Деловая жизнь - Константин Сокольский

Если вы, в силу своей работы, часто сталкиваетесь с написанием подобных записок, вам обязательно помогут все вышеуказанные советы. Служебные записки рекомендуется писать только в особых случаях, когда нельзя передать информацию в устной форме. Не переусердствуйте в их написании, так как непосредственное общение с подчиненными, коллегами и начальником никогда не заменит письменную форму общения.

Глава 4. Составляем отчет

В разных фирмах и организациях используются разные системы отчетности. Так, отчет может быть устным и письменным. В большинстве случаев используется письменная форма отчета, так как информация, изложенная на бумаге, гораздо лучше воспринимается. Но иногда вам может понадобиться и умение составить отчет, который нужно представить в устной форме. В этом случае от вас не требуется такого количества информации, как при письменном отчете. Но вам необходимо подготовиться к нему более тщательно. Обычно устные отчеты используются на собраниях или конференциях, проводимых по итогам работы коллектива за небольшой период времени.

Различаются отчеты и по срокам, за которые они предоставляются. Так, о проделанной работе отчет может составляться каждый день, раз в неделю или один раз в декаду. Существуют также отчеты ежемесячные и годовые. Все они имеют помимо ряда общих черт характерные особенности. Отчеты такого рода достаточно удобно сопоставлять и изучать, так как в них могут использоваться разнообразные таблицы, графики и диаграммы.

Отчет может также передавать информацию о каком-то происшедшем событии или представлять собой фиксирование устного процесса общения, например заседания или совещания. В этом случае он представляет собой письменный документ, который необходим для фиксирования каких-либо конкретных фактов и их хранения или передачи третьему лицу. Он также может представлять собой ответы на определенные вопросы адресата.

Если с конкретными требованиями в отчетности о проделанной работе, израсходованных средствах или приобретенных материалах вы можете быстро разобраться, изучив специальную документацию компании, то с составлением отчетов, не содержащих свода числовой информации, вам необходимо ознакомиться заранее, так как они имеют свою специфику.

Как и к любому деловому документу, к отчету предъявляются следующие требования: он должен содержать всю необходимую информацию, изложенную в предельно краткой форме. Для того, что научиться составлять отчеты таким образом, вам необходимо познакомиться с основными требованиями.

Помните, что народная мудрость гласит: "Что написано пером, того не вырубишь топором". Поэтому следует предельно внимательно относиться к любому слову, которое вы используете для фиксации информации на бумаге. Если в устной беседе какая-то случайная неловкость может остаться незамеченной или ее легко сглаживают, то все погрешности, попавшие в отчет, фиксируются на продолжительное время.

Для начала составьте себе четкое представление о своем адресате. Ведь ваш отчет предназначен для конкретного человека, который имеет свои убеждения, взгляды и мнения по разным вопросам. Не исключено, что эти взгляды могут не совпадать с вашими. Поэтому запомните, что деловая документация – не место для демонстрации оригинальности мышления, даже если вы считаете свою позицию более верной. Не вносите в отчет ничего, что может быть расценено адресатом как личный выпад. В деловой жизни нет места для выяснения личных отношений.

Следование точности должно неукоснительно выполняться вами на протяжении всей работы над документами, поэтому началом вашего отчета должно стать число, к которому он относится. Далее следует указать адресат. Правила делового этикета требуют, чтобы в отчете адресат был назван по имени полностью (фамилия, имя, отчество), а также точного указания его должности. Отнеситесь к этому пункту очень внимательно. Не забывайте, что человек способен простить вам любую ошибку, но не небрежное обращение с его именем. Ошибка, касающаяся должности этого человека, также не принесет вам ничего хорошего. Ведь любой документ, составлением которого вы занимаетесь, представляет собой как бы вашу визитную карточку, и по тому, насколько точно, грамотно и аккуратно он составлен, получатель будет судить о вас не только как о работнике, но и как личности. Поэтому не забудьте несколько раз проверить весь используемый материал.

По нормам делового общения, после указания имени и должности адресата вам следует отметить, кому и куда вы направляете копии этого отчета, если, конечно, таковые имеются. Вероятно, не стоит напоминать о точности, которая должна неукоснительно соблюдаться и в этом пункте.

