Тайм-менеджмент для системных администраторов - Лимончелли Томас

• Если в течение дня появляются новые дела, их следует запланировать на завтра, либо придется перетряхнуть сегодняшнее расписание, чтобы выполнить их сегодня. Если по ходу рабочего дня постоянно возникают дела, которые надо сделать «прямо сейчас», можно уже при планировании отвести определенный отрезок времени на обработку этих прерываний.

• Управлять личными делами можно по этой же системе. Применяя единую систему для работы и личной жизни, вы, во-первых, практикуетесь в системе Цикл, во-вторых, носите с собой только один инструмент тайм-менеджмента, наконец, не забываете о личных делах, от чего ваша жизнь делается светлее.

• Важно не то, какой системы вы придерживаетесь, а то, что это система. Иными словами, система Цикл хороша для меня, но если вас устраивает другая, применяйте ее. Правда, если вы читаете эту книгу, вероятно, у вас нет собственной системы. Начните применять систему Цикл, а потом адаптируйте ее под свои привычки и стиль жизни.

• Систему Цикл можно реализовать с помощью портативного компьютера или бумажного органайзера. У каждого инструмента есть свои плюсы и минусы. Попробуйте оба и выберите тот, что вам больше подходит.

6

Система Цикл: работа с календарем

В главе 5 мы подробно рассмотрели, как планировать свой день, пользуясь списком дел как составной частью системы Цикл, представленной в главе 4. Сейчас мы увидим, как эффективная работа с календарем позволяет выполнять рутинные процедуры и превращает цепь дней в связную и согласованную последовательность.

В каждом органайзере имеется календарь, иногда озаглавленный Календарь встреч (datebook). Это не только хранилище информации на каждый конкретный день (встречи, сроки, дни рождения, этапы проекта), но и универсальное средство долгосрочного планирования (карьерный рост, протяженные проекты, планирование жизни вне работы).

Календари позволяют нам рассмотреть картину в целом. В начале карьеры системного администратора я все время беспокоился, что не вижу общую картину своей работы. Мне казалось, что несмотря на упорный труд я стою на месте. Все изменилось, когда я стал мыслить в терминах календаря. Разумеется, ежедневный список дел помогает мне понять, что я должен сделать сегодня, но благодаря календарю я могу оценить картину в целом.

Как пользоваться календарем

В системе Цикл календарь органайзера используется для трех целей. Во-первых, для резервирования времени под совещания и встречи, назначенные не на сегодня. Во-вторых, для напоминания о важных моментах в будущем, таких как дни рождения и годовщины каких-то событий. В-третьих, если у вас бумажный органайзер, в календаре вы ведете список дел, намеченных на отдаленное будущее. (Например, если вы ведете ежедневные списки дел только на текущий месяц, то в календарь записываете дела на следующий месяц.) Вот более подробное описание структуры календаря:

• Встречи и совещания. Каждый раз, договариваясь о встрече или узнав о совещании, записывайте это в календарь. Пользуйтесь календарем для резервирования времени на будущие дела. Это также поможет вам избежать конфликтов.

• Важные моменты. Записывайте дни рождения, годовщины и прочие важные даты, например корпоративные праздники или дни, когда ваши коллеги уходят в отпуск.

• Списки дел на будущее. Наконец, если вы пользуетесь бумажным органайзером, вы можете записывать в календаре дела, намеченные на отдаленное будущее. Например, в ваш органайзер, скорее всего, помещается лишь месячный запас страничек с ежедневными списками дел. Если вы должны выполнить профилактический осмотр цветного принтера через два месяца после его установки, можно отметить этот день в календаре и перенести запись в ежедневный список дел, когда эта дата наступит.

Принцип прост: всегда все записывайте и каждый день заглядывайте в календарь.

Во время десятиминутного планирования своего дня посмотрите в календаре, что у вас намечено на сегодня. Составьте расписание с учетом сегодняшних встреч. Дела, перечисленные в календаре, занесите в сегодняшний список. Важные даты и записи о сроках окончания работ можно записать в список дел как дополнительные пункты.

