Деловая жизнь - Константин Сокольский

Вообще, все вышесказанное – это только общие рекомендации к процессу проведения совещаний. Каждый руководитель по ходу своей работы волен интерпретировать то или иное правило так, как более удобно для специфики его работы. Именно в этом случае совещания оказываются наиболее эффективными, полезными, информативными и воспринимаются рабочим коллективом самым наилучшим образом.

Глава 3. Формальное и неформальное общение

В любом рабочем коллективе существует как формальное, так и неформальное общение. Естественно, что преобладает первое, но без неформальных отношений не сложится привычная рабочая обстановка. Иногда бывает сложно определить, как вести себя в той или иной ситуации, с кем и как общаться. Эта глава поможет вам справиться со многими подобными проблемами.

Можно сказать, что появление формального общения непосредственно связано с развитием деловых отношений. А это значит, что без подобного общения нормальная деловая жизнь просто невозможна. Общение на собеседовании, на большинстве совещаний, во время заключения сделки и еще во многих случаях – это все примеры именно формального общения. Оно основывается только на деловых качествах собеседника, в этом и состоит его отличие от неформального общения, которое, наоборот, обращает внимание на личностные качества человека.

Но обычно в любой организации помимо деловых, устанавливаются еще и приятельские отношения, которые, бывает, несколько мешают работе. Однако обойтись без них нельзя, да и не нужно. Часто неформальное общение между сотрудниками положительно влияет на производительность и качество выполняемой работы.

По мнению психологов, неформальные отношения, как и формальные, возникают одновременно с созданием трудового коллектива и на всем протяжении его существования являются его неотъемлемой частью. Причем, они могут иметь свою "историю" (то есть, если сотрудники одной организации были знакомы еще до совместной деятельности) или формируются в самом процессе трудовых отношений.

Подобные отношения обязывают к некоторой взаимовыручке, возникает чувство ответственности не только за себя, но и за коллегу. С другой стороны, никто не собирается перекладывать чужую работу "на свои плечи", коллектив работает слаженно и получает высокие результаты.

Когда новая фирма только создается, в ней обычно преобладает неформальное общение. С развитием предприятия, увеличением количества сотрудников возникает и иерархия, что влечет за собой некоторую формализацию межличностного общения. Вообще, есть тенденция, что компании, которые в процессе роста и развития переходят от чисто неформальных к ярко выраженным формальным отношениям, теряют большинство тех сотрудников, которые стояли у основания компаний, – по сути, были ее создателями.

В каждой стране есть свои особенности делового общения. Если сравнивать, например, Запад и Россию, обнаружится множество различий, обусловленных, в первую очередь, менталитетом.

На Западе существует даже теория наиболее продуктивных деловых отношений. Основная ее идея звучит так: неформальное общение только мешает работе. По этой теории, чем сильнее в трудовом коллективе завязаны дружеские или просто приятельские отношения, тем хуже будет выполняться работа, а поэтому начальник должен проследить за тем, чтобы общение между подчиненными было лишь формальным.

Правила формальных отношений гласят: единственные праздники, которые могут отмечаться в коллективе, это день рождения фирмы или утверждение нового большого проекта, все разговоры между коллегами должны носить строго деловой характер, недопустимо и общение вне рабочего места.

Чувство соперничества, вызывающее желание во всем быть лучше других, помогает деловому человеку на Западе продвигаться вверх по служебной лестнице. Неформальные же отношения порождают не соперничество, а взаимопомощь, отсюда и возникла теория неприятия подобного общения. Но эта теория в полном объеме совершенно неприменима в России. Русский менталитет характеризует открытость, дружелюбность в противоположность западной, закрытой манере общения. Как уже сказано выше, в России взаимопомощь только способствует получению высоких результатов.

Многие российские бизнесмены обладают в какой-то мере западным типом мышления. Известны случаи, когда такие люди пробовали внедрить теорию продуктивных деловых отношений на своем предприятии. Чаще всего дело заканчивалось полным крахом, если, конечно, бизнесмен вовремя не оставлял своих, заранее обреченных на провал попыток.

Дело в том, что старания начальника установить в коллективе исключительно деловые отношения воспринимались подчиненными как проявление излишней строгости и даже черствости. Работники надолго не задерживались на таком предприятии и, проработав немного, увольнялись. Кроме того, начальник совершенно терял среди них авторитет и, как следствие, качество работы вовсе не повышалось, а наоборот, падало.

Часто в коллективе складываются достаточно теплые, приятельские отношения, в обеденный перерыв и во время пауз в работе служащие обсуждают какие-то личные темы. Бывает, что они продолжают придерживаться неформального тона и в процессе решения деловых вопросов. Это отрицательно сказывается на результате, особенно если сотрудники находятся на разных ступеньках деловой лестницы.

В любом коллективе складываются определенные взаимоотношения, которые невозможно отразить ни в одном штатном расписании. Возникает неформальная структура, строящаяся на симпатиях и антипатиях членов коллектива. Известно, что конфликты, как правило, зарождаются в подобных структурах, а затем перемещаются в сферу формальных отношений, выбивая людей из нормального ритма работы. Для налаживания дисциплины, повышения производительности труда и создания благоприятного психологического климата руководителю необходимо знать о межличностных отношениях в коллективе.

Кроме того, чтобы избежать многих недоразумений, необходимо четко разграничить формальное и неформальное общение в коллективе, однозначно определить, где допустим неофициальный тон, а где нет.

Нужно заметить, что возможность такого разделения зависит, в первую очередь, от начальника, который является самым лучшим примером для подчиненных, от него же зависит, какой именно тип общения выбрать в определенной ситуации. Поэтому перед любым важным событием: совещанием, сделкой или просто перед разговором с сотрудником начальник должен тщательно продумать, как себя вести.

В процессе создания принципов внутреннего общения в собственной компании руководителю необходимо постоянно прислушиваться к мнению коллектива, хотя и не потакать сотрудникам во всем. Это повлияет не только на обстановку в организации, но и на производительность.

Вообще, поведение начальника гораздо сильнее влияет на коллектив и его производительность, чем поведение всех его подчиненных. Помимо того, что это образец для всех остальных, неправильное общение начальника с сотрудниками может провоцировать тяжелые конфликты.

Нельзя общаться с кем-то из подчиненных свободнее, чем с другими. Если человек работает лучше других, можно похвалить его, выдать премию, но ни в коем случае не приближать его к себе. Это может вызвать зависть со стороны его коллег. Нежелательно и общаться слишком официально, когда речь идет о личных делах, например, во время общего праздника, иначе можно прослыть черствым и невнимательным к людям.

Самое важное решение, конечно же, принимается перед началом работы с новым коллективом. Если начальник трудится уже давно, а к нему в отдел набрали новых сотрудников, ему в некоторых случаях придется пересмотреть свою политику общения с подчиненными (например, если новые сотрудники моложе или более квалифицированные, чем предыдущие), но можно придерживаться и привычного пути. Для данного случая мы хотим привести вам несколько советов профессионалов.

– Молодые люди обычно предпочитают неформальное общение, в подобной обстановке они чувствуют себя уютнее и увереннее, люди старшего возраста, наоборот, общаются на рабочем месте официальнее.

– Сотрудники с законченным высшим образованием предъявляют начальнику более высокие требования в общении, чем остальные. Такие люди хотят чувствовать уважение к себе, а неофициальное общение является в их глазах признаком обратного. Это особенно ярко проявляется в банковских структурах, где большинство мест занимают сейчас молодые специалисты. Очень часто можно видеть такую картину, когда два молодых человека, которым едва исполнилось по 25 лет, обращаются друг к другу по имени-отчеству и на "вы".

Ситуация выглядит гораздо сложнее, если в сложившийся коллектив приходит новый начальник. Если предыдущего босса любили, то "новый" не по праву пытается "занять его место", а если босс не был идеален, значит "новый обязательно будет еще хуже". Подобным образом думает большинство сотрудников. В этом случае нужно действовать наверняка, поэтому, если вы попали в такую ситуацию, выбирайте формальный, но дружелюбный тон. Позже вы разберетесь в ситуации и сами определите наиболее выгодный способ общения.