Хватит платить за все! Снижение издержек в компании - Владислав Гагарский

Почему?

А потому что здесь так принято!

Резюме

Оптимизация бизнес-процессов – это мощное средство сокращения издержек.

Существуют четыре типа деятельности: проект, процесс, функция и задача, каждый из которых управляется разными способами.

Для описания бизнес-процессов необходимо использовать стандартные графические нотации.

Анализ бизнес-процессов можно производить либо на основе формальных критериев оценки, либо экспертным путем.

К наиболее простым и дешевым в применении методам оптимизации бизнес-процессов относятся:

• усовершенствование/разработка форм документов;

• фиксация оснований для принятия управленческих решений;

• изменение состава и последовательности процедур процесса;

• определение областей ответственности за выполнение процедур;

• изменение требований к конечному результату.

4. Оптимизация издержек путем совершенствования организационных структур

Американцы и японцы решили устроить соревнование по гребле. Обе команды долго и упорно тренировались, чтобы достичь высшей спортивной формы. И вот в один прекрасный день они решили, что уже готовы. Японцы победили, обогнав американцев на одну милю. Американская команда была горько разочарована своим проигрышем. Корпоративное руководство постановило, что надо найти причину разгромного поражения и потому наняло консалтинговую фирму, чтобы разобраться, в чем проблема, и получить совет, что следует предпринять. Консалтинговая компания выяснила, что в японской команде восемь человек гребли, а один был на руле, тогда как в американской был один гребец и восемь рулевых. После года изысканий и миллионов долларов, потраченных на анализ проблемы, консалтинговая фирма пришла к выводу, что в американской команде было слишком много рулевых и слишком мало гребцов. Итак, по мере того как в следующем году приближался день повторных соревнований, структура руководства американской команды была полностью реорганизована. В новой структуре было четыре менеджера по рулению, три эксперта в области руления и новая система оценки выступления гребца, чтобы обеспечить рабочую инициативу. На следующий год японцы обогнали американцев на две мили. Униженная американская корпорация уволила гребца за плохое выступление и выдала менеджерам премию за выявление проблемы.

Эта притча хорошо показывает, какие перекосы могут быть в системе управления компанией. Причем мало того что в этой притче американская команда не достигла успеха, но наверняка оплата менеджеров «по рулению» была выше, чем оплата гребца. А это уже явные излишние затраты. Вся эта длинная история приведена для иллюстрации того, насколько важно выстроить оптимальную организационную структуру и как она отразится на издержках компании.

Организационные структуры

Прежде чем говорить о сокращении издержек путем оптимизации системы управления, надо обстоятельно разобраться, что же такое организация, ее система управления, и тогда можно гораздо легче понять, как за счет совершенствования системы управления компании сократить ее издержки.

Если задуматься о том, что первично: организационная структура или деятельность компании, то ответ будет однозначный – деятельность. Деятельность компании определяется ее целями, а уже исходя из деятельности выстраивается организационная структура.

Для существования структуры компании должны выполняться два фундаментальных условия:

• деятельность должна разделяться на относительно обособленные элементы (функции, задачи, процессы, проекты);

• необходима координация действий по выполнению элементов деятельности.

Например, программист сам нашел клиента, сам составил техническое задание на программу, сам ее написал и отладил, сам внедрил ее у клиента и самостоятельно осуществляет ее поддержку. Это деятельность, но еще не организация.

Организация – это когда менеджер по продажам договорился с клиентом, бизнес-аналитик составил техническое задание, программист написал код, тестировщик протестировал, внедренец установил программу у клиента, специалист техподдержки обслужил. И еще руководитель проекта (или директор компании) скоординировал взаимодействие всех этих сотрудников. Вот это уже организация.

Для того чтобы получить полноценную модель компании и в дальнейшем ее анализировать, а также давать рекомендации по ее изменению, надо знать следующие вещи:

• цели компании, а также ее стратегию (как долгосрочный план по достижению заявленных целей);

• продукты и услуги, которые компания предоставляет своим клиентам;

• бизнес-процессы, а также функции, задачи и проекты, которые нужны для непосредственной реализации стратегии, а также обеспечения ее выполнения;

• организационную структуру, которая строится в соответствии с деятельностью компании;

• персонал компании, который «наполняет» организационную структуру.

Теперь перейдем к составным частям организаций. Канадский ученый Генри Минцберг[5] предложил следующую универсальную модель составных частей организации, которая представлена на рис 4.1.

Рис. 4.1. Универсальная модель организации по Г. Минцбергу

Стратегическая вершина. В нее входит все высшее руководство компании: ее генеральный директор, исполнительный директор, менеджеры высшего уровня. Эти люди организуют эффективную деятельность организации и отвечают за обеспечение потребностей тех, кому принадлежит организация. В их обязанности входят разработка и осуществление стратегии, управление взаимодействиями с внешней средой, прямой контроль деятельности компании.

Операционное ядро. Сотрудники, выполняющие основную деятельность компании, связанную с производством товаров и оказанием услуг. По сути, это мотор организации, та часть организации, где создается основная продукция. Без операционного ядра все остальные части организации не имеют смысла. Их основные обязанности: обеспечение исходной базы производства, трансформация исходных материалов в готовую продукцию, распределение (дистрибуция) продукции.

Срединная линия. В нее входят менеджеры среднего звена – руководители функциональных и линейных служб. Суть их деятельности – это обеспечение принятия и исполнения решений высшего руководства. В их обязанности входят представление информации об эффективности операционной единицы, посредничество и координация потока решений, своевременная сигнализация о решении проблем, решение проблем на локальных участках.