Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2 - Александр Горбачев

Куда вкладывать свое время эффективнее?

Во-первых, нужно определить, что следует улучшить. Сюда относится любая деятельность, которая занимает больше 10 % вашего рабочего времени. Если вы берете работу на дом – это считается рабочим временем. Чтобы получить полный список своих областей, требующих улучшения, воспользуйтесь хронометражем.

В течение недели ведите хронометраж, а по окончании подсчитайте, сколько времени чем вы занимались. Далее высчитайте, какой процент от рабочего дня занимает каждый вид деятельности, и если он больше 10 % – уделите ей особое внимание. Задайте себе вопрос: «как я могу выполнять это быстрее?» Поможет в поисках ресурсов приведенная ниже таблица.

Заполнять ее следует вертикально: вначале заносим список дел, которые получили 10 % и более при хронометраже. Далее процент напротив каждого из дел, время в часах, которое занимает данное дело в месяц, и т. Д.

В таблице приведен реальный пример ИкаР, выполненной одним из менеджеров отдела сбыта металлургической компании.

Из таблицы (стр. 116) видно, что в работе менеджера набор текста занимает 20 % его рабочего времени, что составляет 38 часов в месяц. Чтобы сократить этот временной расход, есть вариант развития – освоить слепой метод печати. На его освоение нужно 50 часов плюс 1 час, чтобы оплатить обучение (исходя из стоимости рабочего времени менеджера). После этого скорость набора возрастет в два раза, что даст выигрыш 19 часов ежемесячно. И самое приятное, что вложенное время в обучение окупится через 2,7 месяца. В последней колонке наглядная цифра выигрыша времени в результате освоения слепого набора на год вперед – 230 часов! Задумайтесь над этой цифрой! Только в первый год ваш выигрыш составит 230 часов – это время, которое вы можете посвятить чему угодно. Это 9 дней отпуска! А для этого надо всего лишь инвестировать 51 час в развитие навыка слепой печати. Николай Семенович, пример которого я привел выше, после построения своей ИкаР в течение месяца приступил к занятиям по освоению навыка слепой печати. Сегодня он, как и многие другие менеджеры его компании, владеющие слепым набором, получает чистые 200 часов ежегодных дивидендов!

Применяя такой алгоритм ко всем видам деятельности, выходящим за 10 %-ный порог вашего рабочего времени, вы строите ИКаР, по которой видно, куда следует вкладывать свое время в первую очередь. Таким образом вы можете определить не только направление своего развития, но и в какой последовательности овладевать новыми навыками.

Из практики успешного внедрения можно предложить несколько путей инвестирования: развитие навыков быстрого чтения, сверхпамяти, ораторское мастерство, умение вести переговоры, управление временем, так же попадает под этот раздел, владение компьютером. Если еще 10–15 лет назад подобные вещи можно было считать изысками вундеркиндов, то сегодня это повседневная потребность растущего бизнеса. Эти навыки абсолютно необходимы любому успешному управленцу. В профиле компетенции их относят к общим навыкам. К их освоению рано или поздно приходит каждый успешный руководитель. И чем раньше вы овладеете ими, тем большего успеха в карьере сможете добиться за свою жизнь, а она, как известно, конечна.

Дороги, которые мы выбираем

Исходя из моей консультационной практики, приведу пример двух освоенных навыков: «слепая» печать и быстрое чтение. С одной стороны, эти методики уже хорошо операционализированы, и на их примере наглядно демонстрируется технология построения ИКаР, с другой – они необходимы широкому кругу менеджеров. Слепой десятипальцевый метод набора уже рассмотрен в качестве примера выше, поэтому перейдем к быстрому чтению.

Из массы курсов стоит выделить школу Олега Андреева (ШОА). Специалисты школы гарантируют повышение скорости чтения в 5–20 раз. Свыше 40 менеджеров, которых я консультировал, прошли обучение у Олега Андреева. Все они остались довольны результатами, и реальное повышение скорости чтения составило 5–20 раз! Рассмотрим карту, построенную для быстрого чтения на примере Виктора, редактора журнала в издательстве «Пресс-ЛИМИТ».

