Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие - Владислав Волгин

Если неисправность невозможно устранить силами кассира, то администрация вызывает технического специалиста, сделав соответствующую запись в «Журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ» (форма № КМ-8). Окончание работы на кассовой машине, вызванное ее неисправностью, оформляется так же, как при окончании смены. При этом в журнале кассира-операциониста делается запись о времени и причине окончания работы.

При закрытии магазина или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия магазина, кассир должен подготовить денежную выручку и заполнить «Справку-отчет кассира-операциониста» (форма № КМ-6), которые сдаются по приходному ордеру старшему (главному) кассиру. В небольших магазинах с одной-двумя кассами деньги сдаются кассиром непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете.

В присутствии кассира представитель администрации снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту и подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы.

По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец рабочего дня определяется сумма выручки. Она должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте (за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям по неиспользованным кассовым чекам) и совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины.

После того, как показания счетчиков сняты и определена фактическая сумма выручки, в журнале кассира-операциониста делается запись, скрепляемая подписями кассира и представителя администрации.

При расхождении фактическая сумма выручки определяется сложением сумм, напечатанных на контрольной ленте. Если полученная сумма не совпадает с выручкой, определенной по счетчикам (регистрам), то представитель администрации с кассиром должны выяснить причину расхождений и занести выявленные излишки или недостачи в соответствующие графы журнала кассира-операциониста.

В случае выявления недостачи денежных средств администрация магазина должна принять меры к взысканию ее с виновных лиц в установленном порядке. Излишки денежных средств приходуют по учету с отнесением на результаты хозяйственной деятельности.

После оформления кассовых документов кассиру (продавцу) необходимо:

подготовить кассовую машину к следующему дню (в соответствии с требованиями руководства по эксплуатации на данный тип машины);

закрыть ее чехлом, предварительно отключив от сети;

сдать ключи от кассовой машины и кассовой кабины директору (заведующему) магазина или старшему (главному) кассиру.

Обязанностью старшего (главного) кассира является составление сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» (форма №КМ-7).

Этот отчет является приложением к справке-отчету кассира-операциониста за текущий день. Вместе с актами и приходно-расходными ордерами они передаются в бухгалтерию до начала работы следующей смены.

Контрольные ленты, журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее пяти лет.

Ответственность за обеспечение хранения названных выше документов несет руководитель предприятия.

Правила взаимодействия участников процесса приемки

Комплекс операций. С момента заключения контракта на закупку товаров логистической службе следует выполнить целый комплекс операций по организации будущей приемки этих товаров на склад.

Комплекс операций включает:

♦ работу со службой закупок;

♦ работу с поставщиками;

♦ работу с перевозчиками;

♦ работу со службами хранения и учета;

♦ работу с приемной комиссией;

♦ работу со службой качества;

♦ работу со службой реализации;

♦ работу с грузовой службой.

Службы, участвующие в приемке

Работа со службой закупок.

Логистической службе должна быть передана информация:

♦ о товарах, которые намерено закупить предприятие – физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки, назначение товаров (для переработки, для внутреннего использования для продажи с предварительной фасовкой или без нее и т. п.);

♦ объем закупок, объем партий, ожидаемые сроки прибытия товаров;

♦ контрольные параметры для приемки грузов от перевозчиков;

♦ контрольные параметры для приемки товаров от поставщиков;

♦ после заключения контрактов – копии контрактных спецификаций;

♦ после получения извещений об отгрузках – комплект товаросопроводительных документов, полученных от поставщиков.

Работа с поставщиками. На доконтрактной стадии и после заключения контрактов логистическая служба должна согласовывать и контролировать исполнение поставщиком правил классификации грузов, обязанностей отправителя, маркировки грузовых мест.

Работа с перевозчиками заключается в сопровождении грузов, согласовании места, времени и способа разгрузки поступающих товаров, а также порядка приемки груза по количеству мест и весу, состава сдающих и принимающих комиссий, форм документов, подписываемых при сдаче-приемке, порядка предъявления претензий.

Организация сопровождения поступающих грузов включает следующие обязательные моменты:

♦ заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;

♦ оперативный контроль готовности поставщиков к поставке заказанных складом партий товаров;

♦ содействие поставщикам, при необходимости, в организации перевозок – выборе перевозчиков, выборе транспортных средств, фрахтовании судов и т. п.

♦ организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг своих партнеров-перевозчиков;

♦ требование от поставщиков своевременного направления и контроль высылки всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.), требование предварительной высылки копий документов факсом или электронной почтой;

♦ контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;