От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте - Стив Макклетчи

Вот вопросы, на которые я искал ответы:

• Как реагировать на прерывание (и его причины), чтобы не сбиться с курса и оставаться вежливым, когда мало времени?

• Как быстрее вернуться к работе после того, как прервали, чтобы не тратить еще больше времени?

К этим вопросам мы и обратимся.

Придерживайтесь обсуждения рабочих тем

Сложно вернуться к нужному курсу, когда разговор, которым вас прервали, выходит из-под контроля и вы не понимаете, когда он закончится. Нравится собеседник или нет, вы подчас ловите себя на желании услышать звонок телефона, избавляющий от этого длинного непреднамеренного разговора. Именно поэтому вы должны сразу же, как только возможно, установить рамки времени, на которое готовы прерваться. Это ключ к тому, чтобы разговор получился настолько кратким, насколько надо вам.

Лучший способ это сделать – огласить то, чем вы сейчас занимаетесь, направляющемуся к вам человеку, а потом задавать целенаправленные вопросы.

Вот несколько примеров:

«Я как раз пытаюсь расчистить свою почту. Ты ненадолго ко мне или стоит назначить встречу на другое время?»

«Мне надо сделать несколько телефонных звонков. Ты хочешь обсудить что-то конкретное или мы можем поговорить позже?»

«Я собираюсь на совещание примерно через пять минут. Можешь кратко рассказать мне свою проблему за полминутки или лучше я позвоню тебе после совещания?»

Даже с помощью короткого наводящего вопроса вроде «Как я могу вам помочь?» или (для телефонного звонка) «По какому вопросу вы обращаетесь?» можно быстро выяснить основную причину, по которой вас прервали, и дать понять, что у вас нет сегодня времени на пустую болтовню. Это задает тон и показывает, что вы намерены говорить только по делу.

Если понятно, что вас собираются прервать на продолжительное время, стоит запланировать 15-минутную встречу с этим человеком по окончании текущего задания. Если ваши целенаправленные вопросы показывают, что разговор окажется дольше нескольких минут, скажите что-нибудь вроде: «Я был бы рад помочь тебе с этим. Мне надо кое-что закончить за полчаса. Давай мы с тобой потом минут за пятнадцать все обсудим? Я к тебе зайду». Когда вы снова встретитесь через полчаса, можете опять ограничить рамки времени и тему разговора, сказав: «О’кей, у нас есть пятнадцать минут. Давай посмотрим, успеем ли мы обсудить те два вопроса, которые ты упомянул. Чем я могу помочь?»

Причины, по которым вас прерывают, обычно попадают в эти три категории:

1. Задание – кто-то хочет, чтобы вы его выполнили («пришли сроки проекта Мишель»).

2. Встреча – кто-то хочет с вами ее запланировать («ты сможешь прийти на совещание с Дейвом и Джеки в 14:00?»).

3. Обмен информацией (например, общими новостями или стратегией принятия решений).

Если надо просто записать какое-то задание в список дел или запланировать время в календаре, ваши целенаправленные вопросы обычно позволяют не отвлекаться от работы, прерываясь всего на минуту-две. Тем не менее, если прерывают ради обмена информацией, это занимает намного больше времени – может даже привести к переделке расписания.

Тот, кто хочет обменяться информацией, оперирует данными, фактами и цифрами, детальной информацией, контекстом, мнением или советами и решениями. Например, кто-то останавливается у вашего стола, чтобы спросить о результатах обзвона клиентов. Если вы просто расскажете о том, с кем говорили и что продажи были успешными, а также сколько удалось заключить контрактов, вы прерветесь не более чем на две минуты. Но разговор о детальной информации, контексте, мнении требует объяснить, как вы нашли этого клиента, почему он выбрал ваш продукт, а не конкурента, детали контракта, ваше мнение насчет долгосрочности отношений. Вам, возможно, придется, в свою очередь, спросить: «Как вы думаете, что дальше делать с этим клиентом?» Если вас прервали и разговор двигается в сторону обмена информацией, контекста, мнения или совета, надо сделать из него запланированную встречу, потому что эта информация требует больше времени для обсуждения. И такой незапланированный разговор не лучшая форма подобного обмена информацией. Предложите назначить встречу на более подходящее время, желательно уже после того, как вы закончите текущее сложное задание; и можете быть уверены, что ваше обсуждение получит столько времени и внимания, сколько заслуживает, и вы не потеряете настрой на запланированную работу.

Закончите разговор, перебив себя

Иногда, несмотря на ваши старания, короткое прерывание выходит из-под контроля. Вы часто можете предугадать, что это произойдет, отметив невербальные знаки коллеги или язык его тела; у него может быть меньше работы сегодня и полно времени. Если в разговоре всплывают последние новости, погода или другие не относящиеся к делу темы, можно вежливым способом закончить разговор и не обидеть коллегу, перебив самого себя (вместо него) в середине фразы. Когда настанет ваша очередь говорить или комментировать, остановитесь, обозначьте свое ограничение по времени и вернитесь к работе, которую делали до того, как вас прервали. Звучать это будет примерно так:

«Я знаю, середина декабря, а кажется, что май. На выходных мы тоже выезжали… Ох! Извини, контракт, над которым я работаю, сдавать уже через час, и мне нужно к нему вернуться. Я пошлю тебе по электронной почте результаты продаж, которые ты запрашивал, к концу дня. Было здорово с тобой поболтать».

«Нет, вчера я игру пропустил; я бы хотел достать билеты на игру в эти выходные… Но, эй, мне лучше заняться этим отчетом, а то не успею до дедлайна. Я запишу встречу с тобой в календарь на завтра, тогда и увидимся».

«Да, я пойду на вечеринку в честь выхода Джо на пенсию. Я еще не купил подарок, так что, может, что-нибудь подскажешь за обедом… Но, прости, мне нужно позвонить нескольким клиентам, поэтому я лучше займусь делом. Принесу тебе отчет о статусе проекта завтра».

Этот прием позволит закончить разговор вежливо и дать коллеге понять, что на разговоры сегодня нет времени.

Обозначайте ожидания

Если кто-то прерывает вас с каким-то заданием, нужно установить временные рамки, в которые желательно и уложиться. К сожалению, сложно получить прямой ответ на вопрос, когда это должно быть сделано; ответ обычно бывает таким: «Чем раньше, тем лучше». Есть одно простое правило: если задание занимает меньше двух минут, сделайте его сразу же. Покончите с ним и идите дальше – так вы быстро возвратитесь к тому, чем занимались прежде, и об этом задании уже не надо будет думать. Если это займет больше времени, то бросать все и тут же начинать его делать может быть не самым практичным или эффективным. Чтобы избежать недоразумения и получить ясное понимание об ожиданиях другого человека, всегда спрашивайте «самое позднее время, когда оно должно быть выполнено», чтобы реально включить его в планирование. Если не успеваете его сделать до дедлайна из‑за своего расписания или рабочей нагрузки, надо иметь об этом представление с самого начала. Реально понимая собственные временные рамки, вы сумеете грамотно расставить приоритеты.