Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) - Коллектив авторов

• действия и операции, необходимые для удовлетворения критериев завершения или выхода для фазы или проекта;

• действия и операции, необходимые для передачи продуктов, услуг или результатов проекта в следующую фазу или в производство и/или операционную деятельность;

• операции, необходимые для сбора записей проекта или фазы, аудита успеха или неудачи проекта, аккумулирования извлеченных уроков и архивирования информации проекта для будущего использования организацией.

4.6.1. Закрытие проекта или фазы: входы

4.6.1.1. План управления проектом

Описан в разделе 4.2.3.1. План управления проектом становится соглашением между руководителем проекта и спонсором проекта, определяющим, что именно составляет завершение проекта.

4.6.1.2. Принятые поставляемые результаты

Описаны в разделе 5.5. Принятые поставляемые результаты могут включать в себя одобренные спецификации продукта, расписки в получении и документы по исполнению работ. Также могут быть включены частичные или промежуточные поставляемые результаты для отмененных проектов или проектов, разбитых на фазы.

4.6.1.3. Активы процессов организации

Описаны в разделе 2.1.4. Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс закрытия проекта или фазы, включают в себя, среди прочего:

• руководящие указания или требования к закрытию проекта или фазы (например, административные процедуры, аудиты проекта, оценки проекта и критерии передачи);

• историческую информацию и базу накопленных знаний (например, записи и документы проекта, всю информацию и документацию по закрытию проекта, информацию о результатах решений по отбору предыдущих проектов наряду с информацией о выполнении предыдущих проектов, а также информацию, полученную при управлении рисками).

4.6.2. Закрытие проекта или фазы: инструменты и методы

4.6.2.1. Экспертная оценка

Экспертная оценка применяется при выполнении операций по административному закрытию. Привлекаемые эксперты подтверждают, что закрытие проекта или фазы производится в соответствии с необходимыми стандартами. Экспертиза может быть получена из различных источников, включая, среди прочего, следующие:

• другие руководители проектов в рамках организации;

• офис управления проектами (ОУП);

• профессиональные и технические ассоциации.

4.6.2.2. Аналитические методы

Описаны в разделе 4.4.2.2. Примеры аналитических методов, используемых при закрытии проекта:

• регрессионный анализ;

• анализ тенденций.

4.6.2.3. Совещания

Описаны в разделе 4.3.2.3. Совещания могут быть очными, виртуальными, формальными или неформальными. Участниками могут быть члены команды проекта и другие заинтересованные стороны, вовлеченные в проект или попадающие под его влияние. Типы совещаний, среди прочего, включают в себя обзор извлеченных уроков, совещания групп пользователей, совещания по закрытию проекта и совещания по обзору проекта.

4.6.3. Закрытие проекта или фазы: выходы

4.6.3.1. Передача конечного продукта, услуги или результата

Данный выход относится к передаче конечного продукта, услуги или результата, для производства которого был авторизован проект (или в случае закрытия фазы это относится к промежуточному продукту, услуге или результату данной фазы).

4.6.3.2. Обновления активов процессов организации

Активы процессов организации, которые обновляются в результате процесса закрытия проекта или фазы, включают в себя, среди прочего:

• Файлы проекта – документы, полученные в результате операций проекта, например, план управления проектом, содержание, стоимость, расписание и календари проекта, реестры рисков и другие реестры, документация по управлению изменениями, запланированные мероприятия по реагированию на риски и воздействие рисков.

• Документы закрытия проекта или фазы – документы закрытия проекта или фазы, состоящие из формальной документации, указывающей на завершение проекта или фазы и передачу поставляемых результатов завершенного проекта или фазы, например в группу операционной деятельности или в следующую фазу. Во время закрытия проекта руководитель проекта проводит обзор документов предыдущей фазы, документации по приемке заказчиком из процесса подтверждения содержания (раздел 5.4) и договора (если применимо), чтобы убедиться, что все требования проекта выполнены до окончательного закрытия проекта. Если проект был прекращен до завершения, формальная документация объясняет, почему проект был прекращен, и устанавливает процедуры передачи завершенных и незавершенных поставляемых результатов отмененного проекта другим лицам.

• Историческая информация – историческая информация и информация об извлеченных уроках передается в базу накопленных знаний для использования в будущих проектах или фазах. Сюда может входить информация по проблемам и рискам, а также по успешно примененным методам, которые могут быть использованы в будущих проектах.

5

Управление содержанием проекта

Управление содержанием проекта включает в себя процессы, требуемые для обеспечения того, чтобы проект содержал все и только те работы, которые требуются для успешного выполнения проекта. Управление содержанием проекта непосредственно связано с определением и контролем того, что включено и что не включено в проект.

На рис. 5–1 представлена общая схема процессов управления содержанием проекта, которые включают в себя следующее:

5.1 Планирование управления содержанием – процесс создания плана управления содержанием, документирующего, каким образом содержание проекта будет определяться, подтверждаться и контролироваться.

5.2 Сбор требований – процесс определения, документирования и управления потребностями и требованиями заинтересованных сторон для достижения целей проекта.

5.3. Определение содержания – процесс разработки подробного описания проекта и продукта.

5.4 Создание иерархической структуры работ (ИСР) – процесс разделения поставляемых результатов проекта и работ проекта на меньшие компоненты, которыми легче управлять.

5.5 Подтверждение содержания – процесс формализованной приемки полученных поставляемых результатов проекта.

5.6 Контроль содержания – процесс мониторинга состояния содержания проекта и продукта, а также управления изменениями базового плана по содержанию.

Данные процессы взаимодействуют друг с другом и с процессами из других областей знаний (подробное описание см. в разделе 3 и Приложении А1).

В контексте проекта термин «содержание» может обозначать:

• Содержание продукта. Свойства и функции, которые характеризуют продукт, услугу или результат.

• Содержание проекта. Работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с заданными свойствами и функциями. Термин «содержание проекта» иногда включает в себя содержание продукта.

Процессы, используемые для управления содержанием проекта, а также обеспечивающие их выполнение инструменты и методы могут различаться в зависимости от проекта. Базовым планом проекта по содержанию являются одобренная версия описания содержания проекта, иерархическая структура работ (ИСР) и соответствующий словарь ИСР. Базовый план может быть изменен только с помощью формальных процедур контроля изменений и используется как база для сравнения при исполнении процессов подтверждения содержания и контроля содержания, а также других процессов контроля.

Выполнение содержания проекта измеряется относительно плана управления проектом (раздел 4.2.3.1). Реализация содержания продукта измеряется относительно требований к продукту (раздел 5.2). Процессы управления содержанием проекта должны быть хорошо интегрированы с процессами всех остальных областей знаний, чтобы работы проекта привели к созданию заданного содержания продукта.

Рис. 5–1. Общая схема управления содержанием проекта

5.1. Планирование управления содержанием

Планирование управления содержанием – процесс создания плана управления содержанием, документирующего, каким образом содержание проекта будет определяться, подтверждаться и контролироваться. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он предоставляет руководство и указания относительно управления содержанием проекта на протяжении всего проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 5–2. На рис. 5–3 показана диаграмма потоков данных процесса.

Рис. 5–2. Планирование управления содержанием: входы, инструменты и методы, а также выходы