не знали месяц назад, но теперь понимаете, что такие ситуации могут быть регулярно, и поэтому вы уже принимаете меры, как этой напасти избежать.

3. Подсчитайте процент «А» и «В», который у вас получился. Соотношение 20:80?

Антиавральные решения

Для быстрого принятия мер в случае возникших форс-мажорных ситуаций хорошо бы иметь «накатанные рельсы» – типовые решения. Как известно, лучший способ избежать опасностей – это подготовиться к ним. Ниже собран опыт российских руководителей и консультантов, которые испытывали те или иные трудности с «ворами времени», – ситуации, которые поедают наше время, не принося никакой пользы. Данный раздел можно использовать как стимульный материал для выработки своих рецептов «антиавральных решений».

Ниже собраны наиболее частые «воры времени», неожиданно возникающие вопросы и проблемы, которые сбивают ваш график, нарушая выполнение важной работы, вынуждают терять концентрацию, отвлекаясь на них. К каждому из них предлагается несколько вариантов решений. При этом не просто авральное реагирование, а упредительные процедуры, которые нужно заранее провести, чтобы потом успешно справляться с неожиданностями. Условно обозначим эти решения как «линии обороны от С», что по матрице Эйзенхауэра означает срочные, но не важные дела. Телефонные звонки Требуется выработать быструю категоризацию этих звонков. Чтобы сразу, с первых секунд знать, какой сценарий применить к «входящему». Далее предлагается ряд категорий входящих звонков и сценариев реагирования.

1. Личные звонки

a. Попросить говорить покороче

b. Опросить перезвонить в другое время

c. Выделить время для личных звонков и предупредить всех близких людей, чтобы они звонили в предоставленные окна

d. Установить автоответчик

e. «Послать на 3 буквы»: Напиши все по SMS. «А если есть что по делу – пришли SMS!»

2. Профессиональные звонки

a. Звонки от руководства

I. Фраза: «Извините, я сейчас разговариваю с клиентом»

II. Фраза: «Я по межгороду говорю»

III. Упреждать, звонить перед началом задачи, требующей концентрации, и уточнять «что от меня нужно? В ближайший час я могу поработать в тишине? Без отвлечений?»

IV. Идея: автоответчик берет из графика периоды вашей занятости и сообщает это голосом либо текстом (SMS, e-mail, ICQ)! Технически реализуемо. Правда, реальных примеров использования в России под рукой нет. Вполне возможно, что воплощение этой идеи принесет миллионы создателю такой программной оболочки

V. В ответ на звонок отправляется SMS, когда вы сможете перезвонить

1. чтобы данный ход был экономичен, следует предварительно настроить шаблоны SMS-ответов. Последние модели Nokia имеют этот сервис как штатную функцию. Вы сбрасываете звонок – и автоматически направляется SMS звонившему b.

b. Звонки от коллег

I. Отложить

II. Взять трубку, поняв, что это задача «С», переключить на автоответчик

III. Быстро понять суть темы и перенести разговор на другое время