Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения - Е. Злобина

Должность определяет содержание и границы полномочий, а, следовательно, и объем прав, обязанностей и возможную ответственность работника. Наименования профессий и должностей должны соответствовать штатному расписанию, иным локальным нормативным актам организации, трудовому договору. В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связаны предоставление льгот либо наличие ограничений, наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 принят Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (с изм. и доп. №№ 1/96, 2/99, 3/2002, 4/2003, 5/2004). Представляется правильным во всех случаях наименование трудовой функции работника оформлять в трудовой книжке в точном соответствии с ЕТКС работ и профессий рабочих и Квалификационными справочниками должностей руководителей, специалистов, служащих.

Общее наименование профессии или должности (например, врач, начальник отдела) в штатном расписании, положении, договоре может уточняться (врач-рентгенолог; начальник отдела – главный бухгалтер). Если при заключении трудового договора соглашением сторон предусматривается выполнение работ по двум или более должностям, то наименование должности может быть «двойным» (например, секретарь-машинистка) либо может устанавливаться по должности с наибольшим удельным весом в объеме предусматриваемых работ.

Типичной ошибкой при внесении сведений о приеме на работу является неверное понимание некоторыми работниками кадровых служб требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это положение понимается иногда настолько буквально, что в трудовой книжке дословно воспроизводится текст приказа. Инструкция (разд. 3) требует внести в эту запись сведения, условно говоря, по формуле: «куда и кем» принят работник, без указания отдельных особенностей характера работы, не имеющих значения для исчисления стажа работы и определенных правовых последствий.

Например, условие о сроке договора, об испытательном сроке, факт работы на условиях неполного рабочего времени обязательно должны быть указаны в трудовом договоре и приказе о приеме на работу, но не указываются в трудовой книжке. Запись о приеме на работу – это начало заполнения содержательной части трудовой книжки в данной организации. В дальнейшем в трудовую книжку должны вноситься дополнительные сведения, отражающие специфику деятельности работника и происходящие в организации изменения. Работник может быть принят на работу к другому работодателю в порядке перевода. В этом случае трудовой договор с прежним работодателем прекращается по п. 5 ст. 77 ТК РФ. При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 разд. «Сведения о работе» делается запись о приеме на работу с обязательным указанием, что работник принят (назначен) в порядке перевода. Согласно ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу – перевод на другую работу – постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ. В зависимости от срока выделяют постоянные и временные переводы. Перевод на другую постоянную работу в той же организации оформляется приказом работодателя, основанием для издания которого являются подписанные сторонами изменения к трудовому договору. На основании приказа делается соответствующая запись в трудовой книжке работника. Временные переводы в трудовой книжке не отражаются[13].

Перемещение работника в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора. Обратим внимание на постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», в котором указано: «Если в трудовом договоре место работы работника было определено с указанием конкретного структурного подразделения, то необходимо исходить из того, что изменение структурного подразделения организации возможно лишь с письменного согласия работника, поскольку в указанном случае это влечет за собой изменение определенных сторонами условий трудового договора. Под структурным подразделением организации следует понимать как филиалы, представительства или иные обособленные структурные подразделения, так и отделы, цеха, участки и т. д.» Следовательно, в трудовой книжке необходимо делать записи об изменении трудового договора (переводе на другую работу) в случаях, когда без указания срока изменяются специальность, квалификация, должность или структурное подразделение.

Поскольку иные дополнительные условия трудового договора (ст. 57 ТК РФ в их числе называет: уточнение места работы, испытание, неразглашение охраняемой законом тайны, виды и условия дополнительного страхования и др.) изначально не должны отражаться в данном разделе трудовой книжки, их изменение в период действия трудового правоотношения фиксируется в договоре, приказах (распоряжениях), но в трудовой книжке не отражается.

По желанию работника в его трудовую книжку может вноситься запись сведений о работе по совместительству, как внешнему, так и внутреннему. Такие записи необходимы для подтверждения периода работы в особых условиях труда, стажа по определенной специальности, профессиональной деятельности. Например, по основному месту работы гражданин работает юрисконсультом, а по совместительству – доцентом в вузе. Подтверждением стажа педагогической работы (например, для получения ученого звания) может послужить трудовая книжка с записью о работе по совместительству.

Очень важно правильно отграничивать совместительство от вторичной занятости не на основании трудового договора, совмещения профессий, должностей, выполнения другой работы на основании договоров гражданско-правового характера, временного заместительства, которые по действующим ныне Правилам не предполагают отражения в трудовой книжке работника. Если работнику необходимо подтвердить наличие опыта по работе, которую он совмещает с основной, он может предъявить заверенную копию приказа о возложении на него дополнительных обязанностей или справку с данного места работы.

На основании п. 3.1 Инструкции запись сведений о работе по совместительству в трудовую книжку производится работодателем по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Такими документами могут быть копия приказа о приеме на работу в качестве совместителя, справка. В таком же порядке делается запись об увольнении с этой работы. Часто встречаются случаи невнесения в трудовую книжку работника сведений об изменении наименования организации-работодателя. При этом возникают разночтения в записях о приеме на работу и увольнении с нее.

Это создает трудности при оформлении пенсий и требует дополнительного документального оформления справками с прежних мест работы или архивных учреждений. Запись о переименовании организации без указания порядкового номера и даты вносится в разд. «Сведения о работе». При этом в графе 4 приводится обоснование – приказ о переименовании без расшифровки причин изменения наименования и данных о государственной регистрации нового наименования организации.

Записи об изменениях наименования организации, структурного подразделения или должности могут быть внесены на основании свидетельств о регистрации, актов органов исполнительной власти, актов Президента РФ (например, Указа Президента РФ от 9 марта 2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти», приказов вышестоящих организаций или приказов данной организации.

Изменение статуса юридического лица также требует внесения соответствующих записей в трудовую книжку. Согласно ст. 57 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ) реорганизация включает в себя различные формы: слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование. Реорганизация юридического лица может быть осуществлена по решению его учредителей либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами.