Управление проектами от А до Я - Ричард Ньютон

• Проконтролируйте, действительно ли все ваши сотрудники, задействованные в проекте, могут быть «освобождены».

• Не забудьте отпраздновать ваш успех.

• Включите задачи, представленные в этой главе, в план и бюджет проекта.

• Если вы не успеваете закончить проект или не укладываетесь в бюджет, не поддавайтесь соблазну не выполнить эти задачи.

Литература

Данный вопрос больше интересует разработчиков различных продуктов (например, разработчиков ПО или конструкторов), чем менеджеров проектов, однако этот аспект очень важен для успешного завершения проекта. Я могу порекомендовать вам: The Definitive Guide to Project Management (Financial Times Prentice Hall) by Sebastian Nokes et al., 2003, Chapters 10–11. The Project Workout (Financial Times Prentice Hall) by Robert Buttrick, 2nd edn, 1999, Chapters 8–11, 27.

Что делать сейчас?

Проанализируйте ваш план. Подумайте, не нужно ли сделать что-то еще, чтобы заказчик мог успешно пользоваться готовым продуктом.

Убедитесь, что вы включили эти задачи в план и бюджет проекта и они поручены исполнителям, владеющим необходимыми знаниями.

Заключение

И вот вы подошли к концу книги. С помощью предложенного в ней алгоритма теперь вы можете управлять проектами. Дополнительную информацию вы найдете в Приложении, а определение понятий – в глоссарии.

В первой главе мы с вами освоили терминологию управления проектами. Прочитав вторую главу, вы научились определять цель проекта и составлять его описание. Ознакомившись с третьей главой, вы узнали, как составить план проекта, а в четвертой главе я рассказал о том, как управлять им. Из пятой главы вы могли почерпнуть некоторые рекомендации по успешному завершению проекта. Кроме того, в каждой главе выделены ключевые факторы успеха, которые помогают легче достичь поставленных целей.

Чтобы стать настоящим профессионалом и выполнять самые сложные и крупные проекты, вам нужно еще многое узнать. Однако в большинстве случаев вполне достаточно будет и тех знаний, которые вы почерпнули из нашей книги. Если вы о чем-то забыли, вы всегда можете перечитать соответствующий раздел.

Практика поможет вам усовершенствовать ваши навыки менеджера проектов. В конце концов управление проектами – это скорее практическая, а не теоретическая дисциплина. Анализируйте, как развивался ваш проект, и учитесь на своих ошибках. Наблюдайте за другими и используйте их опыт и знания.

Теперь же, завершив чтение этой книги, вы можете с полным правом именовать себя Менеджером проектов. Удачи и приятной работы!

Приложение

В этом Приложении я рассмотрю некоторые вопросы, которые могут пригодиться при управлении проектом, хотя и не являются очень важными для данной области. Все они характерны в основном для больших и сложных проектов.

Сбор требований

Прежде чем начинать проект, обязательно нужно знать, какой результат (продукт) вы хотите получить. И порой этот продукт необходимо описать самым тщательным образом. Иными словами, нужно знать, какие требования заказчик предъявляет к продукту. Полный набор этих требований называют каталогом требований, или спецификацией. Так, проект по переоборудованию офиса, о котором речь шла в предыдущих главах, предусматривал установку новой мебели – столов и стульев. Этой информации достаточно для планирования и управления проектом. Ее, конечно, можно уточнить, оговорив, скажем, тип стульев, количество ящиков в столе и т. д. Эти уточнения и будут требованиями к проекту.

Крупные и сложные проекты обычно насчитывают тысячи требований; есть даже специальная дисциплина – бизнес-анализ, позволяющая выявлять проблемы и определять, что требуется для их преодоления. В этой книге я не буду подробно рассказывать о бизнес-анализе и о том, как его проводить. Отмечу лишь, что в крупных проектах (таких, как разработка программного обеспечения) сбор требований является одним из важнейших этапов жизненного цикла проекта, который может занять несколько недель.

Предположим, вы хотите собрать требования, в объеме несколько большем, чем нужно для описания проекта, но не настолько большом, чтобы потребовалась помощь специалистов по бизнес-анализу. (Напомню, что описание не должно быть слишком подробным; его задача – определить объем работ по проекту, а не собрать требования к нему). Иными словами, вам нужны требования, которые точно опишут продукт, какой надо получить в результате.

Для этого я рекомендую провести серию структурированных интервью с заказчиками, которые позволяют точно определить их пожелания к готовому продукту. Попытка напрямую узнать у заказчика, какие результаты ему нужны, может закончиться крахом: заказчик станет выдвигать все новые и новые требования, так что вы просто будете не в силах их удовлетворить. Помните, любое требование влияет на продолжительность и стоимость проекта. Соответственно, получая подробный список требований, вам нужно знать, являются ли они:

• обязательными, т. е. без них проект будет считаться незавершенным, а заказчик останется неудовлетворенным. Если готовый продукт не соответствует всем обязательным требованиям, это – провал;

• желательными. Эти требования не обязательны, но важны для заказчика, поэтому их стараются соблюдать, за исключением тех случаев, когда они влекут за собой неприемлемое увеличение стоимости или продолжительности проекта;

• необязательными – это те требования, без которых заказчик вполне может обойтись и которые удовлетворяются только по возможности.

Пример такого каталога требований приведен в табл. A.1.

Привлечение сторонних исполнителей к работе над проектом

Нередко к работе над проектом привлекают исполнителей, не работающих в компании, – подрядчиков, консультантов, сторонних поставщиков и др. Это обычная практика. Они могут обладать особыми навыками, оказывать специальные услуги или просто располагать ресурсами, необходимыми для выполнения проекта.

Управлять этими специалистами следует так же, как и остальными членами команды проекта. В привлечении сторонних исполнителей есть как свои плюсы, так и минусы. Как менеджер проекта, вы обладаете определенными рычагами воздействия на них (можете, например, отказаться оплатить их услуги при некачественном выполнении работы и т. п.). Обычно этого достаточно, чтобы они работали с полной отдачей!

Существует другой вариант работы со сторонними исполнителями: вы привлекаете к проекту внешнюю компанию и передаете часть работ на аутсорсинг, т. е. эта компания принимает на себя всю ответственность за определенную часть проекта и самостоятельно управляет этой частью проекта. В этом случае ваша задача по управлению проектом может значительно упроститься: серия сложных задач превращается в простую задачу с датами начала и завершения, а детали ее выполнения вас не касаются. Такие задачи – «черные ящики» привлекательны по ряду причин. Прежде всего, не нужно беспокоиться о подборе исполнителей и об их мотивации – важны только даты начала и завершения задачи и стоимость услуг. Однако, привлекая компанию-подрядчика, вы должны по-настоящему ей доверять, потому что так же, как и вы, она может не уложиться в сроки!