Интернет на 100 процентов. Подробный самоучитель: от «чайника» – до профессионала - Алексей Гладкий

Каким же образом можно распознать спамерское письмо в общем списке электронной корреспонденции?

Очень часто у спамерских писем вместо обратного адреса отображается бессмысленный набор символов либо заведомо нереальный адрес (например, из несуществующей доменной зоны). Кроме этого, в поле Тема может быть все, что угодно, кроме того, что ожидает увидеть получатель письма – например, рекламный текст, либо бессмысленный набор символов, либо слова вроде Срочно, Важно и т.п. Кроме этого, спамерское письмо может быть замаскировано под ответное почтовое сообщение (текст в поле Тема начинается с Re: или Re(1), или Re(4) и т.д.).

В настоящее время антиспамовая защита, применяемая в популярных почтовых сервисах (в первую очередь здесь следует отметить www.yandex.ru, www.mail.ru и www.rambler.ru), имеет достаточно высокий уровень. Причем пользователь может сам определить – удалять сразу подозрительные письма или помещать их в папку Рассылки либо Спам (необходимые действия выполняются на почтовом сервере, в режиме настройки своего почтового ящика). При этом очистка папок Рассылки либо Спам от накопившегося мусора выполняется одним щелчком мыши, что довольно удобно.

Какой почтовый ящик лучше: платный или бесплатный?

Электронные почтовые ящики бывают как платными, так и бесплатными. Поэтому перед тем, как завести себе электронный адрес, нужно определиться – согласны вы платить за подобные услуги или нет?

Как все мы знаем из собственного жизненного опыта, платное практически всегда лучше, чем бесплатное. Это относится и к электронной почте. Платный почтовый сервис включает в себя целый ряд дополнительных преимуществ: улучшенная защита от навязчивой рекламы, практически полная блокировка спама, и др. При всем этом размер оплаты за пользование почтовым ящиком в большинстве случаев невелик.

Ниже приводится примерный перечень основных отличий платной электронной почты от бесплатной.

• Платный почтовый ящик практически всегда имеет неограниченный объем, что позволяет хранить в нем неограниченное количество писем любого размера.

• У платного почтового сервиса скорость отправки и приема электронной корреспонденции выше, чем у бесплатного.

• Провайдеры, предоставляющие услуги бесплатной электронной почты, не гарантируют сохранность почтового ящика.

• Возможности платного почтового сервиса предусматривают предоставление любого количества почтовых адресов в пределах выделенного домена. Например, если домен – vashdomen.ru, то можно создать почтовые ящики [email protected], [email protected], [email protected] и т.д.

• При использовании бесплатной электронной почты провайдер не гарантирует отправку, прием и сохранность почтовой корреспонденции.

• В большинстве случаев пользователям платной электронной почты предоставляется круглосуточная техническая поддержка. Связаться со службой техподдержки в любое время суток можно через электронную почту, ICQ либо по телефону.

Однако большинство обывателей предпочитаются пользоваться бесплатными почтовыми ящиками. И начинающим пользователям также хочется порекомендовать вначале научиться работать с бесплатным почтовым ящиком. Тем более что бесплатный почтовый сервис также включает в себя целый ряд дополнительных услуг, которых для новичка более чем достаточно.

Рекомендации по ведению деловой переписки

Электронные почтовые сообщения, как и обыкновенные письма, могут носить самый разнообразный характер – дружеский, нейтральный, личный, деловой и т.д. И если, например, дружеские либо личные почтовые сообщения могут содержать определенные вольности, шутки и даже ошибки, то деловой стиль предполагает более строгий, выдержанный и взвешенный подход. Это неудивительно – зачастую по тому, как составлено деловое письмо, можно сформировать определенное (хотя и предварительное) мнение об его отправителе. Здесь мы рассмотрим основные правила, которыми следует руководствоваться при ведении деловой переписки.

Итак, какими же обязательными атрибутами должно обладать грамотно составленное деловое письмо?