Далее приступайте к основному тексту. Вы можете изложить в нем сведения об итогах деятельности вашего предприятия или отдела и своей собственной. В отчете могут быть намечены планы дальнейшей работы, отмечены уже имеющиеся результаты. Кроме этого, в данной части отчета приводятся объяснения происшедших событий и их причины. В любом случае, вы должны предоставить в своем отчете только достоверную и проверенную информацию.

Подготовив и проверив весь материал, который составит основу вашего отчета, приступайте к правильному его оформлению. Составьте план. На листе бумаги выпишите все вопросы, которые вам необходимо осветить в отчете. Еще раз детально продумайте каждый из них. После этого каждый пункт плана расположите в таком порядке, чтобы на первом месте оказались самые важные. При этом обратите особое внимание на то, чтобы между всеми вопросами существовала четкая логическая связь.

Если считаете, что план представляет собой идеальную основу для отчета, переходите к составлению его текста. Начните работу на черновике. Возможно, через некоторое время вы настолько четко научитесь формулировать все необходимые пункты отчетов в своем сознании, что не будете нуждаться в помощи черновика. Но на начальном этапе обучения составлению отчетов его использование обязательно. Еще лучше, если у вас есть возможность использовать для составления отчета компьютер. В этом случае вы сможете вносить коррективы в уже готовый текст прямо на экране.

При составлении основного текста отчета вы должны предельно точно раскрыть каждый из поставленных вами вопросов. Для этого можете сначала написать в каждом пункте все, что вы могли бы сказать по данному вопросу. После этого подвергните написанный текст строжайшей проверке. Отберите из всей информации самую необходимую и постарайтесь изложить ее как можно более ясно и кратко. Практика показывает, что из первоначального варианта вы удалите по меньшей мере треть, а, возможно, и половину написанного.

Вам необходимо также поработать над стилем. Не забывайте, что язык делового документа существенно отличается от языка повседневного общения. Официальная речь более сухая, чем обычная разговорная, и вам следует избегать снижения стиля документации до дружески-фамильярного. Элементарное знание правил официального словоупотребления и построения предложений обязательно должно использоваться при составлении отчета.

Но не следует впадать и в другую крайность. Нередко в официальных документах можно встретить нарочитое употребление сложных слов и конструкций, которые, по мнению составителя, должны подчеркнуть его образованность и продемонстрировать знание канонов официальной речи. Но излишнее усердие может только исказить информацию или сделать ее менее удобной для восприятия.

Поэтому вам нужно по возможности заменить все сложные слова на более простые. Избегайте сложных словосочетаний и предложений, предоставляющих информацию не самым удобным для восприятия способом, избегайте слов, значение которых вы сами не до конца понимаете. Иначе вы рискуете передать адресату совершенно не ту информацию, которую хотите. Желательно, чтобы текст был составлен достаточно просто, но содержал бы всю необходимую информацию, изложенную в доступной форме. Необходимо исключить любую двусмысленность в своих словах.

Помните, что именно вы отвечаете за достоверность информации, изложенной в вашем отчете, поэтому не используйте сомнительных источников ее получения и по возможности проверяйте их лично. Если же в ходе составления отчета возникла необходимость использовать информацию, достоверность которой вы не имеете возможности проверить, дайте ссылку с подробным указанием ее источника, чтобы ваш адресат при необходимости мог лично удостовериться в ее точности.

Чтобы сделать текст простым для чтения, проверьте, все ли определения, которые обычно бывают выражены прилагательными, действительно необходимы. И если вы убедитесь, что без некоторых вполне можно обойтись, точность передаваемой вами информации от этого не пострадает, вычеркните их.

Когда вы расположите все пункты отчета в логической последовательности и тщательно отредактируете стиль текста, проверьте пунктуацию и орфографию. Конечно, никто не сомневается в том, что вы знаете, как правильно писать то или иное слово или где в предложении ставятся запятые, но даже учителя русского языка признаются, что нередко в нужный момент не могут вспомнить правописание какого-нибудь самого простого слова. Поэтому нет ничего плохого в том, чтобы держать на своем рабочем столе хотя бы орфографический словарь.