Из таблицы (стр. 118) видно, что на освоение этого навыка требуется больше времени, чем на слепую печать, однако порядок эффективности значительно выше. И выигрыш за год получается еще более солидным – 830 часов! Ради таких результатов Виктор сразу же записался на курсы и успешно прошел обучение. Вот что он сказал спустя три месяца после обучения:

«Честно говоря, не ожидал подобных результатов. Если бы мне сказали, что я могу иметь дополнительно 800 часов в год, я бы не поверил. На семинаре Александра Геннадьевича мы составляли ИКаР. По результатам моей карты выигрыш за год должен составить 800 часов! Я призадумался над тем, как расходую свое время и чему бы я мог посвятить такое количество свободного времени. Мотивация обучиться быстрому чтению появилась мгновенно, она была настолько сильна, что я на следующий день позвонил в школу Олега Андреева и записался в ближайшую группу. В течение месяца я проходил очное обучение и еще месяц занимался самостоятельно. Так как моя работа непосредственно связана с текстовой информацией, результаты появились достаточно быстро: уменьшилось напряжение, стал на час раньше уходить с работы, при этом успевая прочитать и отредактировать все необходимое. И это при том, что раньше мой рабочий день продолжался дома до поздней ночи».

Надо сказать, что после построения ИКаР из 45 менеджеров, давно «хотевших» обучиться быстрому чтению, 32 записались на обучение. Это произошло в течение недели после построения каждым из участников своей ИКаР. Все они реально прошли обучение до конца и в данный момент наслаждаются колоссальными выигрышами во времени! Что и говорить, когда реально оценишь преимущества обучения, сделать первые шаги легко и просто. А как говорят в Китае: «дорога в 1000 ли начинается с первого шага». ИКаР поможет вам легко и, главное, быстро сделать первый шаг на пути обучения.

Логика построения в цифрах: что вложим – что получим

Многократно выполняя определенную работу, менеджер интуитивно находит пути более эффективного ее выполнения. Многие тратят несколько лет на раздумья и ожидания, прежде чем решиться на обучение и переход на другую схему работы. ИКаР дает простой и понятный взгляд на то, что нужно улучшать, а что можно оставить как есть. Повышается скорость принятия решений по обучению и освоению новых навыков. Многократно сокращаются расходы времени на дискуссии и обсуждения «быть или не быть», «учиться или не учиться». И самое главное: ИКаР – мощный мотивационный инструмент, позволяющий оценить, сколько вы теряете самого ценного ресурса, оставаясь там, где находитесь сейчас. И это не только дает толчок к изменениям, но и поддерживает вас в процессе освоения новых навыков. Наглядность прогресса и перспектива в будущем – гарантия успешного освоения новых навыков. ИКаР позволяет оценить выгоду обучения и наглядно демонстрирует результаты будущего обучения.

Стоит еще раз сделать акцент на том, что ИКаР – это общая схема, применимая для оценки развития практически любого навыка. Главное – определить, что нужно улучшить, в какой области сделать качественный скачок (более 10 % вашего времени). И далее оценить все показатели, заполнив таблицу. Важно оценить колонки «время окупаемости» и «выигрыш за год». Эти цифры дают стартовый толчок для принятия решений, учиться или нет. Чем меньше время окупаемости и больше выигрыш за год, тем более выгодно для вас обучение. Отношение «выигрыш за год» к «времени окупаемости» – показатель привлекательности инвестиции. По этому показателю следует сортировать последовательность обучения различным навыкам. У какого метода он выше – с такого навыка и следует начинать. И напоследок хочу предостеречь, что осваивать новые навыки следует последовательно, а не параллельно. То есть освоить один и только после этого переходить к следующему. Поступая так, вы будете намного эффективнее распоряжаться своим временем и деньгами.

Глава 7 Путь пройден. Что дальше?

Вот и подходит к завершению наше с вами общение, читатель. Мы рассмотрели цели, приоритеты, инструменты планирования, привычки – четыре группы навыков. Подробно поговорили о каждом из разделов управления персональным временем. Теперь ваша задача – взять на вооружение подходящие инструменты и начать отработку их на практике. Важно, чтобы каждый из этих инструментов был доведен до высокой степени автоматизации – ПРИВЫЧКИ. В таком качестве вы сможете добиваться успеха в бизнесе без особых усилий, как по маслу. Привычки приведут вас к успеху. Что к этому можно добавить? Постоянное совершенствование в каждой из четырех областей: цели, приоритеты, инструменты планирования, привычки. Как только вы сделали первый виток и взяли на вооружение некоторые правила, вас ожидает второй, третий и т. д. Ваша задача – постоянно наращивать свой потенциал по каждому из четырех направлений управления личным временем. Это четыре ножки стола, которые должны находиться во взаимном балансе друг с другом. Тогда поверхность вашего стола будет горизонтально ровной и позволит вам располагать на ней все необходимые элементы вашей жизни: деловое, личное, хобби, отдых и т. д. Желаю вам легкой дороги, со своей стороны я максимально вас подготовил и «упростил до простого, но не проще простого», как любил говаривать Эйнштейн. У вас есть все ресурсы для достижения «гармонии со временем», все, что вам осталось, – это сделать первый шаг. Самостоятельно. Проявите смелость. Помните, смелость – часть характера, один из элементов принятия решений.