• Однозначность формулировок и точность изложения. Деловое письмо должно быть предельно ясным и не содержать никакой двусмысленности.

• Логичность и лаконичность. Сущность вопроса должна излагаться логично, последовательно и кратко. Деловое письмо не должно содержать никаких «лирических отступлений» и т.п. Также в деловом письме не допускается выражение никаких (даже положительных) эмоций: например, вместо Ваше предложение замечательно! следует написать Ваше предложение нас полностью устраивает.

• Грамотность. Ошибки в деловом письме категорически неприемлемы. Некоторые современные почтовые программы (например, Outlook Express) позволяют выполнять проверку правописания. В противном случае можно предварительно проверить текст делового письма в редакторе MS Word, исправить имеющиеся ошибки (при наличии таковых) и вставить текст в письмо.

• Вежливость и учтивость. Тон делового письма должен быть доброжелательным (но ни в коем случае не фамильярным) либо нейтральным. Использование сленговых, жаргонных и т.п. слов и выражений категорически запрещается.

Деловое письмо обязательно должно включать в себя приветствие, изложение сути вопроса и подпись.

Перед тем, как приступить к созданию делового письма, рекомендуется просмотреть и, при необходимости – максимально дополнить информацию о себе в режиме настройки учетной записи. В этом случае получатель почтового сообщения при добавлении отправителя в адресную книгу будет обладать максимумом необходимой информации о нем.

При ведении деловой переписки следует по возможности избегать различного рода сокращений. Например, из двух вариантов подписи почтового сообщения: С ув. Петров С.А. и С уважением, Петров Семен Александрович для делового письма нужно однозначно выбрать второй вариант.

Кстати, о подписи. Существуют разные мнения по поводу того, какую информацию следует включать в подпись делового письма. Содержимое подписи может определяться личными соображениями отправителя, корпоративной этикой, общепринятыми правилами и т.д. Наиболее оптимальный вариант – включить в подпись делового почтового сообщения те же данные, которые обычно содержатся в визитной карточке.

Деловое письмо должно быть оформлено в строгом фоне. Не допускается применение фривольных и экзотических шрифтов, а также анимированных элементов. Желательно обойтись без бланков, в крайнем случае – использовать нейтральный, строгий бланк; абсолютно исключены яркие и красочные бланки. Помимо всего прочего, никто не может дать гарантии, что почтовая программа, используемая получателем почтового сообщения, корректно отобразит подобное оформление.

Если деловое письмо содержит прикрепленные файлы, то правилом хорошего тона считается кратко упомянуть в тексте письма об этих вложениях и их содержимом.

При создании почтового сообщения обязательно нужно заполнить поле Тема. Во-первых, это проявление вежливости по отношению к получателю делового письма, во-вторых – повышает вероятность того, что письмо не будет отсеяно как спам или как носитель вируса. Кроме этого, если получателю приходится работать с большими объемами электронной корреспонденции, то значение поля Тема позволит быстрее распознать данное письмо среди остальных почтовых сообщений.

При заполнении поля Тема нужно принимать во внимание электронный адрес получателя. Если этот адрес принадлежит конкретному человеку, то в поле Тема достаточно краткого изложения сути вопроса. Однако в некоторых фирмах не принято регистрировать почтовый ящик на каждого сотрудника, и для всех сотрудников используется один корпоративный почтовый ящик. В этом случае в поле Тема следует указать также фамилию и инициалы сотрудника, которому адресуется деловое письмо.

Если деловое письмо отправляется иностранным партнерам, то, согласно деловому этикету, оно должно быть составлено на языке страны получателя либо на английском языке (так как английский язык является языком международных переговоров). При этом во вложенном файле рекомендуется отправить оригинал письма на языке страны отправителя (если отправитель россиянин – то на русском языке) – это позволит избежать неясностей, которые могут возникнуть при проявлении тех либо иных языковых нюансов.

При создании ответного сообщения рекомендуется процитировать исходное письмо, а если оно слишком большое либо это невозможно по другим причинам – то хотя бы его заголовок.