Кадровое дело: оформление сотрудников - Вера Капылова

инструкция по делопроизводству

должностные инструкции и инструкции по охране труда

положения о структурных подразделениях

положение о коммерческой тайне

положение об аттестации

положение о материальной ответственности

Эти документы оформляются в первую очередь. Даже если на начальном этапе в организацию планируется набрать всего несколько человек, информацию об их количестве и размере окладов необходимо закрепить в штатном расписании, а также составить график отпусков. Отсутствие этих документов, выявленное проверкой, приведёт к административным последствиям в виде штрафа.

Согласно ст. 68 ТК РФ до подписания трудового договора работника необходимо ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с будущей деятельностью. Обязанность ознакомления работника с теми или иными документами лежит на работодателе, специалисте по кадрам или ином сотруднике, ответственном за оформление трудоустройства.

Как оформить ознакомление?

Работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Своей подписью сотрудник подтверждает, что он ознакомлен с локальными актами и правилами трудового поведения, изложенными в них. В кадровой практике существует несколько вариантов оформления ознакомления сотрудника с локальными нормативными актами:

Работники ставят подписи, подтверждающие факт и дату ознакомления на листе ознакомления, подшитом к локальному нормативному акту.

Сотрудники проставляют подписи в специальном журнале, содержащем перечень локальных актов с указанием даты ознакомления.

Сотрудники проставляют подписи в листе ознакомления с локальными актами, прилагаемом к трудовому договору

В текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты.

Трудовой кодекс устанавливает особенности ознакомления с локальными актами для дистанционных работников, учитывая тот факт, что с развитием информационных технологий, этот способ занятости обретает всё большую популярность. Согласно ТК РФ дистанционный сотрудник может быть ознакомлен с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами путём обмена электронными документами.4

Что делать, когда сотрудник отказывается ознакомиться с документом?

Для организации очень важно зафиксировать факт ознакомления сотрудника с документами, необходимыми для выполнения его трудовой функции. Иначе, в случае нарушения, правил внутреннего трудового распорядка или должностной инструкции, работодатель не сможет привлечь его к дисциплинарной ответственности или уволить за неисполнение обязанностей. Ведь нет документальных свидетельств, что сотрудник был ознакомлен с этими актами.

Ситуации, когда работник, прочитав документ, связанный с его трудовой деятельностью, отказывается ставить подпись, подтверждающую ознакомление с ним, возникают редко, но всё же имеют место быть. Чаще всего сотрудники отказываются подписывать положение о материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации, а также должностные инструкции. Скорее всего, такие сотрудники руководствуются тем, что в случае санкций по отношению к ним, они смогут легко оспорить применение взысканий, ведь подписи, подтверждающей ознакомление, нет.

Для работодателя в этом случае оптимальным решением будет попробовать убедить работника подтвердить факт ознакомления подписью. Если это не удастся сделать, работодателю в подобных обстоятельствах рекомендуется документально зафиксировать отказ от проставления подписи в ознакомлении с локальными актами после их прочтения при свидетелях. Также возможно применение к несговорчивому сотруднику дисциплинарного взыскания.

Глава 4. Заключение трудового договора

Трудовой договор является документом, отражающим основные аспекты трудовых отношений работодателя и сотрудника.

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определённую этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.5

Как правило, для всех должностей составляется один макет трудового договора. В случае заключения трудового договора с конкретным сотрудником в нём указывается название должности. Более подробная информация по требованиям, обязанностям, правам и ответственности по этой должности прописывается не в трудовом договоре, а в должностных инструкциях. Трудовой договор необходимо тщательно подготовить с учётом специфики конкретной организации. Текст трудового договора необходимо согласовать с руководителем и с юридической службой организации. Сторонами трудового договора выступают работник и работодатель.

Составление трудового договора

Перед составлением типового бланка трудового договора, необходимо определиться с его видом. Трудовые договоры бывают:

Срочные

Бессрочные

Срочные трудовые договоры заключаются на срок до 5 лет. Как правило, такие договоры заключают с сотрудниками, нанимаемыми на временные или сезонные работы.

Организация имеет право заключать срочный трудовой договор в следующих случаях: для работы в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, на любой определённый срок, не превышающий пяти лет (например, на время длительного отпуска постоянной сотрудницы в связи с отпусками по беременности и родам и уходу за ребёнком до полутора лет), в случае сезонного или временного характера работ, для производственного обучения на срок не менее шести месяцев, с руководителем организации на срок, определяемый уставом данной организации

В трудовой договор в обязательном порядке вносят сведения, перечень которых указан в Трудовом кодексе РФ:

фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (название организации с указанием юридической формы или фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица)

сведения о документах, удостоверяющих личность работника и учредительных документах работодателя – устава или учредительного договора для организации и свидетельства о государственной регистрации для индивидуального предпринимателя

идентификационный номер налогоплательщика

сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями (устав, приказ о назначении на должность)

место и дата заключения трудового договора6

Эти данные указывают в преамбуле договора и под текстом в реквизитах сторон. Основной текст трудового договора разбивают на разделы: общие положения, обязанности, права и ответственность сторон, режим труда и отдыха, характер работы, условия оплаты, другие условия. В тексте договора по пунктам описывают трудовые функции и обязанности работника, его права и ответственность за нарушение трудовой дисциплины и принятых в организации правил, обязанности работодателя, его права и ответственность, время работы и отдыха работника, с указанием выходных дней, а также количество дней положенного работнику отпуска, размер должностного оклада, всевозможные надбавки. Процесс внесения в трудовой договор изменений и дополнений, а также условия его расторжения указываются в документе, как правило, предпоследним пунктом

В текст договора обязательно включают существенные условия работы:

место работы, в случае, если работнику предстоит работать в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации – место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения