Теория организации - Валентина Парахина

Структура организации – логическая взаимосвязь и взаимозависимость уровней управления и подразделений, построенная в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Выше отмечалось, что характерной чертой организации является разделение труда. Структура организации закрепляет горизонтальное и вертикальное разделение труда в ней. Как конкретно осуществить разделение труда в организации? – вопрос, который относится к самым существенным управленческим решениям. Выбор подразделений определяет структуру организации и, следовательно, возможности ее успешной деятельности. Вертикальное разделение труда создает иерархию управленческих уровней в организации.

Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Число лиц, подчиненных одному руководителю, называется сферой контроля. Чем больше сфера контроля, тем меньше (при прочих равных условиях) уровней управления создается в организации и наоборот. Сфера контроля в организации часто варьирует в значительной степени как по уровням управления, так и по подразделениям. Идеальной сферы контроля не существует. Ее приемлемые значения колеблются от 2–3 до 50 и более.

Как важнейшая организационная характеристика структура представляет собой совокупность устойчивых системообразующих связей и отношений, сложившихся в системе между ее элементами, обеспечивающих стабильность и равновесие системы, взаимодействие, соподчиненность и пропорциональность между составляющими ее элементами. Структура находится в тесной взаимосвязи с составом системы, определяется им и сама в свою очередь в значительной степени его определяет.

Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач.

Задача – предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.

На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации.

Задачи организации традиционно делятся на три категории по видам работ:

1) работа с людьми;

2) работа с предметами;

3) работа с информацией.

С исторической точки зрения, изменения в характере и содержании задач были тесно связаны с эволюцией специализации. Как указывал Адам Смит в своем знаменитом примере о производстве булавок, когда работу делят между специалистами вместо того, чтобы поручить ее выполнение одному человеку, потенциальная выгода огромна. Предприниматели быстро поняли, что специализация задач повышает прибыль, потому что происходит рост производительности и снижение затрат на производство. В настоящее время технологические нововведения и системное сочетание техники и специализации труда сделали специализацию задач углубленной и сложной, позволяющей существенно повысить производительность. Однако дальнейшее развитие специализации наталкивается на монотонность и повышенную утомляемость работников, выполняющих одну и ту же работу.

Технология – важная внутренняя переменная. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями, машинами, например полупроводниками и компьютерами. Однако это более широкое понятие. Наиболее точное определение понятия «технология» дал известный на Западе социолог Чарльз Перроу.

Технология – средство преобразования сырья – будь то труд, информация или материалы – в конечные продукты или услуги.

Технология, применяемая в организации, зависит от типа производства (единичное, серийное, массовое).

В единичном производстве выпускаются отдельные образцы изделий, или их партии невелики и повторяются через неопределенный промежуток времени. Оно характеризуется большим удельным весом неповторяющихся операций. Серийное производство представляет собой выпуск партий изделий через определенные промежутки времени. Однородные операции в таком производстве повторяются. Массовое производство характеризуется выпуском небольшой номенклатуры изделий, постоянной достаточно длительное время. Такой тип производства имеет большой удельный вес однородных, повторяющихся операций. В массовом производстве широко распространены механизация и автоматизация производства, конвейерный способ сборки. Важное влияние на технологию оказывает также индивидуализация производства – благодаря гибким технологиям даже в массовом производстве учитываются требования индивидуального заказчика к качеству изделия. Примером может служить производство автомобилей с учетом пожелания заказчика по цвету кузова, обивке салона, автоматизации перемены передач и т. п.

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкурентной технологии как средства преобразования ресурсов, поступающих на входе, в форму, получаемую на выходе. Влияние этой переменной на управление в значительной мере определялось четырьмя крупными переворотами в технологии: промышленной революцией, стандартизацией и механизацией, применением конвейерных сборочных линий и компьютеризацией.

Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются внутренней переменной организации. Руководство достигает целей организации через других людей. Следовательно, люди являются центральным фактором в любой системе управления. Если руководство – отдельные менеджеры – не признают, что каждый работник представляет собой личность с ее неповторимыми переживаниями и запросами, способность организации достичь поставленных целей невелика.

Существуют три основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению:

1) поведение отдельных людей;

2) поведение людей в группах;

3) характер поведения руководителя как лидера, его влияние на поведение отдельных людей и групп.

Понимание и успешное управление человеческой переменной очень сложно. Как ведет себя человек в обществе и на работе является следствием многопланового сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды. Особенно важными индивидуальными характеристиками являются способности человека, его потребности, ожидания, характер восприятия и социальные установки.

Областью, в которой люди различаются наиболее наглядно, являются индивидуальные способности. Организации должны использовать различия в способностях при решении вопроса, какую должность будет занимать и какую работу выполнять конкретный работник.

Способности большей частью объясняются наследственностью, воспитанием. Но их большая часть приобретается с опытом и с помощью образования. Любой человек будет использовать в работе и развивать способности, если это обеспечит удовлетворение его потребностей. Потребность есть внутреннее состояние психического или физиологического ощущения недостаточности чего-либо. Потребности базисные (физиологические – потребности в пище, тепле, одежде и др.; психологические – потребности в принадлежности к обществу, группе людей; в друзьях) должны быть удовлетворены в первую очередь. С точки зрения управления это означает, что организация должна стремиться к тому, чтобы удовлетворение потребностей человека шло бы через реализацию целей организации. Например, при достижении организацией цели – выполнение плана реализации и прибыли, работники, обеспечившие это, получают достаточно весомый выигрыш в оплате или конкретные, необходимые им материальные блага (престижные автомобили, отдых за счет фирмы и др.).

Важной потребностью любого человека является самоутверждение, стремление к власти и влиянию. Если она не реализована, индивид всеми силами будет стремиться ее удовлетворить даже вразрез с интересами организации. Наглядный пример – это поведение «классного шута». Все его выходки – неприкрытая просьба об общественном признании и одобрении. Аналогичный пример – поведение секретаря, разглашающего конфиденциальную информацию для повышения своей значимости.

Основываясь на прошлом опыте и опыте текущей ситуации, люди формируют ожидания относительно результатов своей деятельности Сознательно или подсознательно они решают, насколько вероятно или невероятно свершение чего-то значимого для них. Эти ожидания оказывают значительное влияние на их сегодняшнее поведение. Например, получив «двойку» за урок по какой-либо причине, ученик в нашей школе не стремится дополнительно заниматься, ибо знает, что в четверти все равно будет не выше «тройки», а в году – максимум «хорошо», а этого он может добиться и не прилагая особенных усилий. Как следует даже из этого очень простого примера, если люди не уверены, что поведение, которого ждет от них организация, приведет к достижению желаемых целей или удовлетворению личных потребностей, они, вероятно, не будут работать эффективно.