Бухгалтерский учет на компьютере - Александр Заика

Во-вторых, подписчики получают доступ к так называемой интернет-версии ИТС.

Подписка уровня ПРОФ дороже подписки уровня ТЕХНО, но учитывая большой объем по-настоящему полезных материалов, доступных по подписке ПРОФ, в большинстве случаев дополнительные затраты на неё полностью себя оправдывают.

При приобретении 1С: Бухгалтерии сотрудники фирмы-франчайзи, как минимум, производят установку системы. Если система бухгалтерского учёта в организации имеет какие-то особенности, конфигурация может быть доработана с учетом этих особенностей.

С какой бы версией 1С: Бухгалтерии вы ни столкнулись, общие приемы работы с ними совпадают, как совпадает и их внутреннее устройство, и особенности функционирования их механизмов.

Работа с информационными базами

Прежде чем приступать к освоению бухгалтерского функционала системы, нужно освоить общие приемы работы с платформой 1С: Предприятие. В частности, это касается умения работать с информационными базами.

Если вы работаете с учебной версией системы, для успешной работы с ней достаточно того, что она будет установлена на компьютере. Если – с базовой версией – она должна быть предварительно активирована. Если с версией ПРОФ – к компьютеру, на котором вы запускаете систему, должен быть подсоединен ключ аппаратной защиты.

Для запуска системы служит соответствующий ярлык (рис. 1.1.), который обычно расположен на Рабочем столе Windows.

Рис. 1.1. Ярлык для запуска системы 1С: Предприятие

Обратите внимание, ярлык называется «1С: Предприятие». С его помощью мы открываем окно запуска системы 1С: Предприятие. После того, как это окно запущено, мы можем выбрать конкретную информационную базу для работы с ней (это может быть не только 1С: Бухгалтерия, всё зависит от набора конфигураций, которыми пользуется организация), а так же – создать новую базу или подключить к системе существующую базу.

Если вы запускаете 1С: Предприятие на компьютере, где 1С: Бухгалтерия уже используется для ведения учета, в окне запуска вы найдете несколько информационных баз. Если нет, то на экране вы увидите то, что показано на рис. 1.2. Напомним: нельзя экспериментировать с рабочими базами.

Рис. 1.2. Окно Запуск 1С: Предприятие

Если нажать в этом окне на кнопку Да, будет начат процесс добавления в список новой информационной базы. Того же эффекта можно достичь, если нажать на кнопку Добавить в основном окне запуска. Добавление в список новой базы начинается с окна Добавление информационной базы/группы, рис. 1.3.

В этом окне, если вы хотите создать новую информационную базу, нужно выбрать пункт Создание новой информационной базы. Выбор пункта Добавление в список существующей информационной базы нужен в тех случаях, если информационная база у вас уже есть и вам лишь нужно добавить её в список окна запуска 1С: Предприятие. Выберем первый пункт и нажмём на кнопку Далее. В следующем окне, рис. 1.4., нам предложат либо создать информационную базу из шаблона, либо – воспользоваться возможностью создания пустой базы.

Рис. 1.3. Добавление в список новой информационной базы

Рис. 1.4. Создание новой информационной базы

В нашем случае здесь доступны шаблоны конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия. В списке, в частности, присутствуют две группы: Бухгалтерия предприятия и Бухгалтерия предприятия (демо). Первая позволяет создать пустую базу для ведения учета с использованием конфигурации 1С: Бухгалтерия. Благодаря второй можно создать базу, которая уже заполнена некоторыми данными и снабжена пояснениями. Эта база создана специально для практического знакомства с возможностями программы. Фактически, используя её, вы можете взглянуть на пример ведения учёта в 1С: Бухгалтерии, освоить с её помощью различные методы работы в системе и применить полученные знания на практике. Мы, изучая механизмы 1С: Бухгалтерии, будем пользоваться демонстрационной базой.