Календарь в моем органайзере расчерчен на довольно крупные прямоугольники. Мне это нравится. Я использую разные области прямоугольника для разных целей. В верхней части я пишу дни рождения и годовщины. Чуть ниже я отмечаю отпуска сотрудников и вообще все, что может продолжаться несколько дней. В самой нижней части записаны дела, запланированные на вечер. Поскольку я обычно не планирую больше одного дела на вечер, мне достаточно одной последней строчки. Середину прямоугольника я заполняю текущими делами. В центре — обед. Выше — утренние совещания, а ниже — встречи, назначенные на вторую половину дня. Пример показан на рис. 6.1.

Самое трудное — выработать привычку все записывать. В следующих разделах я даю советы, как этого добиться.

Рис. 6.1. Пример записи в моем календаре

Никогда не пропускайте встречи

Случается ли, что вы пропускаете встречу или совещание? Часто ли вы извиняетесь перед коллегами за то, что не явились на встречу? Конечно, у вас была уважительная причина: вы заработались и забыли о встрече. К сожалению, «Я забыл» — плохое оправдание.

Ничто так не вредит вашей репутации, как неявка на встречу с клиентом. Первый шаг к созданию имиджа надежного системного администратора — всегда приходить, если вы пообещали. Пропускать развлечения и какие-то полезные для вас мероприятия тоже нехорошо.

Своевременная явка демонстрирует вашу ответственность, коллеги видят в вас надежного человека. Вы проявляете уважение к тем, кто попросил вас о встрече, а они отплатят вам, явившись на встречу, когда попросите вы.

Секрет того, чтобы никогда не пропускать встречу, прост: всегда пользуйтесь календарем. Записывайте все встречи; никогда не договаривайтесь о встрече, пока не сверитесь с календарем, чтобы не было конфликтов.

И, самое главное, не полагайтесь на память. Органайзер — подходящий инструмент для хранения дат, а ваш мозг — нет. Эту фразу я уже повторил несколько раз, а ведь это только шестая глава. И я еще не раз повторю: берегите свой мозг для обдумывания важных дел. Храните информацию в органайзере. Не доверяйте своему мозгу.

Хочу сделать маленькое признание. Было время, когда я регулярно пропускал встречи. Хуже того, я назначал несколько встреч на одно время. Я мог согласиться на какую-то дату, не справившись с календарем. Это было самонадеянно, но я думал: «Так, 4 июня… Дата знакомая, но не припомню, чтобы на нее что-то было назначено, поэтому, скорее всего, я буду свободен». Конечно, дата казалась мне знакомой, потому что на нее уже что-то было запланировано!

Получалось крайне неловко. Звоня кому-то о переносе на другое время, тратишь свое время и создаешь другому проблемы. Время, потраченное на перенос встреч, уже не вернуть. К счастью, это в прошлом, потому что теперь я прилежно записываю все в календарь.

И еще одно признание. Причина, по которой я не мог заглянуть в календарь, заключалась в том, что я стеснялся сказать: «Подождите секунду, я достану календарь». Мне почему-то казалось, что человеку трудно подождать. Разумеется, это не так, перекроить расписание куда труднее. Я понимал, что это глупо, но ничего не мог с собой поделать. (Некоторые знакомые признавались мне в своей боязни показаться слишком чванливыми и самодовольными: «Посмотрите-ка! Я так всем нужен, что приходится вести календарь встреч. Сейчас я вас впишу».)

Наконец, я решил, что пора сломать эту плохую привычку. Помню, как боялся, впервые прося собеседницу подождать, пока я сбегаю за календарем. Я еле выдавил из себя: «ОК, подходит. Не могли бы Вы подождать, пока я посмотрю, свободен ли у меня этот день?» Я замолчал и ждал ответа так, словно спросил что-то несусветное, к примеру не одолжит ли она мне денег или как называется столица штата Висконсин. Я весь вспотел от страха. А она ответила: «Да, разумеется». Через полминуты я вернулся с календарем в руках. Она нисколько не была раздосадована ожиданием. Она понимала, зачем мне нужен календарь. Более того, она достала свой календарь. Моя вечно спешащая натура ничуть не пострадала от такой задержки. И конец света не наступил.