На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов - Роберт Поузен

Залог

Используя действительный залог, автор рассказывает читателю, кто конкретно что-то делает или говорит. Когда же он использует страдательный залог, иногда неясно, кто что говорит или делает. Вот пример, иллюстрирующий контраст.

Салли дала брату денег, чтобы он смог уплатить первоначальный взнос за дом.

Первоначальный взнос за дом для брата Салли был уплачен.

Лаконичность

В деловой письменной речи четкость и лаконичность – главное; игра слов недопустима. Авторы часто используют разные слова со схожими значениями ради разнообразия. Но в деловой переписке важна четкость. Сравните два предложения:

Президент компании был увлечен новыми приоритетами, которые он включил в пятилетний план. Другие должностные лица компании понимали требования, и они были не против внесения коррективов, если таковые необходимы.

Означают ли «требования» во втором предложении то же, что «приоритеты» в первом? Скорее всего, да, но разные слова создают путаницу, хотя и вносят разнообразие.

Отсылки

Краткость достигается за счет местоимений. Но иногда неясно, к чему конкретно они относятся. Вот пара примеров:

Бреди, его отец и вся команда играли в футбол вместе, но травму получил только он.

К кому относится местоимение «он»: к Бреди или его отцу?

Бреди, его отец и вся команда играли в футбол вместе, и они получили травму.

Кто входит в понятие «они»: Бреди и его отец или вся команда?

Орфография

Орфографические ошибки в письменной речи недопустимы. Читатель может понять основную мысль неграмотного текста, но при этом решить, что вы ленивый или небрежный человек. Потенциальному работодателю точно не захочется нанять такого сотрудника. В рамках опроса 2006 года «Не забудьте проверить ошибки» 47 % нанимателей сказали, что сразу выбросили бы в ведро резюме потенциального кандидата, если бы нашли в нем хотя бы одну орфографическую ошибку. Если бы в резюме было две ошибки, его выбросили бы 84 % работодателей{83}.

Типичная ошибка – доверие к программам проверки орфографии. Они найдут бо́льшую часть ошибок, но не смогут различить омофоны («кот» и «код») и пропустят описку, если в итоге получилось известное слово (например, «дом книги» вместо «том книги»). Единственное решение – тщательно проверить написанный текст, чтобы исключить орфографические ошибки.

Грамматика

Язык – очень запутанная система, поэтому сложно создать компьютерную программу, проверяющую правильность грамматических конструкций. Большинство таких программ ненадежны: они могут найти ошибку в правильно построенном предложении и наоборот. Ниже я привел в качестве примера два предложения – в обоих есть серьезные грамматические ошибки. Тем не менее они прошли проверку программой Microsoft Word.

Джон посмотрел прямо на меня, и он говорит: «Что ты имеешь в виду?» (неправильное согласование времен).

Рынок благоприятно отвечать на удивительно высокую прибыль, о которой сообщает вчера сектор высоких технологий (неверная форма глагола).

Вопросы и ответы

Теперь вы понимаете основы организации идей, структурирования текста и эффективного использования языковых средств. Далее я отвечу на некоторые популярные вопросы о письменной речи.

В: Мне сложно написать хороший текст, потому что я всегда очень занят. Как мне научиться забывать о делах и сосредоточиваться только на написании текста?

Написание текста требует сосредоточенности. Вы должны найти спокойное место и постараться забыть обо всем, что может вас отвлечь, например о компьютерных играх и сотовом телефоне. Я люблю писать рано утром – до того, как начинается суматоха. Мой друг пишет только по вечерам, когда на работе никого нет и вокруг тихо. Мы оба любим писать во время долгих перелетов или поездок, когда есть несколько часов свободного времени и никто нас не отвлекает. Выберите для написания текстов время, которое удобно именно вам.

В: Мне кажется, что я трачу на написание текстов очень много времени. Я составляю предложение, а потом несколько раз его переписываю, потому что часто недоволен тем, как оно звучит. Как мне улучшить мои навыки?

Проблема не в том, что вы пишете плохо. Просто вы перфекционист. Честно говоря, ваш способ написания текстов не самый эффективный. Вы не можете одновременно планировать и писать или писать и редактировать. Вы не сможете сразу написать качественный текст. Письменная речь – поэтапный процесс.

Возможно, вам кажется, что если черновик не идеален, то и конечный результат будет неудовлетворительным. Это неправда. Набросайте черновой вариант, отвлекитесь, а на следующий день перечитайте черновик. Потратьте немного времени на размышления и редактирование, и ваш черновик превратится в качественный текст.

Если вам говорить проще, чем писать, попробуйте записать черновой вариант текста на диктофон. Позже вы сможете прослушать запись и, сверяясь с ней, написать окончательный вариант. (Если вы пишете статью на английском языке, можете воспользоваться специальной программой Dragon, которая переводит устную речь в письменный текст.)

В: Каков оптимальный объем статьи?

Ответ прост. Объем статьи должен позволять раскрыть тему. Не больше. Ценность текста не зависит от его длины; лаконичность бесценна.

В: Я не люблю растягивать процесс и стараюсь написать всю статью целиком. Но через несколько часов я оказываюсь в тупике. Может, мне стоит разбить процесс написания на несколько этапов?

Вы правы. Пишите по несколько часов в день с регулярными перерывами. Профессор Боб Бойс из Государственного университета Нью-Йорка (State University of New York – SUNY) пришел к этому выводу, когда изучал процесс написания его коллегами длинных научных статей{84}. Некоторые из них были «марафонцами»: они работали редко, но подолгу. Он выяснил, что именно им было свойственно «застревать» на полпути. У тех же, кто писал чаще, но понемногу, всегда были новые идеи, и они могли эффективно анализировать свою работу. В итоге они писали тексты того же объема, что и «марафонцы», но тратили на это втрое меньше времени.

Во время пауз иногда появляются новые идеи. В конце дня я часто замечаю, что не могу сформулировать мысль. А когда просыпаюсь на следующее утро, у меня уже есть готовое решение вчерашних проблем. Творческий процесс не линеен: в нем бывают взлеты и спады.