Для создания информационной базы по шаблону выберем пункт с номером версии шаблона в нужной группе. В нашем случае это версия 3.0.21.13 в группе Бухгалтерия предприятия (демо). После очередного нажатия на кнопку Далее, нам предложат задать наименование информационной базы и указать тип её расположения, рис. 1.5.

Рис. 1.5. Наименование и тип расположения информационной базы

Введенное наименование будет использовано в окне запуска 1С: Предприятие. Что касается типа расположения, то в нашем случае нужно выбрать первый вариант. При его использовании на локальном жёстком диске компьютера или в общей папке, расположенной на файловом сервере, создаётся каталог, в котором будут расположены файлы информационной базы. Такой вариант работы с информационными базами используют организации малого и среднего размеров. В крупных организациях обычно применяется вариант размещения базы на сервере 1С: Предприятие. Его использование требует наличия соответствующей инфраструктуры, поддержкой которой обычно занимается системный администратор организации.

После очередного нажатия на кнопку Далее мы видим окно, в котором нам предлагают указать каталог информационной базы, рис. 1.6.

Рис. 1.6. Окно выбора каталога информационной базы

По умолчанию при создании новой информационной базы в папке Мои документы текущего пользователя создаётся каталог 1С, в котором создаются папки информационных баз. С этой установкой можно согласиться, сразу же нажав в данном окне кнопку Далее. Если нужно указать другое расположение каталога информационной базы, это можно сделать, нажав на кнопку с тремя точками в поле ввода адреса и выбрав новое место для расположения базы. Мы оставим этот параметр в стандартном значении. Очередное нажатие на кнопку Далее приводит нас к последнему окну настроек новой информационной базы, рис. 1.7.

Рис. 1.7. Окно настройки параметров запуска

Эти настройки нужны, в основном, для системных администраторов, однако, знание о том, где они расположены, может помочь вам в разрешении проблемы перехода на новую версию платформы. Обратите внимание на поле Версия 1С: Предприятие. В данном случае здесь указано 8.2 – это именно та версия, которая нужна в данный момент. На одном и том же компьютере могут быть установлены различные версии платформы. Может случиться так, что для работы с конкретной базой нужна определенная версия платформы, в то время как автоматически в это поле подставляется другая версия. Например, такое может произойти при автоматическом переносе списка информационных баз в окно запуска новой платформы. Указание здесь нужной версии позволит, при условии, что эта версия установлена в системе, воспользоваться ей.

На этом добавление новой информационной базы завершено, нажмём на кнопку Готово и подождём, пока система создаст новую информационную базу и отобразит окно запуска, в которое уже добавлена только что созданная база, рис. 1.8.

Рис. 1.8. Окно запуска 1С: Предприятие с новой информационной базой

Просматривая список баз и щёлкая по ним мышью, можно, в нижней части окна, видеть путь к базе. Знание пути к информационной базе позволяет нам создавать её резервные копии. Резервное копирование информационных баз можно осуществлять различными способами. Пожалуй, самый простой – это сделать копию папки информационной базы.

Резервное копирование рабочих информационных баз очень важно. Дело в том, что потеря информационной базы без наличия резервной копии обрекает бухгалтера на необходимость восстановления данных учёта. То есть, ему придётся восстановить каждый документ, который присутствовал в базе, каждую запись справочника (ниже рассмотрим эти объекты), а если речь идёт о конфигурации, доработанной с учётом особенностей учёта в организации, сложность восстановления учёта усложняется еще сильнее. Если в бухгалтерии делаются распечатки всех документов, вводимых в информационную базу, задача по восстановлению информационной базы, хотя и остаётся весьма трудоёмкой, имеет вполне обозримый масштаб. Если же большая часть документов хранится в электронном виде, потеря базы – это катастрофа. Причем, причины потери информационных баз часто кажутся совершенно невозможными. Когда теряются информационные базы? Вот несколько типичных примеров:

• В бухгалтерии украли компьютер.

• Система была заражена компьютерным вирусом, который уничтожил данные информационной базы.

• Этажом выше прорвало водопроводную трубу, бухгалтерию затопило, компьютер оказался безнадёжно испорченным.