Создание юридического лица или подразделения - Виталий Семенихин

– поддержка неограниченного количества состояний документов;

– гибкая система настройки визирования, в том числе для каждого состояния;

– возможность задания маршрута движения документов;

– справочники резолюций и виз, визирующих лиц, утверждающих лиц;

– система оповещений о поступивших на подпись приказах;

– e – mail рассылка оповещений об этапах прохождения и согласования документов;

– поддержка индивидуальных и групповых приказов;

– разграничение прав доступа на просмотр и редактирование, вплоть до каждого атрибута;

– наличие журналов приказов, общего журнала электронных документов;

– наличие печатных форм приказов, созданных на основе шаблонов в Ms Office или Open Office;

– полный набор функций для быстрого поиска по заданным критериям;

– и многое другое.

Основы документооборота по охране труда

Охрана труда – это система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая в себя правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и иные мероприятия. Ошибки и несоответствия в документах и в организации работы по охране труда у работодателя при определенных событиях (травма работника, инспекторская проверка и так далее) могут создать серьезные проблемы и повлечь значительные внеплановые затраты.

Государственные нормативные требования по охране труда осуществляются в соответствии со статьей 211 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ).

Государственными нормативными требованиями охраны труда, содержащимися в федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и законах и иных нормативных правовых актах субъектов Российской Федерации, устанавливаются правила, процедуры, критерии и нормативы, направленные на сохранение жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности.

Государственные нормативные требования охраны труда обязательны для исполнения юридическими и физическими лицами при осуществлении ими любых видов деятельности, в том числе при проектировании, строительстве (реконструкции) и эксплуатации объектов, конструировании машин, механизмов и другого оборудования, разработке технологических процессов, организации производства и труда.

Порядок разработки, утверждения и изменения подзаконных нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда, в том числе стандарты безопасности труда, устанавливается Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (об этом подробнее смотрите Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2010 года № 1160 «Об утверждении Положения о разработке, утверждении и изменении нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда»).

Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название варьируется – это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и так далее, но самое главное – суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и так далее).

Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным «клиентом» на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за «прохождение» документов. Документы, не учтенные в канцелярии, теряются чаше всего. В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию.

Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборота не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, то есть система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

Контроль над составлением и соблюдением инструкций по охране труда обязателен на большинстве производственных предприятий. Можно назвать множество примеров, когда руководители не уделяли достаточного внимания охране труда на своих производственных участках. И каждый раз такая история будет иметь грустный финал. Даже если никто не пострадает физически, руководителю предприятия не избежать материальной ответственности при несоблюдении техники безопасности или при ненадлежащем состоянии документов, связанных с охраной труда.

Если штат предприятия составляет более 50 человек, то по законодательству руководитель предприятия обязан вводить штатную единицу инженера по охране труда, или, как альтернативу, должен заключить договор со специализированной компанией на ведение документации по охране труда (статья 217 ТК РФ). Но если в штате и менее 50 человек, никто не освободит фирму от выполнения этих норм и правил. Так если численность работников организации 50 человек и меньше, то решение о создании службы охраны труда или введении должности специалиста по охране труда принимается работодателем с учетом специфики деятельности данной организации.

Несоблюдение требований трудовой инспекции чревато штрафами и отстранениями от должностей виновных.

В случае если служба охраны труда (специалист) по охране труда в организации отсутствует, то их функции выполняет работодатель – руководитель организации, иной уполномоченный работодателем работник, либо организация или специалист, который оказывает услуги в области охраны труда, привлекаемые работодателем по гражданско-правовому договору.

Структура службы охраны труда в организации и численность работников службы охраны труда определяются работодателем с учетом рекомендаций федерального органа исполнительной власти, принятых Постановлением Минтруда Российской Федерации от 8 февраля 2000 года № 14 «Об утверждении рекомендаций по организации работы службы охраны труда в организации».

Работа по охране труда в организации проводится на основе распорядительной, учетной и отчетной документации.